Datenschutzerklärung

Der DOCUmedia.at gmbh („DOCUmedia“) ist der Schutz Ihrer Daten sehr wichtig. Die Erfassung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt daher in vollem Einklang mit dem geltenden Datenschutzrecht. Im Folgenden erhalten Sie nähere Informationen zur Datenverarbeitung bei DOCUmedia:

1. Verantwortlicher Verarbeiter

Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist

DOCUmedia.at gmbh
Fürbergstraße 18-20, 5020 Salzburg (Österreich)
E: info@docu.at
T: 0662/20 2010-0
F: 0662/20 2010-90

2. Kontakt zum Datenschutzbeauftragten

Den Datenschutzbeauftragten der DOCUmedia erreichen Sie unter

datenschutz@docu.at
Tel: 0662/20 2010-0

3. Verarbeitungen Ihrer Daten durch DOCUmedia

3.1. Datenverarbeitung beim Bezug von DOCUmedia Produkten

a. Erhobene Daten

i. Von Ihnen bereitgestellte Daten

Wenn Sie mit DOCUmedia einen Vertrag über den Bezug von Produkten der DOCUmedia („Baudata XPLORER“, „baudocu“ oder „nextroom produkte“) abschließen, erhebt DOUCmedia bei Ihnen die Daten, die für den Abschluss und die Abwicklung des Vertrages erforderlich sind. Hierbei handelt es sich im Wesentlichen um Ihren Namen, gegebenenfalls die Firma Ihres Unternehmens, Ihre Kontaktdaten, einschließlich Telefonnummer, Faxnummer und E-Mail-Adresse, sowie Ihre Bank- und Kontodaten.

Sie sind nicht verpflichtet, DOCUmedia diese Daten bereitzustellen. Wenn Sie Ihre Daten nicht zur Verfügung stellen, können Sie allerdings keinen Vertrag mit DOCUmedia schließen und demnach auch keine Produkte von DOCUmedia beziehen, da Ihre Daten für einen Vertragsabschluss bzw die Vertragserfüllung und -abwicklung unbedingt erforderlich sind.

ii. Anderweitig erhobene Daten

Nach Vertragsabschluss erfasst DOCUmedia weitere Daten, die sich auf Ihre Nutzung der von Ihnen bezogenen Produkte beziehen. Hierbei handelt es sich um Ihre Benutzer-ID, Zugangspasswörter, abgespeicherte Suchprofile und Favoriten, Ihre IP-Adresse und daraus abgeleitete Standortdaten sowie Ihre Benutzereinstellungen, insbesondere zur Suchfunktion und Sortierung von Trefferlisten, und persönliche Anmerkungen oder Notizen.

b. Verarbeitungszweck und Rechtsgrundlage

Die Daten, die DOCUmedia in Zusammenhang mit Ihrem Bezug von DOCUmedia Produkten („Baudata XPLORER“, „baudocu“ oder „nextroom produkte“) erhebt, werden zum Zweck der Vertragserfüllung und -abwicklung gespeichert und verarbeitet, insbesondere um Ihnen die geschuldeten Leistungen in vollem Funktionsumfang zugänglich zu machen, Ihnen vertragsrelevante Mitteilungen zukommen zu lassen und die Leistungserbringung entsprechend in Rechnung stellen zu können. Die Rechtmäßigkeit einer solchen Datenverarbeitung, die für die Erfüllung eines Vertrags erforderlich ist, ergibt sich unmittelbar aus Art 6 Abs 1 lit b DSGVO.

c. Speicherdauer

Soweit eine Aufbewahrung Ihrer zwecks Vertragserfüllung verarbeiteten Daten in Hinblick auf die Aufbewahrungspflicht nach § 132 BAO erforderlich ist, werden diese über den gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum gespeichert. Im Übrigen speichert DOCUmedia Ihre Daten bis zum Ablauf der gesetzlichen bzw davon abweichend vereinbarten Verjährungsfrist für Forderungen und sonstige Ansprüche aus dem Vertragsverhältnis.

