A. Informationen zur Datenverarbeitung

Der DOCUmedia.at gmbh („DOCUmedia“) ist der Schutz Ihrer Daten sehr wichtig. Die Erfassung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt daher in vollem Einklang mit dem geltenden Datenschutzrecht. Im Folgenden erhalten Sie nähere Informationen zur Datenverarbeitung bei DOCUmedia:

1. Verantwortlicher Verarbeiter

Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist

DOCUmedia.at gmbh
Fürbergstraße 18-20, 5020 Salzburg (Österreich)
E: info@docu.at
T: 0662/20 2010-0
F: 0662/20 2010-90

2. Kontakt zum Datenschutzbeauftragten

Den Datenschutzbeauftragten der DOCUmedia erreichen Sie unter
datenschutz@docu.at
Tel: 0662/20 2010-0

3. Verarbeitungen Ihrer Daten durch DOCUmedia

3.1. Datenverarbeitung beim Bezug von DOCUmedia Produkten

a. Erhobene Daten

i. Von Ihnen bereitgestellte Daten

Wenn Sie mit DOCUmedia einen Vertrag über den Bezug von Produkten der DOCUmedia („XPLORER“ oder „nextroom produkte“) abschließen, erhebt DOUCmedia bei Ihnen die Daten, die für den Abschluss und die Abwicklung des Vertrages erforderlich sind. Hierbei handelt es sich im Wesentlichen um Ihren Namen, gegebenenfalls die Firma Ihres Unternehmens, Ihre Kontaktdaten, einschließlich Telefonnummer, Faxnummer und E-Mail-Adresse, sowie Ihre Bank- und Kontodaten.

Sie sind nicht verpflichtet, DOCUmedia diese Daten bereitzustellen. Wenn Sie Ihre Daten nicht zur Verfügung stellen, können Sie allerdings keinen Vertrag mit DOCUmedia schließen und demnach auch keine Produkte von DOCUmedia beziehen, da Ihre Daten für einen Vertragsabschluss bzw die Vertragserfüllung und -abwicklung unbedingt erforderlich sind.

ii. Anderweitig erhobene Daten

Nach Vertragsabschluss erfasst DOCUmedia weitere Daten, die sich auf Ihre Nutzung der von Ihnen bezogenen Produkte beziehen. Hierbei handelt es sich um Ihre Benutzer-ID, Zugangspasswörter, abgespeicherte Suchprofile und Favoriten, Ihre IP-Adresse und daraus abgeleitete Standortdaten sowie Ihre Benutzereinstellungen, insbesondere zur Suchfunktion und Sortierung von Trefferlisten, und persönliche Anmerkungen oder Notizen.

b. Verarbeitungszweck und Rechtsgrundlage

Die Daten, die DOCUmedia in Zusammenhang mit Ihrem Bezug von DOCUmedia Produkten („XPLORER“ oder „nextroom produkte“) erhebt, werden zum Zweck der Vertragserfüllung und -abwicklung gespeichert und verarbeitet, insbesondere um Ihnen die geschuldeten Leistungen in vollem Funktionsumfang zugänglich zu machen, Ihnen vertragsrelevante Mitteilungen zukommen zu lassen und die Leistungserbringung entsprechend in Rechnung stellen zu können. Die Rechtmäßigkeit einer solchen Datenverarbeitung, die für die Erfüllung eines Vertrags erforderlich ist, ergibt sich unmittelbar aus Art 6 Abs 1 lit b DSGVO.

c. Speicherdauer

Soweit eine Aufbewahrung Ihrer zwecks Vertragserfüllung verarbeiteten Daten in Hinblick auf die Aufbewahrungspflicht nach § 132 BAO erforderlich ist, werden diese über den gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum gespeichert. Im Übrigen speichert DOCUmedia Ihre Daten bis zum Ablauf der gesetzlichen bzw davon abweichend vereinbarten Verjährungsfrist für Forderungen und sonstige Ansprüche aus dem Vertragsverhältnis.

