Projektplanung in der Baubranche – ein vierstufiger Prozess

In der Bauwirtschaft gilt: Gut geplant ist halb gewonnen. Das gilt nicht nur für Auftraggeber, auch die beteiligten Firmen sollten sich nicht unvorbereitet in Projekte stürzen. Gerade in Zeiten des Personal- und Ressourcenmangels kann man reibungslose Abläufe auf der Baustelle nur mit einem fundierten Projektplan sicherstellen. Was er beinhalten sollte? Wir sind dieser Frage nachgegangen. Dabei hat sich ein vierstufiger Projektmanagement-Prozess als ideal herauskristallisiert

Im Vorfeld: Priorisierung

Die eigentliche Projektplanung beginnt naturgemäß erst, wenn man einen Auftrag in der Tasche hat. Doch schon im Vorfeld sind Managementfähigkeiten gefragt. Denn es stellen sich mehrere Grundfragen:

  • Wie geht es meiner Branche im Moment, und wie wird sie sich mittelfristig voraussichtlich entwickeln?
  • Wie kann ich mich innerhalb des Marktes positionieren, und wer ist meine Zielgruppe?
  • Welche Interessen hat diese Zielgruppe, und mit welchen Produkten bzw. Dienstleistungen kann ich diese Interessen bedienen?

All das sind Themen einer Marktanalyse, die jedes Unternehmen von Zeit zu Zeit durchführen sollte. Sie ist ein wichtiger Bestandteil jedes Businessplans und hilft, die Ist-Situation und Zukunftstrends besser einzuschätzen. Gepaart mit einem Finanzplan ermöglicht sie außerdem eine faktenbasierte Auftragspriorisierung.

Kein Unternehmen kann und sollte sich nämlich an jeder Ausschreibung beteiligen. Das wäre unrealistisch und würde unnötig Ressourcen verschlingen. Wer sich jedoch einen Überblick über das Ausschreibungswesen verschafft und auch seine marktanalytischen Hausaufgaben gemacht hat, kann die richtigen Prioritäten setzen.

Zieldefinition

Stufe 1: Zieldefinition

Hat man einen passenden Auftrag mal an Land gezogen, beginnt die eigentliche Projektmanagement-Arbeit. Die Basis des Plans und damit Stufe 1 ist die Zieldefinition. Auftraggeber und Auftragnehmer müssen sich vollkommen klar und einig sein, worin der Auftragsinhalt besteht, was also erreicht werden soll.

Schon hier ist die Kommunikation mit dem Kunden das A und O. Wobei diese Kommunikation in der ersten Phase der Zusammenarbeit noch einen Nebeneffekt hat: Es geht hier darum, sein Gegenüber kennenzulernen und Vertrauen zu schaffen.

Stufe 2: Zeitplan

Eng verwoben mit der Frage des „Was“ eines Bauauftrags ist das „Wann“. Die meisten beteiligten Firmen müssen keinen Überblick über das Gesamtprojekt haben, sondern nur wissen, wann sie ihren Teil der Arbeit erledigen sollen und wie viel Zeit sie dafür haben. Ansprechpartner ist hier neben dem Kunden auch, falls vorhanden, ein Projektkoordinator. Er entscheidet, wie der Bau ablaufen soll, damit sich die beteiligten Gewerke nicht gegenseitig behindern. Außerdem stellt er sicher, dass To-dos erledigt sind, die für den nächsten Arbeitsschritt essenziell sind. Einfaches Beispiel: Ein Elektriker kann nur Kabel in der Wand einziehen, wenn die Wand steht.

Stufe 3: Personal- und Ressourcenplanung

Schon zu Beginn dieses Beitrags ist kurz die Rede vom Personal- und Ressourcenmangel gewesen. Diese Knappheit macht Stufe 3 des Projektplanungsprozesses derzeit besonders herausfordernd. Trotzdem: Sobald man einen Auftrag annimmt, müssen sich Bauherren darauf verlassen können, dass man diesen Auftrag mitarbeiter- und materialmäßig bewältigt.

Um das auch tatsächlich gewährleisten zu können, sollte ein Projektplan das eine oder andere „Was wäre wenn“-Szenario beinhalten. Wie kann man Personalausfälle rasch kompensieren oder auch ausbleibende Lieferungen? Welche Arbeitsschritte lassen sich notfalls vorziehen? Solche Vorab-Überlegungen erhöhen die Krisenfestigkeit. Trotzdem, das ist klar, ist im Baustellen-Umfeld (noch dazu in einer schwierigen Gesamtsituation) nicht alles berechenbar. Wenn es also trotz sorgfältiger Planung zu Verzögerungen kommt, sollte man das offen kommunizieren, Gründe benennen und einen Ausblick bieten, wann mit einem Abschluss der Arbeiten gerechnet werden kann.

Personalseitig kann der Projektplan übrigens auch genutzt werden, um Aufgaben zu definieren und Verantwortlichkeiten festzulegen. Er wird so quasi zum „Nachschlagewerk“ für die Mitarbeiter vor Ort.

Dokumentation und Nachbereitung

Stufe 4: Dokumentation und Nachbereitung

Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser – das gilt auch beim Projektplan. Im Klartext: In der Umsetzungsphase sollte man die Baufortschritt und damit auch Abweichungen zwischen Plan und Realität dokumentieren. So kann man im Nachhinein nachvollziehen, ob der Projektplan zu optimistisch oder die Umsetzung nicht plangemäß war. So oder so kann man wertvolle Lehren für das nächste Projekt ziehen.

Auch ist ein Feedback des Auftraggebers zur Zusammenarbeit wertvoll. Manche Firmen setzen hier auf digitale Tools, andere versuchen ihr Glück per Mail. Unschlagbar ist aber das persönliche Gespräch: Wer sich für diese Art der „After-Sales-Bewerbung“ Zeit nimmt, bleibt garantiert in positiver Erinnerung.

Fazit: Penibel sein lohnt sich

Ein Projektplan ist insgesamt mehr als ein Schriftstück! Er erleichtert Koordination und Administration von Aufträgen. Außerdem sorgt er für einen regelmäßigen, zielgerichteten Kommunikationsfluss zwischen Bauherrn und Ausführendem. Damit nimmt die „Customer Journey“ garantiert Fahrt auf.

Noch ein Tipp: Beim Projektplan schadet ein bisschen Detailverliebtheit nicht, im Gegenteil. Der Plan sollte (natürlich gut gegliedert!) besser zu viele als zu wenige Informationen beinhalten. Anders gesagt: Penibel sein lohnt sich.

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