3.2. Datenverarbeitung bei Anfragen an DOCUmedia

a. Verarbeitungszweck und Rechtsgrundlage

Die persönlichen Daten, die Sie DOCUmedia im Zuge einer Anfrage zu Produkten oder Leistungen oder anlässlich eines Ersuchens um Übermittlung eines Angebots bekannt geben, werden gespeichert und verarbeitet, damit DOCUmedia Ihre Anfrage oder Ihr Ersuchen entsprechend bearbeiten kann. Die Rechtsgrundlage dieser Datenverarbeitung bildet Art 6 Abs 1 lit b DSGVO, wonach die Verarbeitung personenbezogener Daten, die zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Anfrage der betroffenen Person erforderlich sind, ausdrücklich zulässig ist.

b. Speicherdauer

Ihre Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies erforderlich ist, um Ihre Anfrage zu bearbeiten. Wenn Ihre Anfrage nicht zu einem Vertragsabschluss führt, löscht DOCUmedia Ihre Daten spätestens 6 Monate nach der letzten Korrespondenz zwischen DOCUmedia und Ihnen.

c. Empfänger personenbezogener Daten

Wenn Sie Ihre Anfrage an DOCUmedia per Online-Kontaktformular („Bedarfsermittlung“ oder „Anfrageformular“) auf www.documedia.at senden, werden Ihre Daten auch den Auftragsverarbeitern offengelegt, deren sich DOCUmedia in Zusammenhang mit der Erfassung und der Bearbeitung Ihrer Anfrage bedient. Hierbei handelt es sich um:

TYPEFORM S.L. mit Sitz in Carrer Bac de Roda, 163, 08018 Barcelona (Spanien) – bei „Bedarfsermittlung“-Anfragen, und
Teijal Inc. (Formcarry), mit Sitz in 2035 Sunset Lake Road, Suite B-2, Newark, Delaware 19702 (USA) – bei „Anfrageformular“-Anfragen

Wenn Sie eine Anfrage über das Kontaktformular „Anfrageformular“ von “nextroom produkte” (www.nextproducts.at) oder „baudocu“ (www.baudocu.at) im Bereich eines Firmenprofiles oder einer Produktpräsentation durchführen werden diese Daten nicht nur an DOCUmedia übermittelt, sondern auch an den jeweiligen Hersteller, damit dieser Ihre Anfrage beantworten kann. Anfragen über den allgemeinen „Kontakt“-Bereich der Website werden nur an DOCUmedia übermittelt.

d. Übermittlung in Drittländer

Wenn Sie bei einer Anfrage an DOCUmedia das Online-Kontaktformular von www.documedia.at nutzen, erfolgt eine Übermittlung der Daten, die Sie bekannt gegeben haben, an die Teijal Inc. (Formcarry), mit Sitz in USA. Die USA sind ein „Drittland“ im Sinne der DSGVO.

e. Freiwilligkeit der Bereitstellung Ihrer Daten

Sie sind nicht verpflichtet, DOCUmedia Ihre Daten bekannt zu geben. Wenn Sie Ihre Daten nicht bereitstellen, ist eine Bearbeitung Ihrer Anfrage an DOCUmedia allerdings nicht möglich.

3.3. Datenverarbeitung für den Newsletterversand

a. Verarbeitungszweck und Rechtsgrundlage

Wenn Sie den Newsletter der DOCUmedia abonnieren, werden die Daten, die Sie bei Ihrer Anmeldung zum Newsletterbezug angegeben haben, gespeichert und verarbeitet, um Ihnen den abonnierten Newsletter zusenden zu können. Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist Ihre entsprechende Einwilligung im Sinne des Art 6 Abs 1 lit a DSGVO, die Sie DOCUmedia bei Ihrer Anmeldung zum Newsletterbezug erteilen.

b. Speicherdauer

DOCUmedia speichert Ihre für den Newsletterversand benötigten Daten bis zum Ablauf eines Jahres, nachdem Sie den Newsletter abbestellt haben.

c. Empfänger personenbezogener Daten

Wenn Sie sich online zum Bezug des Newsletters anmelden, werden Ihre Daten auch den Auftragsverarbeitern offengelegt, deren sich DOCUmedia in Zusammenhang mit der Erfassung der für den Newsletterversand erforderlichen Daten sowie der Bearbeitung und Abwicklung des Newsletterversands bedient. Hierbei handelt es sich um:

Rocket Science Group LLC, mit Sitz in 675 Ponce De Leon Ave NE, Suite 5000 Atlanta, Georgia 30308 (USA)

d. Übermittlung von Daten an Empfänger in Drittländer

Wenn Sie sich online zum Bezug des Newsletters anmelden, erfolgt eine Übermittlung der Daten, die Sie bei der Anmeldung bekannt gegeben haben, an die Rocket Science Group LLC , mit Sitz in USA. Die USA sind ein „Drittland“ im Sinne der DSGVO.