3.2. Datenverarbeitung bei Anfragen an DOCUmedia

a. Verarbeitungszweck und Rechtsgrundlage

Die persönlichen Daten, die Sie DOCUmedia im Zuge einer Anfrage zu Produkten oder Leistungen oder anlässlich eines Ersuchens um Übermittlung eines Angebots bekannt geben, werden gespeichert und verarbeitet, damit DOCUmedia Ihre Anfrage oder Ihr Ersuchen entsprechend bearbeiten kann. Die Rechtsgrundlage dieser Datenverarbeitung bildet Art 6 Abs 1 lit b DSGVO, wonach die Verarbeitung personenbezogener Daten, die zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Anfrage der betroffenen Person erforderlich sind, ausdrücklich zulässig ist.

b. Speicherdauer

Ihre Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies erforderlich ist, um Ihre Anfrage zu bearbeiten. Wenn Ihre Anfrage nicht zu einem Vertragsabschluss führt, löscht DOCUmedia Ihre Daten spätestens 6 Monate nach der letzten Korrespondenz zwischen DOCUmedia und Ihnen.

c. Empfänger personenbezogener Daten

Ihre Anfrage an DOCUmedia per Online-Kontaktformular auf www.documedia.at wird über den in Deutschland ansässigen Dienstleister verarbeitet, der das Web-Angebot von DOCUmedia hostet, und der als Auftragsverarbeiter für DOCUmedia tätig wird.

Daten, die Sie uns im Zusammenhang mit Anfragen über das Kontaktformular („Anfrageformular“) von “nextroom produkte” (www.nextproducts.at) bekannt geben, werden an die Sendinblue GmbH mit Sitz in Köpenicker Straße 126, 10179 Berlin, Deutschland übermittelt, die als Auftragsverarbeiter von DOCUmedia das zur Abwicklung Ihrer Anfrage benutzte Customer Relationship Management System („CRM-System) betreibt und hostet.

Wenn Sie eine Anfrage über das Kontaktformular „Anfrageformular“ von “nextroom produkte” (www.nextproducts.at) im Bereich eines Firmenprofiles oder einer Produktpräsentation durchführen werden diese Daten nicht nur an DOCUmedia übermittelt, sondern auch an den jeweiligen Hersteller, damit dieser Ihre Anfrage beantworten kann. Anfragen über den allgemeinen „Kontakt“-Bereich der Website werden nur an DOCUmedia übermittelt.

d. Übermittlung in Drittländer

Eine Datenübermittlung an Empfänger außerhalb der EU findet im Rahmen der Datenverarbeitung bei Anfragen an DOCUmedia nicht statt.

e. Freiwilligkeit der Bereitstellung Ihrer Daten

Sie sind nicht verpflichtet, DOCUmedia Ihre Daten bekannt zu geben. Wenn Sie Ihre Daten nicht bereitstellen, ist eine Bearbeitung Ihrer Anfrage an DOCUmedia allerdings nicht möglich.

3.3. Datenverarbeitung für den Newsletterversand

a. Verarbeitungszweck und Rechtsgrundlage

Wenn Sie den Newsletter der DOCUmedia abonnieren, werden die Daten, die Sie bei Ihrer Anmeldung zum Newsletterbezug angegeben haben, gespeichert und verarbeitet, um Ihnen den abonnierten Newsletter zusenden zu können. Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist Ihre entsprechende Einwilligung im Sinne des Art 6 Abs 1 lit b DSGVO, die Sie DOCUmedia bei Ihrer Anmeldung zum Newsletterbezug erteilen.

b. Speicherdauer

DOCUmedia speichert Ihre für den Newsletterversand benötigten Daten bis zum Ablauf eines Jahres, nachdem Sie den Newsletter abbestellt haben.

