Von Auftragswert bis Zuschlagsfrist: Das Vergabe-Glossar von A bis Z

Auftraggeber der öffentlichen Hand sind bei der Ausschreibung von Bauprojekten verpflichtet, Leistungen privater Unternehmen in Anspruch zu nehmen. Bei der Ausschreibung und Angebotslegung müssen Auftraggeber bzw. Anbieter bestimmte gesetzliche Bestimmungen einhalten. Beides sind Teile des Vergabeprozesses, der letztlich zur eigentlichen Vergabe, also dem Zuschlag für ein Angebot, führt. Was sonst noch bei einer Vergabe relevant ist, haben wir von A bis Z aufgelistet.

Allgemeine Definition der Vergabe

Öffentliche Auftraggeber müssen ihre Bauaufträge und gewünschten Liefer- sowie Dienstleistungen unter bestimmten Voraussetzungen öffentlich ausschreiben und ein offizielles Vergabe-Prozedere einhalten. Auf offiziellen Internetseiten werden diese Ausschreibungen bekanntgegeben und auch das Vergabe-Verfahren und die Letztentscheidung publiziert.

DOCUmedia präsentiert: Das Vergabe-Glossar

Auftragswert

Unter dem Auftragswert wird der geschätzte und sachkundig ermittelte Gesamtwert eines Auftrages (ohne Umsatzsteuer) verstanden. Damit der Auftragswert berechnet werden kann, werden Leistungsinhalt und Vertragslaufzeit miteinkalkuliert. Je nach Höhe des errechneten Wertes liegt die Vergabe im Oberschwellen- oder Unterschwellenbereich.


Bestangebotsprinzip

Der Auftraggeber kann sich bei seiner öffentlichen Ausschreibung für ein Bestangebotsprinzip entscheiden. Danach erhält das wirtschaftlich und technisch günstigste Angebot den Zuschlag. Das heißt, es geht entweder nur um den Preis oder um das beste Preis-Leistungs-Verhältnis. Im zweiten Fall müssen klare Kriterien definiert und bereits in der Ausschreibung festgehalten werden.

CPV-Code

Unter CPV versteht man das „Common Procurement Vocabulary“. Es ist das gemeinsame Vokabular für öffentliche Ausschreibungen und Auftragsvergabe innerhalb der EU.

Direktvergabe

Bei der Direktvergabe wird eine angebotene Leistung formfrei und unmittelbar bezogen. Der jeweilige Angebotsleger erhält das geforderte Entgelt und somit den Zuschlag. Eine Direktvergabe mit vorheriger Bekanntmachung ist ausschließlich zulässig, wenn der geschätzte Auftragswert:

• bei Liefer- und Dienstleistungsaufträgen € 130.000, - und
• bei Bauaufträgen € 500.000, - nicht erreicht

Ohne vorherige Bekanntmachung sind es sogar € 50.000, - die Schwellengrenze.

Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE)

Im Oberschwellenbereich kann der Bewerber oder Bieter (Angebotsleger) anstelle von Nachweisen die sogenannte „Einheitliche Europäische Eigenerklärung“ (EEE) vorlegen. Somit belegt er seine Eignung für die Leistungen und die Erfüllung der Auswahlkriterien im geplanten Bauvorhaben. Die EEE ist ein elektronisches Dokument, das Unternehmen die innereuropäische Teilnahme an Ausschreibungen erleichtern soll. Es ist in allen Amtssprachen der EU verfügbar.

Funktionale Leistungsbeschreibung

Bei einer funktionalen Leistungsbeschreibung wird die ausgeschriebene Leistung als Aufgabenstellung mit Leistungs- und Funktionsanforderungen dargestellt. Das hat den Grund, dass der Auftraggeber zwar das gewünschte Ziel kennt, allerdings nicht den Weg dorthin bzw. die genaue Vorgehensweise. Durch die Leistungsbeschreibung bekommt der Auftragsleger eine konkrete Vorstellung vom Auftragsgegenstand.