Die Rocket Science Group LLC ist in der beim US-Handelsministerium geführten EU-US-Privacy-Shield-Liste eingetragen. Die Datenübermittlung an dieses in den USA ansässige Unternehmen ist demnach aufgrund des Durchführungsbeschlusses (EU) 2016/1250 der Kommission vom 12. Juli 2016 über die Angemessenheit des vom EU-US-Privacy-Shield gebotenen Schutzes („Angemessenheitsbeschluss“ im Sinne des Art 45 DSGVO) zulässig.

e. Freiwilligkeit der Bereitstellung Ihrer Daten

Sie sind nicht verpflichtet, DOCUmedia Ihre Daten bekannt zu geben. Wenn Sie Ihre Daten nicht bereitstellen, ist ein Newsletterversand an Sie allerdings nicht möglich.

3.3. Datenverarbeitung beim Nutzerzugriff auf Newsletter

a. Erhobene Daten

Wenn Sie einen von DOCUmedia übermittelten Newsletter erhalten, wird erfasst, ob Sie diesen öffnen. Im Falle Ihres Zugriffs auf den Newsletter, werden technische Informationen zu Ihrem Endgerät, zum benutzten Betriebssystem und der von Ihnen verwendeten Email- und Browsersoftware, die von Ihnen gelesenen Beiträge (die angeklickten Links), der Zeitpunkt Ihres Zugriffs auf den Newsletter sowie Ihre IP-Adresse und – davon ausgehend – der Ort erfasst, von dem aus sie auf den Newsletter zugreifen.

b. Verarbeitungszweck und Rechtsgrundlage

Erfassung und Verarbeitung der erhobenen Daten Ihrer Nutzung des von DOCUmedia versendeten Newsletters dienen zur Erstellung statistischer Auswertungen, welche ein repräsentatives Bild der Lesegewohnheiten der Bezieher des Newsletters ermöglichen soll, damit DOCUmedia die Inhalte zukünftiger Newsletter besser an das Zielpublikum anpassen oder unterschiedliche Inhalte entsprechend den Interessen der jeweiligen Nutzer versenden kann. Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist Ihre entsprechende Einwilligung im Sinne des Art 6 Abs 1 lit a DSGVO, die Sie DOCUmedia bei Ihrer Anmeldung zum Newsletterbezug erteilen.

c. Speicherdauer

Die zum Zweck der statistischen Auswertung erhobenen Daten werden unmittelbar nach ihrer Erfassung anonymisiert und in einer Form gespeichert, die Ihre Identifizierung nicht mehr ermöglicht.

d. Übermittlung von Daten an Empfänger in Drittländer

Für die Erhebung der Daten betreffend Ihre Nutzung von Newslettern bedient sich DOCUmedia der Rocket Science Group LLC , mit Sitz in 675 Ponce De Leon Ave NE, Suite 5000 Atlanta, Georgia 30308, USA als Auftragsverarbeiter. Da die Rocket Science Group LLC ihren Sitz in den USA hat, kommt es somit zu einem Transfer der erhobenen Daten in ein Drittland im Sinne der DSGVO.

Die Rocket Science Group LLC ist in der beim US-Handelsministerium geführten EU-US-Privacy-Shield-Liste eingetragen. Die Datenübermittlung in die USA an die Die Rocket Science Group LLC ist demnach aufgrund des Durchführungsbeschlusses (EU) 2016/1250 der Kommission vom 12. Juli 2016 über die Angemessenheit des vom EU-US-Privacy-Shield gebotenen Schutzes („Angemessenheitsbeschluss" im Sinne des Art 45 DSGVO) zulässig.