c. Empfänger personenbezogener Daten

Wenn Sie sich online zum Bezug des Newsletters anmelden, werden Ihre Daten auch den Auftragsverarbeitern offengelegt, deren sich DOCUmedia in Zusammenhang mit der Erfassung der für den Newsletterversand erforderlichen Daten sowie der Bearbeitung und Abwicklung des Newsletterversands bedient. Hierbei handelt es sich um: Sendinblue GmbH, mit Sitz in Köpenicker Straße 126, 10179 Berlin, Deutschland

d. Übermittlung von Daten an Empfänger in Drittländer

Eine Datenübermittlung an Empfänger außerhalb der EU findet im Rahmen der Datenverarbeitung beim Newsletterversand von DOCUmedia nicht statt.

e. Freiwilligkeit der Bereitstellung Ihrer Daten

Sie sind nicht verpflichtet, DOCUmedia Ihre Daten bekannt zu geben. Wenn Sie Ihre Daten nicht bereitstellen, ist ein Newsletterversand an Sie allerdings nicht möglich.

3.4. Datenverarbeitung beim Nutzerzugriff auf Newsletter

a. Erhobene Daten

Wenn Sie einen von DOCUmedia übermittelten Newsletter erhalten, wird erfasst, ob Sie diesen öffnen. Im Falle Ihres Zugriffs auf den Newsletter, werden technische Informationen zu Ihrem Endgerät, zum benutzten Betriebssystem und der von Ihnen verwendeten Email- und Browsersoftware, die von Ihnen gelesenen Beiträge (die angeklickten Links), der Zeitpunkt Ihres Zugriffs auf den Newsletter sowie Ihre IP-Adresse und – davon ausgehend – der Ort erfasst, von dem aus sie auf den Newsletter zugreifen.

b. Verarbeitungszweck und Rechtsgrundlage

Erfassung und Verarbeitung der erhobenen Daten Ihrer Nutzung des von DOCUmedia versendeten Newsletters dienen zur Erstellung statistischer Auswertungen, welche ein repräsentatives Bild der Lesegewohnheiten der Bezieher des Newsletters ermöglichen soll, damit DOCUmedia die Inhalte zukünftiger Newsletter besser an das Zielpublikum anpassen oder unterschiedliche Inhalte entsprechend den Interessen der jeweiligen Nutzer versenden kann. Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist das berechtigte Interesse von DOCUmedia, die Werbemaßnahmen zur Förderung des Absatzes ihrer eigenen Produkte sowie der Produkte ihrer Kunden durch zielgruppengerechte Gestaltung zu optimieren und zu effektivieren (Art 6 Abs 1 lit f DSGVO).

c. Speicherdauer

Die zum Zweck der statistischen Auswertung erhobenen Daten werden unmittelbar nach ihrer Erfassung anonymisiert und in einer Form gespeichert, die Ihre Identifizierung nicht mehr ermöglicht.

d. Übermittlung von Daten an Empfänger in Drittländer

Eine Datenübermittlung an Empfänger außerhalb der EU findet im Rahmen der Datenverarbeitung bei Anfragen an DOCUmedia nicht statt.

3.5. Datenverarbeitung bei Nutzung mobiler Applikationen

a. Erhobene Daten

Wenn Sie eine von DOCUmedia dafür zur Verfügung gestellte mobile Applikationen nutzen um auf Produkte der DOCUmedia zuzugreifen, erfasst DOCUmedia automatisiert die verschlüsselte Identifikationsnummer Ihres Endgeräts (Geräte-ID) sowie Ihren Standort, Beginn und Ende der Nutzung der mobilen Applikation.

b. Verarbeitungszweck und Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung der erhobenen Daten dient dem Zweck, die Nutzung der mobilen Applikation auszuwerten, um auf Basis der Auswertung Aufschlüsse über faktische Nutzerbedürfnisse, Akzeptanz und Nutzungsfrequenz der mobilen Applikation zu erhalten und gegebenenfalls Verbesserungen oder Updates bereitzustellen. Die Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung bildet Ihre entsprechende Einwilligung gemäß Art 6 Abs 1 lit a DSGVO, die Sie vor der ersten Nutzung der mobilen Applikation erteilen.

c. Speicherdauer

Die bei Nutzung der mobilen Applikation erhobenen Daten werden unmittelbar nach ihrer Erfassung anonymisiert und in einer Form gespeichert, die Ihre Identifizierung nicht mehr ermöglicht.