Gleichbehandlungsgebot

Bewerber und Bieter sind nach den Regelungen des Vergaberechts stets gleich zu behandeln. Das gilt von der Einreichung bis zur Auswahl des Antragslegers. Die Gleichbehandlung wird durch Bestimmungen des Bundesvergabegesetzes konkretisiert.

Haftungsrücklass

Der Haftungsrücklass ist eine Sicherstellung, falls der Auftragnehmer seine Leistung schuldig bleibt bzw. nicht gänzlich erfüllt.

Interessensbekundung

Hat ein Unternehmer Interesse an einem ausgeschriebenen Bauprojekt, kann er im Zuge einer Bekanntmachung sein Interesse am Vergabeverfahren bekunden. Dies wird als Vorinformation gewertet.

Juristische Personen öffentlichen Rechts

Die Personen öffentlichen Rechts sind Rechtsubjekte. Dazu zählen etwa Gebietskörperschaften (Bund, Länder oder Gemeinden), Gemeindeverbände und gesetzliche Interessensvertretungen. Zu juristischen Personen des privaten Rechts zählen Personenvereinigungen (AG, GmbH, Vereine etc.) sowie Vermögensmassen für einen bestimmten Zweck (Stiftungen, ruhender Nachlass etc.).

Kerndaten

Alle Auftraggeber müssen sogenannte Kerndaten zu ihren Vergabeverfahren und zusätzlich einen Verweis auf eine Kerndatenquelle bereitstellen. Kerndaten sind innerhalb einer Ausschreibung angeführt und enthalten die allgemeinen Informationen über das geplante Bauvorhaben (z. B. Auftraggeber, Gegenstand der Ausschreibung usw.).

Lohngleitklausel

Während einer Vertragslaufzeit wird bei der Lohngleitklausel auf fällige Änderungen von Gehältern oder Löhnen Rücksicht genommen.

Mehrfachbeteiligung

Bei einer Mehrfachbeteiligung können Unternehmer mehrfach an einem Vergabeverfahren teilnehmen. Das geschieht in verschiedenen Varianten. Zum Beispiel kann der Unternehmer als Einzelbieter auftreten, als Mitglied einer Bietergemeinschaft oder auch als Beteiligter an mehreren Bietergemeinschaften.

Offenes Verfahren

Das offene Verfahren ist ein gesetzlich geregeltes Vergabeverfahren. Anders als bei den nicht offenen Verfahren, handelt es sich hier um eine einstufige Vergabeart. Eine unbeschränkte Anzahl von Unternehmern wird öffentlich zur Abgabe von Angeboten aufgefordert. Als nächstes wird die Eignung jedes Angebots geprüft. Ist die Eignung gegeben, wird das Angebot anhand der Zuschlagskriterien bewertet. Ein offenes Verfahren kann allerdings nur dann gewählt werden, wenn die geforderte Leistung genau definiert und beschrieben werden kann. Das soll die Vergleichbarkeit der einzelnen Angebote gewährleisten.

Preisangebotsverfahren

Der Auftraggeber darf entscheiden, ob die Bieter ihre Angebote nach dem Preisangebots- oder Preisaufschlags- und Preisnachlassverfahren erstellen sollen. Beim Preisangebotsverfahren geben die Bieter ihre Preise auf Basis der Ausschreibungsunterlagen ab. Beim Preisaufschlags- und Preisnachlassverfahren sind in den Ausschreibungsunterlagen neben angeführten Leistungen zusätzlich Bezugspreise angeführt. Hier kann jeder Bieter entweder Prozente aufschlagen oder nachlassen.