3.4. Datenverarbeitung bei Nutzung mobiler Applikationen

a. Erhobene Daten

Wenn Sie eine von DOCUmedia dafür zur Verfügung gestellte mobile Applikationen nutzen um auf Produkte der DOCUmedia zuzugreifen, erfasst DOCUmedia automatisiert die verschlüsselte Identifikationsnummer Ihres Endgeräts (Geräte-ID) sowie Ihren Standort, Beginn und Ende der Nutzung der mobilen Applikation.

b. Verarbeitungszweck und Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung der erhobenen Daten dient dem Zweck, die Nutzung der mobilen Applikation auszuwerten, um auf Basis der Auswertung Aufschlüsse über faktische Nutzerbedürfnisse, Akzeptanz und Nutzungsfrequenz der mobilen Applikation zu erhalten und gegebenenfalls Verbesserungen oder Updates bereitzustellen. Die Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung bildet Ihre entsprechende Einwilligung gemäß Art 6 Abs 1 lit a DSGVO, die Sie vor der ersten Nutzung der mobilen Applikation erteilen.

c. Speicherdauer

Die bei Nutzung der mobilen Applikation erhobenen Daten werden unmittelbar nach ihrer Erfassung anonymisiert und in einer Form gespeichert, die Ihre Identifizierung nicht mehr ermöglicht.

3.6. Datenverarbeitung bei Nutzung der DOCUmedia Websites / Cookies

Beim Zugriff auf die von DOCUmedia unter den Domains www.documedia.at, www.baudocu.at und www.nextproducts.at betriebenen Websites werden verschiedene Daten erfasst und verarbeitet, die über Ihre Nutzung der Websites Aufschluss geben. Die Erfassung dieser Daten erfolgt mittels sogenannter „Cookies“. Dabei handelt es sich um kleine Textdateien, die mit Hilfe des von Ihnen benutzten Web-Browsers auf Ihrem Endgerät abgelegt werden.

a. Verwendete Cookies und erhobene Daten

i. Session Cookies

Die auf den DOCUmedia Websites verwendeten „Session Cookies" sind temporäre Dateien, die auf Ihrem Endgerät gespeichert werden, wenn Sie auf die jeweilige Website zugreifen, und wieder gelöscht werden, sobald Sie die Website wieder verlassen. Diese Cookies erfassen, mit welchem Endgerät und welcher Browsersoftware Sie auf die DOCUmedia Websites zugreifen.

ii. Google Analytics

Die DOCUmedia Websites benutzen Google Analytics, einen Webanalysedienst der Google LLC („Google“), Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA. Google Analytics legt mehrere Cookies auf Ihrem Endgerät ab, die Ihre IP-Adresse und – davon ausgehend – Ihren Standort, Ihr Endgerät und das darauf installierte Betriebssystem, Ihre Browsersoftware, sowie die Anzahl, Zeiten und Dauer Ihrer Besuche auf der jeweiligen DOCUmedia Website speichert, und aufzeichnet, ob Ihr Zugriff auf die jeweilige Seite von einem Suchmaschinentreffer (und, wenn ja, ausgehend von welchem Suchbegriff), einem Weblink oder direkt (zB über ein „Lesezeichen“) erfolgte. Die von Google Analytics gesetzten Cookies werden bis zu zwei Jahre auf Ihrem Endgerät gespeichert.

iii. Google Maps

Dies Website www.documedia.at benutzt Google Maps, einen Lageplandienst der Google LLC („Google“), Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA.. Durch die Nutzung dieser Website erklären Sie sich mit der Erfassung, Bearbeitung sowie der Nutzung der automatisch erhobenen sowie der von Ihnen eingegeben Daten durch Google, einer seiner Vertreter, oder Drittanbieter einverstanden.

Die Nutzungsbedingungen für Google Maps finden Sie unter Nutzungsbedingungen für Google Maps.

b. Verarbeitungszweck und Rechtsgrundlage

Die Erfassung und Verarbeitung der Cookies erhobenen Daten dient dazu, den Webauftritt von DOCUmedia an die technische Infrastruktur, die Sie verwenden, anzupassen, und Aufschlüsse über die Performance ihrer Websites sowie die Interaktion ihrer Nutzer mit der Website zu erhalten, um das eigene Webangebot weiterentwickeln und laufend an die Nutzerbedürfnisse anpassen zu können.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten zu den angeführten Zwecken ist Ihre - durch Ihre Browsereinstellungen, mit denen Sie das Setzen von Cookies akzeptieren, ausgedrückte – Einwilligung dazu gemäß Art 6 Abs 1 lit a DSGVO.

c. Speicherdauer

Die bei Nutzung der DOCUmedia Websites erhobenen Daten werden unmittelbar nach ihrer Erfassung anonymisiert und in einer Form gespeichert, die Ihre Identifizierung nicht mehr ermöglicht.

d. Übermittlung von Daten an Empfänger in Drittländer

Der Dienst Google Analytics wird von der Google LLC („Google“), Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA betrieben, die für DOCUmedia als Auftragsverarbeiter die erhobenen Daten erfasst und aufbereitet. Da Google seinen Sitz in den USA hat, kommt es somit zu einem Transfer der erhobenen Daten in ein Drittland im Sinne der DSGVO.

