Öffentliche Ausschreibungen – die wichtigsten FAQs

Öffentliche Auftraggeber wie Städte oder Ämter sind verpflichtet, Bauprojekte und andere Liefer- sowie Dienstleistungen, ab bestimmten Auftragssummen, als öffentliche Ausschreibungen bekanntzugeben. Der Zuschlag erfolgt hier anhand strenger Richtlinien, was die öffentlichen Ausschreibungen maßgeblich von den privaten und gewerblichen unterscheidet. Welche Unterscheidungskriterien es noch gibt und welche Rolle Schwellenwerte, Zuschläge und Co. spielen, erfahren Sie in diesem Blogbeitrag.

Was ist eine öffentliche Ausschreibung und was muss man beachten?

Möchte ein öffentlicher Auftraggeber seinen Bau-, Liefer- oder Dienstleistungsauftrag vergeben, muss dieser öffentlich ausgeschrieben werden. Nach dem Bundesvergabegesetz sind dabei strenge Formvorschriften und Fristen zu beachten. Werden diese nicht eingehalten, wird man als öffentlicher Auftragsgeber schnell mit einer Strafe belangt. Anders läuft das Vergabeverfahren bei Ausschreibungen privater Firmen ab, die keinem festgelegten Vergabe-Regime unterliegen.

Wer gilt als öffentlicher Auftraggeber und ist verpflichtet auszuschreiben?

Das österreichische Vergaberecht unterscheidet zwischen den klassischen Auftraggebern, Sektorenauftraggebern und sonstigen Auftraggebern. „Klassische Auftraggeber“ sind Gebietskörperschaften (Bund, Länder, Gemeinden und Gemeindeverbände), Einrichtungen des öffentlichen Rechts (Pensionsversicherungsanstalt, Bundesrechenzentrum, WKS, Agrarmarkt Austria, ASFINAG, etc.) und Verbände. Als „Sektorenauftraggeber“ werden klassische Auftraggeber, öffentliche Unternehmen oder private Auftraggeber bezeichnet, die für Sektorentätigkeiten zuständig sind (u.a. Gas-, Wasser-, oder Elektrizitätsversorgung, Verkehrsbetriebe, Postdienste sowie Betreiber von Häfen und Flughäfen). Unter „Sonstige Auftraggeber“ fallen jene, die keine öffentlichen Auftraggeber sind, aber dennoch zur Ausschreibung verpflichtet sind, z. B. Dienstleistungs- oder Baukonzessionäre.

Was ist die inhaltliche Grundlage einer Ausschreibung?

Sind Bauprojekte in Planung, werden diese häufig als Grundlage für Ausschreibungen durch den Bauherren oder den Auftraggeber verwendet. Erstellt zum Beispiel durch den Architekten, müssen CPV-Code (Vokabular öffentlicher Ausschreibungen innerhalb der EU), Auftragshöhe, geforderte Leistungen, Beschreibung des Bauvorhabens sowie die Art des Auftrags (Liefer- und Dienstleistungsaufträge sowie Bauaufträge) enthalten sein. Eingehende Angebote werden nach Preis-Leistung verglichen. Den Zuschlag erhält am Ende das günstigste oder wirtschaftlichste Angebot.

Durch dieses Ausschreibungs- und Vergabeverfahren soll eine Gleichbehandlung der Bieter gewährleistet werden.

Welche Schwellenwerte gibt es bei öffentlichen Ausschreibungen?

Schwellenwerte gelten als Richtlinie in der Form und Regelung wie und wo eine Ausschreibung zu erfolgen hat. Je nach Betragshöhe wird eine Ausschreibung daher national oder EU-weit ausgeschrieben.

Ausschreibungen unterhalb der Schwellenwerte

Je nach geforderten Leistungen wird die jeweilige Auftragshöhe für das Bauprojekt festgelegt. Für Ausschreibungen unterhalb des Schwellenwertes gilt das nationale Recht und es erfolgt eine landesweite Ausschreibung. Damit einher gehen sämtliche Honorarordnungen (freiberufliche Leistungen) wie beispielsweise die HOAI (Honorarordnung für Architekten und Ingenieure).

Ausschreibungen oberhalb der Schwellenwerte

Ausschreibungen oberhalb des definierten Schwellenwerts werden als EU-Ausschreibungen gewertet. Bei dieser Art von Ausschreibung greift das GPA (Government Procurement Agreement). Dieses Übereinkommen regelt die transparente, rechtsstaatliche und diskriminierungsfreie Vergabe von öffentlichen Aufträgen im EU-Raum. Die jeweiligen Bieter haben ein Recht auf Einhaltung der Vergaberegeln und können diese auch einklagen. Die Auftraggeber veröffentlichen die europäische Ausschreibung in Zeitungen oder Fachzeitschriften.