Qualifizierte elektronische Signatur

Unter einer qualifizierten elektronischen Signatur versteht man eine Art „privaten Schlüssel“, mit dem man ein Dokument „unterzeichnen“ kann. Es werden dem Dokument Daten beigefügt, die die Unterzeichnung bestätigen. Es handelt sich um eine Signatur, die:

• ausschließlich dem Unterzeichner zuzuordnen ist
• die eindeutige Identifizierung des Unterzeichners ermöglicht und von einem Trust Service Provider (TSP) ausgestellt wird (inkl. Zertifikat)
• mit den Daten, auf die sie sich bezieht, so verknüpft ist, dass jede nachträgliche Veränderung der Daten feststellbar ist

Eine qualifizierte elektronische Signatur erfüllt das rechtliche Erfordernis einer eigenhändigen Unterschrift.

Regiepreis

Der Regiepreis definiert eine Einheit (Material oder Leistung). Diese Einheit wird schließlich nach tatsächlichem Aufwand abgerechnet. Die Vergabe zu Regiepreisen ist dann zulässig, wenn keine Einheits-oder Pauschalpreise festgelegt werden können.

Schwellenwerte

Schwellenwerte gelten als Richtlinie, wie und wo eine Ausschreibung zu erfolgen hat. Je nach Betragshöhe wird eine Ausschreibung daher national (Unterschwellenbereich) oder EU-weit (Oberschwellenbereich) ausgeschrieben. Schwellenwerte sind europaweit in einem speziellen Index festgelegt und werden jedes Jahr angepasst. Sie bedingen die Art der Bekanntmachung, Fristen und vieles mehr. Derzeit sind für klassische Auftraggeber folgende Schwellenwerte festgelegt: Bauauftrag 5.350.000 Euro, Liefer- und Dienstleistungsaufträge 214.000 Euro.

TED

TED steht für Tenders Electronic Daily. Dies ist eine online Ergänzung zum Amtsblatt der Europäischen Union für das öffentliche europäische Auftragswesen. Auf der TED-Website werden öffentliche Ausschreibungen täglich online gestellt. Interessierte aus der Wirtschaft können sich so informieren.

Umgehungsverbot

Konzept und Durchführung einer Vergabe dürfen laut dem Umgehungsverbot nicht den Anwendungsbereich des Bundesvergabegesetzes (konkrete Vorschriften und Normen) umgehen, um den Wettbewerb künstlich zu beschränken. Dies soll beispielsweise verhindern, dass im Zuge einer Ausschreibung ein bestimmter Bieter bevorzugt wird.

Verfahrensarten

Aufträge und Zuschläge können über verschiedene Verfahrensarten vergeben werden. Diese sind:

• Das offene Verfahren
• Das nicht offene Verfahren mit vorheriger Bekanntmachung
• Das nicht offene Verfahren ohne vorherige Bekanntmachung
• Das Verhandlungsverfahren mit vorheriger Bekanntmachung
• Das Verhandlungsverfahren ohne vorheriger Bekanntmachung
• Die Direktvergabe
• Die Direktvergabe mit vorheriger Bekanntmachung
• Die Rahmenvereinbarung
• Das dynamische Beschaffungssystem
• Der wettbewerbliche Dialog
• Die Innovationspartnerschaft

Widerrufserklärung

Beendet ein Auftragsgeber eine Ausschreibung ohne einen Wettbewerbszuschlag, muss er nach Ablauf der Stillhaltefrist eine Erklärung an die Unternehmer abgeben. Diese Widerrufserklärung beendet das Vergabeverfahren ohne Ermittlung eines Gewinners.

Zuschlagsfrist

Die Zuschlagsfrist definiert den Zeitraum zwischen Ende der Angebotsfrist und der Zuschlagserteilung. Sie darf grundsätzlich die Dauer von fünf Monaten nicht überschreiten. Der Bieter ist während dieser Frist an sein Angebot gebunden. Ist im Angebot keine Zuschlagsfrist angegeben, ist automatisch ein Monat dafür angesetzt.

Damit es von der Ausschreibung zur Vergabe kommt:

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