3.6. Datenverarbeitung bei der Nutzung der Webseite "documedia.at" und "nextproducts.at"

3.6.1. Weblog

a. Erhobene Daten

Bei allen unseren Webseiten erfassen wir, wenn Sie darauf zugreifen, die IP-Adresse, die Ihrem Endgerät zugewiesen ist, Datum und Uhrzeit Ihres Zugriffs sowie die Information darüber, welche auf dem Webserver gespeicherten Dateien unserer Webseite Sie abrufen. Bei der Webseite nextproducts.at erfassen wir darüber hinaus auch das Webprotokoll, das Sie für den Zugriff nutzen, das Betriebssystem, das auf Ihrem Endgerät läuft sowie die URL, von der aus Sie auf nextproducts.at gelangt sind.

b. Verarbeitungszweck und Rechtsgrundlage

Die erfassten Daten werden auf unserem Webserver in einer Server-Logdatei zur Protokollierung der Aktivitäten der Nutzer unserer Webseiten gespeichert. Dies dient den Zweck, Angriffsversuche auf unseren Webserver erkennen und verhindern zu können und somit die Integrität unserer Dienste sicherzustellen. Die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung bildet unser berechtigtes Interesse, an einem sicheren Betrieb unserer Webseiten und der darüber bereitgestellten Dienste (Art 6 Abs 1 lit f DSGVO).

c. Speicherdauer

Die in den Server-Logdateien gespeicherten Daten werden nach maximal 18 Monaten gelöscht.

d. Empfänger personenbezogener Daten

Die in den Server-Logdateien gespeicherten Daten werden nicht an Dritte weitergegeben oder gegenüber Dritten offengelegt.

3.6.2. Verwaltung der Einstellungen zur Verwendung von Cookies

a. Allgemeines

Unsere Webseite verwendet Cookies. Nähere Informationen dazu finden Sie weiter unten, unter Punkt B. Um Ihre Einstellungen betreffend Ihr Einverständnis zum bzw Ihre Ablehnung der Verwendung von Cookies zu verwalten, bedienen wir uns des Dienstes „Cookiebot“ (cookiebot.com).

b. Erhobene Daten

Wenn Sie auf unsere Webseite zugreifen, werden in Hinblick auf die Verwaltung Ihrer Einstellungen zur Verwendung von Cookies-folgende Daten erhoben und verarbeitet:

  • Ihre IP-Adresse
  • Datum und Uhrzeit der Zustimmung zur bzw Ablehnung der Verwendung von Cookies.
  • Benutzeragent Ihres Browsers
  • Die URL, von der die Zustimmung zur bzw Ablehnung der Verwendung von Cookies gesendet wurde.
  • Ein automatisch generierter und verschlüsselter Key.
  • Ihr Einwilligungsstatus, der als Nachweis der Zustimmung zur bzw Ablehnung der Verwendung von Cookies dient.

c. Verarbeitungszweck und Rechtsgrundlage

Die Verarbeitung der vorstehend angeführten Daten erfolgt, um es Ihnen zu ermöglichen, sich damit einverstanden zu erklären oder es abzulehnen, dass auf Ihrem Endgerät Informationen mittels Cookies, auf die wir oder Dritte zugreifen können, gespeichert werden. Die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung bildet die uns nach § 165 TKG auferlegte gesetzliche Verpflichtung (Art 6 Abs 1 lit c DSGVO). Darüber hinaus werden die angeführten Daten verarbeitet, um uns aggregierte Informationen über die Auswahlentscheidungen der Nutzer unserer Webseiten hinsichtlich akzeptierter Cookie-Typen bereitzustellen. Diese Verarbeitung beruht auf unserem berechtigten Interesse, nachvollziehen zu können, ob und in welchem Umfang die von uns in Betracht gezogene Verwendung von Cookies durch unsere Nutzer akzeptiert wird und uns insofern Aufschlüsse darüber zu verschaffen, ob und inwieweit der Einsatz von eigenen oder Drittanbieter-Diensten, die den Einsatz von Cookies erfordern sinnvoll und zweckmäßig ist (Art 6 Abs 1 lit f DSGVO).