Google ist in der beim US-Handelsministerium geführten EU-US-Privacy-Shield-Liste eingetragen. Die Datenübermittlung in die USA an die Die Rocket Science Group LLC ist demnach aufgrund des Durchführungsbeschlusses (EU) 2016/1250 der Kommission vom 12. Juli 2016 über die Angemessenheit des vom EU-US-Privacy-Shield gebotenen Schutzes („Angemessenheitsbeschluss" im Sinne des Art 45 DSGVO) zulässig.

e. Deaktivierung von Cookies

Sie haben die Möglichkeit, das Setzen von Cookies durch Google Analytics zu deaktivieren, indem Sie das unter dem Link http://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=de verfügbare PlugIn herunterladen und installieren.

Darüber hinaus können Sie das Setzen von Cookies auf Ihrem Endgerät durch Änderung der Einstellungen Ihrer Browsersoftware generell deaktivieren. Je nach verwendeter Browsersoftware erfolgt die Deaktivierung von Cookies auf unterschiedliche Weise. Für die folgenden gängigen Internetbrowser finden Sie unter den folgenden Links weiterführende Informationen:

„Internet Explorer“: http://windows.microsoft.com/de-DE/windows-vista/Block-or-allow-cookies
„Chrome“: http://support.google.com/chrome/bin/answer.py?hl=de&hlrm=en&answer=95647
„Firefox“ https://support.mozilla.org/de/kb/cookies-erlauben-und-ablehnen
„Opera“: http://help.opera.com/Windows/10.20/de/cookies.html
„Safari“: https://support.apple.com/de-at/guide/safari/sfri11471/mac

Informationen zur Deaktivierung von Cookies bei anderen Internetbrowsern bietet die jeweilige Hilfefunktion.

Bitte beachten Sie, dass bei einer generellen Deaktivierung von Cookies die Funktionalität der DOCUmedia Websites sowie auch von Websites anderer Anbieter eingeschränkt sein kann.

4. Widerrufsrecht betreffend die Einwilligung in die Datenverarbeitung

Wenn und soweit die Verarbeitung Ihrer Daten auf Ihrer Einwilligung beruht, kann diese von Ihnen jederzeit formlos widerrufen werden. DOCUmedia empfiehlt, einen derartigen Widerruf per E-Mail an info@docu.at zu übermitteln.

Im Fall des Widerrufs Ihrer Einwilligung in die Datenverarbeitung wird DOCUmedia die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einstellen und die Daten unverzüglich, längstens aber binnen eines Monats löschen, sofern und soweit einer solchen Löschung nicht rechtliche Verpflichtungen von DOCumedia (zB gesetzlichen Aufbewahrungspflichten) entgegenstehen, oder eine weitere Aufbewahrung und Verarbeitung Ihrer Daten notwendig ist, damit DOCUmedia ihr zustehende Rechtsansprüche geltend machen, ausüben oder verteidigen kann.

Bitte beachten Sie, dass ein allfälliger Widerruf Ihrer Einwilligung zur Datenverarbeitung durch DOCUmedia die Zulässigkeit und Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Speicherung und Verarbeitung Ihrer Daten nicht berührt.

5. Betroffenenrechte

Sie haben DOCUmedia gegenüber das Recht auf Auskunft über die Verarbeitung personenbezogener Daten, das Recht auf Richtigstellung und Löschung Ihrer Daten sowie gegebenenfalls das Recht auf Einschränkung der Datenverarbeitung. Außerdem haben Sie das Recht zu verlangen, dass DOCUmedia Ihnen jene Daten, die Sie selbst bereitgestellt haben, und die von DOCUmedia automatisiert verarbeitet werden, auf einem Datenträger in einem gängigen Dateiformat bereitstellt oder an einen von Ihnen genannten Dritten übermittelt (Recht auf Datenübertragbarkeit).

Wenn Sie der Auffassung sind, dass die Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten durch DOCUmedia gegen das geltende Datenschutzrecht verstößt, steht es Ihnen offen, Beschwerde bei der Datenschutzbehörde zu erheben.