Top-Tipps, um erfolgreich an öffentlichen Ausschreibungen teilzunehmen
Öffentliche Ausschreibungen werden von staatlichen Einrichtungen wie Städten, Ämtern u.Ä. ausgeschrieben. Betriebe jeder Größe können sich hier in einem offiziellen Verfahren für Projekte bewerben. Aber wie kann man sich erfolgreich von der Konkurrenz abheben, um am Ende das Auftragsrennen zu machen?
Vorbereitung ist das halbe Leben
Die Bewerbung für eine öffentliche Ausschreibung will gut geplant sein! Neben vielen Chancen ergeben sich für die Unternehmen nämlich auch so manche Risiken. Konkret: Die Angabe der eigenen Leistungen ist verbindlich, und im Falle des Zuschlags sind diese vertragskonform zu erbringen. Wenn Fachkräfte, Zulieferer oder Kooperationspartner ausfallen, kann das zu veränderten Gegebenheiten führen. Auch gesetzliche Änderungen können eintreten und Sie als Unternehmer vor eine harte Probe stellen.
Unterziehen Sie daher im Vorhinein jede Ausschreibung einer Risikoprüfung, die Sie bewerten und abschätzen. Noch besser ist die Erstellung eines Verfahrensplans. Ihre Leistung wird hier Schritt für Schritt durchkalkuliert – Personal- und Materialeinsatz inklusive.
Oftmals ist es zudem geschickt, eine Kooperation einzugehen. So kann man sich nicht nur im Teilnehmerfeld sichtbarer positionieren, sondern ist zudem noch attraktiver für den potenziellen Auftraggeber und verteilt das Risiko der Auftragsübernahme auf mehrere Schultern.
Für Eindruck sorgen kann auch ein Portfolio mit Referenzen und Nachweisen der bisher erbrachten Leistungen. Doch das ist nicht unser einziger heißer Tipp …
7 Tipps für die richtige Teilnahme
Ein Angebot zu legen, ist nicht immer leicht. Leistung und Preis müssen die richtige Balance haben, damit Ihr Unternehmen wirtschaftlich profitieren kann, aber auch der Auftraggeber interessiert bleibt. Wir haben sieben Tipps parat, wie Sie positiv auffallen:
Tipp 1: Frühzeitig mit der digitalen Angebotsabgabe befassen
Die bei öffentlichen Ausschreibungen mittlerweile gängige digitale Angebotsabgabe kann so manche Überraschung mit sich bringen. Es ist ratsam, sich frühzeitig mit dem jeweiligen System zu befassen, um bösen Überraschungen vorzubeugen. Das heißt: rechtzeitig registrieren, die Bedienung und die Benutzeroberfläche austesten und etwaige Problem mit Netzwerk, Software und Co. identifizieren und beheben.
Tipp 2: Argumente für Ihre Leistung
Sammeln Sie jegliche Rezensionen, Dokumente und Belege als Argumente für Ihr Leistungsangebot. Ob Qualität, Kostenersparnis, Rentabilität oder Nachhaltigkeit – alles Positive muss betont werden. Arbeiten Sie Ihre Vorzüge gegenüber der Konkurrenz, also die eigenen USPs, klar heraus.
Eine optisch ansprechende Angebotslegung kann weitere Pluspunkte bringen, mit einem logischen Aufbau, klar erkennbaren „Main Facts“ und Details der Leistungsbeschreibung. Gerade bei einer engen Entscheidung ist das vielleicht der ausschlaggebende Punkt.
Tipp 3: Alles im Blick behalten
Verfolgen Sie laufend neue Ausschreibungen und wer den Zuschlag erhält. So bekommen Sie ein Gefühl dafür, welche Art von Leistung welche Voraussetzungen zu erfüllen hat.
Tipp 4: Bieterfragen nutzen
Als Geheimtipp erweisen sich die Bieterfragen. Oftmals außer Acht gelassen, können sie das Instrument sein, um das Verfahren zu steuern. Jeder Bieter hat bei Unklarheiten das Recht, gezielte Bieterfragen an den Auftragsteller zu richten. Wer dabei geschickt vorgeht, kann die gewonnenen Informationen zu seinen Gunsten nutzen.
Tipp 5: Ausschreibungsunterlagen genau lesen
Nehmen Sie sich Zeit, Ausschreibungsunterlagen genau zu lesen und alle Anforderungen wahrzunehmen. So verringert sich das Risiko, aufgrund eines Formalfehlers ausgeschlossen zu werden. Häufige Ausschlussgründe sind:
- das Fehlen geforderter Dokumente und Nachweise
- das Nichteinhalten von Fristen
- das Fehlen von (elektronischen) Signaturen
Besonders empfehlenswert ist, immer sämtliche Fristen und Deadlines im Blick zu behalten und rechtzeitig tätig zu werden.
Tipp 6: Die elektronische Signatur beachten
Auch hier lohnt es sich, sehr genau vorzugehen. Ist die Signatur nicht vorhanden, kann das bereits zum Ausschluss führen. Besonders für Unternehmen, die ihren Sitz nicht in Österreich haben, wird die fehlerhafte Signatur oft zum Problem. Dabei gibt es zwei Möglichkeiten, zu signieren:
- mit einer ausländischen elektronischen Signatur
- ein österreichisches Unternehmen bevollmächtigen, stellvertretend zu signieren
Tipp 7: Stellen Sie ein Team zusammen
Fristgerechte Planung und Angebotslegung sind äußerst wichtig. Ein Team mit kompetenten Kräften, die über Ausschreibungsbedingungen, -fristen, -gesetzgebung und -verfahren Bescheid wissen, ist ein immenser Vorteil.
Planung, Planung, Planung
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass es um rechtzeitige Planung und Organisation Ihrer Angebotslegung geht. Wer sich früh genug mit den in Frage kommenden öffentlichen Ausschreibungen befasst, hat Zeit, seine Auftragsbewerbung zu strukturieren. Nicht zuletzt sollte man auf Formalia wie Signaturen, geforderte Dokumente und Anlagen achten. Wer sich außerdem gekonnt von der Konkurrenz abhebt, hat gute Chancen auf den Zuschlag.
Sind Sie auf der Suche nach neuen Bauprojekten? Wir haben von A bis Z sämtliche Bauvorhaben, Ausschreibungen und Leistungsanfragen übersichtlich zusammengetragen.
Abschließender Hinweis
Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird bei Personenbezeichnungen und personenbezogenen Hauptwörtern auf dieser Website die männliche Form verwendet. Entsprechende Begriffe gelten im Sinne der Gleichbehandlung grundsätzlich für alle Geschlechter. Die verkürzte Sprachform hat nur redaktionelle Gründe und beinhaltet keine Wertung.