Welche Schwellenwerte sind derzeit festgelegt?

Schwellenwerte sind europaweit in einem speziellen Index festgelegt und werden jedes Jahr angepasst. Sie bedingen die Art der Bekanntmachung, Fristen und vieles mehr. Derzeit sind für klassische Auftraggeber folgende Schwellenwerte festgelegt: Bauauftrag: € 5.350.000,- , Liefer- und Dienstleistungsaufträge: € 214.000,-.

Wer darf an einer Ausschreibung teilnehmen?

Grundsätzlich darf jedes Unternehmen, das entsprechende Angebote und Leistungen anbieten kann, teilnehmen. Als geeignet werden Unternehmen mit Befugnis, Zulässigkeiten und passender Leistung gesehen. Festgehalten werden diese Befugnisse im Gesetz, welche der Auftraggeber vom Bewerber auch einfordern darf (etwa Gewerbeberechtigung, Strafregisterauszug des Geschäftsführers, Kontoauszug Sozialversicherungsanstalt, Bilanzen, Referenzen etc.).

Wie läuft ein Vergabeverfahren ab und wie lange dauert es?

Eine Ausschreibung in einem öffentlichen Vergabeverfahren muss naturgemäß öffentlich stattfinden. Die Bekanntmachung der Ausschreibung ist meist auf offiziellen Internetseiten zu finden, kann aber auch in Tageszeitungen, amtlichen Veröffentlichungsblättern. Hier wird zwischen ein- und zweistufigen Verfahren unterschieden. Innerhalb eines einstufigen Verfahrens werden die Eignung eines Bieters und das Angebot gleichzeitig bewertet, bei der zweistufigen Verfahren erfolgen diese beiden Schritte hintereinander, sodass überhaupt nur geeignete Bieter ein Angebot legen dürfen. Die Vergabeart ist nicht beliebig und hängt von europarechtlichen Bestimmungen ab.

Was muss bei der Angebotserstellung beachten werden?

Einmal das Angebot eingereicht, kann der Bieter im Nachhinein sein Angebot nicht mehr abändern. Durch die streng formalisierten Verfahren kommen Änderungen oder Anpassungen also kaum bis gar nicht in Frage. Auch das Weglassen von geforderten Unterlagen kann zum direkten Ausschluss im Angebotsverfahren führen. Daher wird empfohlen, auf jede einzelne Position in der Ausschreibung einzugehen und gewünschte Unterlagen beizulegen.

Wer erhält den Zuschlag für das abgegebene Angebot?

Je nach Standardisierungsgrad der Leistungen können entweder der Bestbieter oder der billigste Bieter den Zuschlag erhalten. Natürlich ist der Preis zumeist ein wesentlicher Faktor, beim Bestbieter spielen aber noch weitere Kriterien eine Rolle. Diese zusätzlichen Kriterien hängen vom Auftraggeber ab und können bereits in der Bekanntmachung angeführt werden. Spätestens müssen diese Zusatzfaktoren in der Ausschreibung bekanntgegeben werden. Die Zuschlagskriterien sind Teil des Auftragen und müssen sich auch auf diesen beziehen. Sie dürfen in keinem Fall diskriminierend sein.

Welche Fristen sind festgelegt und müssen eingehalten werden?

Im Vergaberecht sind viele unterschiedliche Fristen festgelegt. Die wichtigsten Fristen sind die Teilnahme-, Angebots-, Binde-, Zuschlags- und die Stillhaltefrist. Das Versäumen einer dieser Fristen hat meist das Ausscheiden aus dem Angebotsverfahren zur Folge.

Wann kann ein Angebot ausscheiden?

Gründe für ein Ausscheiden in der Auftragsvergabe sind vielfältig. Zumeist scheidet der Bieter wegen eines Fehlers in seinem Angebot aus. In keinem Fall darf der Auftraggeber willkürlich über die Vergabe der Ausschreibung entscheiden – auch hier ist der Spielraum eher begrenzt. Weitere mögliche Gründe für ein Ausscheiden sind: zu späte Einreichung des Angebots, mangelnde Eignung des Unternehmens, das Fehlen geforderter Unterlagen oder Formfehler in den Unterlagen.

Das Vergaberecht und öffentliche Ausschreibungen sind strikte und streng formalisierte Verfahren. Wer sich hier besser auskennt, kann klar profitieren und die Hürde als Bieter für die Bauprojekte mit weniger Aufwand meistern.


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