Beschaffungsprozess
Unter dem Beschaffungsprozess versteht man den gesamten Ablauf, den ein Unternehmen durchläuft, um mit allen notwendigen Dienstleistungen und Waren versorgt zu werden.
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Bedeutung: Was versteht man unter dem Beschaffungsprozess?
Beim Beschaffungsprozess durchläuft ein Unternehmen alle Abläufe, die dazu notwendig sind, wichtige Waren und Dienstleistungen zu erwerben. Die beschaffenen Waren werden entweder in Produkte weiterverarbeitet oder sind für Unternehmensprozesse relevant. Da es ein fortlaufender Prozess ist, wird auch von einem Beschaffungszyklus gesprochen.
Welche Beispiele gibt es für Strategien von Beschaffungsprozessen?
- Einzelbeschaffung: Materialien und Waren werden nur dann bestellt, wenn ein Auftrag eingegangen ist. Besonders vorteilhaft ist diese Art von Beschaffung, wenn Lagerkosten gespart werden sollen oder um wenig nachgefragte Produkte nach Bedarf herzustellen.
- Vorratsbeschaffung: Hier werden große Mengen an Waren vorbestellt, sodass Nachschub in kleinen Intervallen geliefert wird. Nicht nur laufende, sondern auch zukünftige Aufträge können damit abgedeckt werden – die Produktion kommt dadurch nicht zum Stillstand.
- Just-in-time-Beschaffung: Durch die Just-in-time-Beschaffung werden Waren, kurz bevor sie benötigt werden, geliefert. Hierbei werden mit Lieferanten geringe Stückzahlen vereinbart, sodass der Bedarf abgedeckt wird.
Beschaffungsprozess Ablauf: Welche Schritte gehören zum Beschaffungsprozess?
1) Bestand kontrollieren und Bedarf ermitteln
Bevor eine Bestellung herausgeht, wird der vorhandene Bestand kontrolliert und mit dem erforderlichen Bestand verglichen. Das betrifft alle möglichen Bereiche, wie Materialien für die Produktion, Software, Handwerkzeuge, aber auch Bürobedarf.
Anschließend wird der konkrete Bedarf mithilfe verschiedener Methoden ermittelt:
- Nach der deterministischen Methode: Es werden exakte Stücklisten aus dem Primärbedarf erstellt
- Nach der stochastischen Methode: Aus vergangenen Verbrauchswerten werden Prognosen für die Zukunft erstellt.
- Nach der heuristischen Methode: Der Bedarf wird geschätzt.
Durch die regelmäßige Erfassung von beispielsweise Stückzahlen und Preisen gewinnt man Kennzahlen, die dabei helfen, konkrete Aussagen über den Lagerbestand zu treffen: wie über den Durchschnittsverbrauch oder den benötigten Mindestbestand.
2) Bestellanforderungen einreichen
Wurde der Lagerbestand geprüft, werden die Bestellanforderungen eingereicht. Hierbei werden Spezifikationen zum Preis und zur Menge gemacht, aber auch zum Zeitrahmen, zu dem die Waren gebraucht werden. Bei einer elektronischen Bestellanforderung wird der Bedarf in einem zentralen Einkaufssystem gebündelt.
3) Preise aushandeln und Bestellung aufgeben
Vor der Bestellung werden verschiedene Lieferanten verglichen und Angebote eingeholt. Neben dem Preis spielen auch andere Faktoren eine Rolle: Qualität der Waren, die Warenverfügbarkeit, Lieferbedingungen, sowie mögliche Mengenrabatte.
Sobald die geplanten Ausgaben durch die Geschäftsführung freigegeben sind und eine Lieferantenbewertung getroffen wurde, wird die Bestellung zu den bestmöglichen Konditionen ausgelöst. Wird dafür ein E-Procurement-System verwendet, können Bestellungen, Lieferungen und Auftragsbestätigungen transparent nachverfolgt werden.
4) Waren annehmen und überprüfen
Beim Wareneingang ist es entscheidend, einen Bestellabgleich durchzuführen. Dabei muss der Lieferschein mit den Waren übereinstimmen. Folgendes wird dabei geprüft:
- Sind alle Waren vollständig und korrekt am richtigen Lieferort eingetroffen?
- Kam es zu Lieferverzögerungen?
- Weisen Waren Mängel auf?
Anschließend werden die Waren im Warenwirtschaftssystem verbucht.
5) Rechnungen abwickeln
Sind alle Waren auf Vollständigkeit und Unversehrtheit überprüft, folgt die Rechnungsabwicklung. Dabei sollte die Zahlung rechtzeitig erfolgen, um mögliche Skonti zu nutzen und eine reibungslose Geschäftsbeziehung zu sichern.
Was sind die Ziele der Beschaffung?
Ziel der Beschaffung ist es, sicherzustellen, dass ein Unternehmen rechtzeitig mit allen Gütern und Dienstleistungen versorgt wird, die es benötigt. Dadurch sollen Waren zeitlich produziert und Kosten möglichst optimal genutzt werden, während die Qualität gewahrt bleibt.
- Kosteneinsparung
Wird der Beschaffungsprozess optimiert, besteht die Möglichkeit, Gesamtkosten für die Produktion und den Betrieb senken. Die Beschaffung hat direkten Einfluss auf die Gewinnmargen, aber auch auf die Qualität des Endprodukts. Einsparungen bei Rohstoffen wirken sich daher auch direkt auf diese aus.
- Nachhaltigkeit
Jedes Beschaffungsverfahren hat Auswirkungen auf die Umwelt. Unternehmen tragen daher Verantwortung, ihre Einkaufsprozesse nicht nur wirtschaftlich, sondern auch nachhaltig zu gestalten. In Österreich können sich Unternehmen an der naBe Beschaffung orientieren.
- Qualität
Die Auswahl der richtigen Rohstoffe und Materialien beeinflusst maßgeblich die Qualität der Endprodukte und Dienstleistungen. Eine sorgfältig geplante Beschaffung stellt sicher, dass Qualitätsstandards eingehalten werden.
Beschaffung (Procurement) gegenüber Einkauf (Purchasing): Was ist der Unterschied?
Der Unterschied zwischen Beschaffung und Einkauf liegt in ihrem Umfang: Der Einkauf (Purchasing) ist Teil des Beschaffungsprozesses. Während der Beschaffungsprozess alle Phasen des Versorgungsablaufs beschreibt, wird beim Einkauf der Fokus nur auf Transaktionen gelegt. Dazu gehören Verhandlungen über Konditionen, der Wareneingang sowie die Abwicklung von Zahlungen.