d. Speicherdauer

Die zur Verwaltung der Einstellungen zur Verwendung von Cookies erhobenen Daten werden jeweils nach 12 Monaten gelöscht.

e. Empfänger personenbezogener Daten

Die zur Verwaltung der Einstellungen zur Verwendung von Cookies erhobenen Daten werden an den Betreiber des Dienstes „Cookiebot“, die Cybot A/S, Havnegade 39, 1058 Kopenhagen, Dänemark übermittelt, die für uns als Auftragsverarbeiter tätig wird, sowie an deren Subunternehmer, die unter Punkt 7.1. der unter https://www.cookiebot.com/de/privacy-policy/ abrufbaren Datenschutzrichtlinie der Cybot A/S angeführt sind.

3.6.3. Webanalyse und User-Tracking

a. Erhobene Daten

Unsere Webseiten (documedia.at und nextpoducts.at) nutzen den Webanalysedienst „Google Analytics“ sowie die dem User-Tracking und der Analyse des Besucherverhaltens dienenden Tools „Google Ads Conversion Tracking“, „Google Ads Remarketing“ sowie „Google Optimize“, mittels derer bei Ihrem Besuch unserer Webseite die folgenden Informationen erhoben und verarbeitet werden:

  • IP-Adresse und Hostname des Endgeräts, mit dem Sie auf die Webseiten zugreifen;
  • der (aus der IP-Adresse abgeleitete) Standort des Endgeräts, mit dem Sie auf die Webseiten zugreifen;
  • die URL der Webseite von der aus Sie auf unsere Webseiten zugreifen („Referrer-URL“);
  • Informationen zum benutzten Betriebssystem, zum verwendeten Browser, zur eingestellten Bildschirmauflösung, zur Sprachauswahl sowie zu Datum und Uhrzeit Ihres Besuchs der jeweiligen Webseite;
  • die Adresse und den HTML-Titel der von Ihnen besuchten Webseite und deren Unterseiten inklusive "Klickpfad";
  • Informationen darüber, inwieweit sie die von Ihnen besuchte Seite betrachten („Scrolling“);
  • Ihre Dateidownloads;
  • von Ihnen angesehene und angeklickte Anzeigen;
  • Ihre Interaktionen mit Videos;
  • einzigartige Kenn-Nummern („unique identifier“), die in auf ihrem Endgerät abgelegten Cookies (siehe dazu die Erklärung zu Cookies unter Punkt B.) gespeichert sind und das Endgerät, mit dem Sie auf die jeweilige Webseite zugreifen, eindeutig identifizieren.

b. Verarbeitungszweck und Rechtsgrundlage

Die über die angeführten Google-Dienste und -Tools durchgeführten Datenverarbeitungen dienen dem Zweck, statistische Auswertungen über das Verhalten der Besucher unserer Webseiten vornehmen zu können um deren Nutzung auszuwerten und davon ausgehend eine Analyse der Leistung unserer Webseiten und des Erfolgs unserer Online-Anzeigen und Marketing-Kampagnen durchzuführen sowie interessengeleitetes Marketing zu betreiben. Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist unser berechtigtes Interesse, unsere Webseiten in Hinblick auf die durch das Nutzerverhalten abgeleiteten Nutzerbedürfnisse zu optimieren und hierdurch die Attraktivität und den Absatz der von uns angebotenen Dienste und Leistungen zu steigern (Art 6 Abs 1 lit f DSGVO).

c. Speicherdauer

Die Daten, die zur Webanalyse und zum User-Tracking verarbeitet werden, werden jeweils für maximal 26 Monate ab dem Zeitpunkt ihrer Erhebung bzw. Aktualisierung (bei neuerlichem Besuch unserer Webseite) gespeichert.

d. Empfänger personenbezogener Daten

Daten, die zur Webanalyse und zum User-Tracking verarbeitet werden, werden an folgende Unternehmen übermittelt, derer wir uns als Auftragsverarbeiter bedienen:

  • Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland
  • Dreikon GmbH & Co KG, Hafenweg 24a, 48155 Münster, Deutschland
  • AdWords Agentur GmbH, Schmalzofengasse 26, 1060 Wien

e. Übermittlung von Daten an Empfänger in Drittländer

Darüber hinaus erfolgt eine Übermittlung der Daten, die zur Webanalyse und zum User-Tracking verarbeitet werden, an die Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway Mountain View, CA 94043, USA. Die USA sind im Sinne der DSGVO ein Drittland, für das kein Beschluss der EU-Kommission über das Bestehen eines angemessenen Datenschutzniveaus („Angemessenheitsbeschluss“ iSv Art 45 DSGVO) vorliegt. Die Grundlage für die Datenübermittlung in die USA bilden die mit dem angeführten Unternehmen abgeschlossenen Standarddatenschutzklauseln im Sinne des Art 47 Abs 2 lit c DSGVO. Eine Kopie dieser Standarddatenschutzklauseln können Sie über Anfrage an datenschutz@docu.at jederzeit von uns erhalten.

4. Widerrufsrecht betreffend die Einwilligung in die Datenverarbeitung

Wenn und soweit die Verarbeitung Ihrer Daten auf Ihrer Einwilligung beruht, kann diese von Ihnen jederzeit formlos widerrufen werden. DOCUmedia empfiehlt, einen derartigen Widerruf per E-Mail an datenschutz@docu.at zu übermitteln.

Im Fall des Widerrufs Ihrer Einwilligung in die Datenverarbeitung wird DOCUmedia die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einstellen und die Daten unverzüglich, längstens aber binnen eines Monats löschen, sofern und soweit einer solchen Löschung nicht rechtliche Verpflichtungen von DOCumedia (zB gesetzlichen Aufbewahrungspflichten) entgegenstehen, oder eine weitere Aufbewahrung und Verarbeitung Ihrer Daten notwendig ist, damit DOCUmedia ihr zustehende Rechtsansprüche geltend machen, ausüben oder verteidigen kann.

Bitte beachten Sie, dass ein allfälliger Widerruf Ihrer Einwilligung zur Datenverarbeitung durch DOCUmedia die Zulässigkeit und Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Speicherung und Verarbeitung Ihrer Daten nicht berührt.

5. Betroffenenrechte

Sie haben DOCUmedia gegenüber das Recht auf Auskunft über die Verarbeitung personenbezogener Daten und das Recht auf Richtigstellung. Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen, sofern und soweit die Voraussetzungen nach Art 17 Abs 1 DSGVO vorliegen und kein Grund nach Art 17 Abs 3 DSGVO vorliegt, der einer Löschung entgegensteht. Darüber hinaus haben Sie nach Maßgabe von Art 18 DSGVO das Recht auf Einschränkung der Datenverarbeitung. Sofern und soweit die Verarbeitung Ihrer Daten auf einem berechtigten Interesse nach Art 6 Abs 1 lit f DSGVO beruht, steht es Ihnen offen, nach Art 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung einzulegen. Schließlich haben Sie das Recht zu verlangen, dass DOCUmedia Ihnen jene Daten, die Sie selbst bereitgestellt haben, und die von DOCUmedia aufgrund Ihrer Einwilligung (Art 6 Abs 1 lit a DSGVO) oder zu Vertragszwecken (Art 6 Abs 1 lit b DSGVO) automatisiert verarbeitet werden, auf einem Datenträger in einem gängigen Dateiformat bereitstellt oder an einen von Ihnen genannten Dritten übermittelt (Recht auf Datenübertragbarkeit).

Wenn Sie der Auffassung sind, dass die Verarbeitung Ihrer persönlichen Daten durch DOCUmedia gegen das geltende Datenschutzrecht verstößt, steht es Ihnen offen, Beschwerde bei der Datenschutzbehörde zu erheben.

B. Informationen zu Cookies

Cookies