Digitale Helfer: So einfach kann „Papierkram“ sein
Papier ist out – aus Nachhaltigkeitsgründen, aber auch, weil die Kosten in den letzten Jahren explodiert sind. Der Papierkram, also das administrative Drumherum der Unternehmensführung, bleibt uns jedoch erhalten. Eine lästige Begleiterscheinung gerade in der Baubranche, in der man eigentlich lieber praktisch arbeitet, mit Händen und Maschinen Projekte verwirklicht und Kunden ihre Wünsche erfüllen will. Zum Glück gibt es mittlerweile digitale Hilfs-, aber auch „Hausmittel“, mit denen man den Administrationsaufwand deutlich verringern kann.
Das Wichtigste zu digitalen Helfern in Kürze
- Zur Reduzierung von "Papierkrams" sollten Unternehmen klare Hausmittel wie das Festlegen von Mail-Zeitfenstern und eine konsequente Ablagestruktur anwenden.
- Digitale Tools wie Buchhaltungs- und HR-Software automatisieren Prozesse, sparen Zeit und verringern die Fehleranfälligkeit bei der Dokumentation.
- Spezielle Dienstleister können administrative Aufgaben wie die Recherche nach Ausschreibungen übernehmen, um interne Ressourcen zu entlasten.
Warum das überhaupt wichtig ist? Nun, jede Arbeitsstunde kostet Geld – laut Statistik Austria rund 40 Euro. Und jede Arbeitsstunde, die nicht mit dem Kerngeschäft – zum Beispiel Bauarbeiten – und auch nicht mit Akquise zugebracht wird, kostet dieses Geld ohne „Return-on-Investment“. Wer den administrativen Aufwand reduziert, erreicht eine größere Wertschöpfung und mehr Spielraum für Investitionen.
WENIGER PAPIERKRAM: DIE HAUSMITTEL
1. Mails systematisieren
Zunächst: Jeder Unternehmer ist in erste Linie für seine Kunden da und erst dann für seine Mails. Das heißt, auch Sie müssen nicht 24 Stunden am Tag erreichbar sein und jede Nachricht sofort beantworten. Legen Sie stattdessen fixe Zeitfenster fest, in denen Sie sich um Ihren Papierkram, also den Posteingang, kümmern und ihn bereinigen.
Jedes Mail verlangt in gewisser Weise eine Handlung. Und für jede dieser Handlung sollte es Ordner geben. Manche müssen sofort beantwortet werden, bei anderen reicht es, wenn man zeitverzögert reagiert. Einige beinhalten konkrete Aufgaben, manche Termine und wieder andere Anfragen. Das eine oder andere Mail sollte an einen zuständigen Kollegen weitergeleitet werden. Und manche gehören einfach gelöscht. Am Ende des Tages sollte der Posteingang auf diese Weise weitgehend leer sein.
2. Nicht lange suchen
Eine kluge Ordner-Systematik empfiehlt sich nicht nur im Mail-Server. Generell sollte man nach Dokumenten, Rechnungen, Angeboten usw. nicht lange suchen müssen. Die ideale Struktur ist natürlich individuell, nahliegend sind jedenfalls die Ablagen „Kunden“, „Lieferanten“, „Personal“ und „Vertrieb“. Das gilt übrigens nicht nur für die digitale Ablage, sondern auch – wenn noch vorhanden – für physische Akten.
3. Effizienz bei Besprechungen
In jedem Unternehmen nehmen Besprechungen den Verantwortlichen und Mitarbeitern viel Zeit weg. 43 Prozent, das belegt nun der „State of Work Report“ des Chat-Anbieters Slack, sind völlig unnötig. Überlegen Sie also: Wofür braucht es wirklich ein Treffen, ob virtuell oder persönlich? Und wenn schon, wie kann man verhindern, dass sich dieses Treffen unnötig in die Länge zieht?
In jedem Fall sollten geeignete Tools für virtuelle Meetings bereitstehen (seit der COVID-Pandemie in den meisten Betrieben ohnehin eine Selbstverständlichkeit). Womit wir schon beim zweiten Teil unserer „Tipp-Parade“ angelangt sind.
WENIGER PAPIERKRAM: DIE TOOLS
1. Buchhaltungssoftware
Rechnungen schreiben, Belege erfassen, Angebote erstellen, Zahlungen prüfen, Mahnungen verschicken, Umsatz- und Vorsteuer berechnen und am Ende des Geschäftsjahres sogar bilanzieren – kaum vorstellbar, dass Buchhalterinnen und Buchhalter all das früher händisch erledigt haben. Heute gibt es ausgezeichnete Software-Systeme, mit denen man Zeit und eventuell auch Personal spart, vor allem aber Fehler vermeidet. Welche Buchhaltungssoftware darf es sein? Am besten eine, die auch Dokumentationsaufgaben erfüllt, denn …
2. Dokumentation
… auch elektronische Verzeichnisse über Inventar, Personal- und Projektmanagement, Kunden und Partner sind heutzutage ein Muss. Es gibt tatsächlich Systeme, die all diese Tasks vereinen. Das ist gut, denn nicht jeder Mitarbeiter ist ein IT-Experte – wenn er nur den Umgang mit einer Software erlernen muss, erleichtert ihm das die Arbeit.
Ziel ist die effiziente Dokumentation: Daten sollten so abgelegt und aufbereitet sein, dass alle Personen im Unternehmen, die Zugang brauchen, Zugang haben und das finden, was sie suchen. Und zwar in möglichst kurzer Zeit.
3. Personalmanagement
Das Stichwort Personalmanagement ist bereits gefallen. Personal ist ein großer Kostenfaktor und gleichzeitig ein Must-have. Aus beiden Gründen sollte man Mitarbeiter-Daten bestens im Griff haben. Eine zeitgemäße HR-Software unterstützt Firmeninhaber und Personalverantwortliche bei ihren täglichen Aufgaben, automatisiert Arbeitsabläufe, bereitet Informationen auf und erstellt automatische Reports. Die Vorteile sind die gleichen wie bei Dokumentationssystemen: Man wird schneller und weniger fehleranfällig.
Nicht vergessen sollte man darüber hinaus, potenzielle Mitarbeiter im Fokus zu behalten und so das Recruiting effizienter zu machen. Kurz gesagt also: Kontaktdaten griffbereit zu haben, wenn man sie benötigt.
WENIGER PAPIERKRAM: DER DIENSTLEISTER
Speziell für Unternehmen in der Baubranche gibt es noch die spezielle Möglichkeit, bestimmte administrative Arbeiten auszulagern und den Papierkram zu reduzieren. Es geht um die zeitaufwendige Recherche nach neuen Ausschreibungen und gewerblichen Hochbau-Projekten. DOCUmedia ist Österreichs führender Informationsdienstleister für die Baubranche und hat es sich zur Aufgabe gemacht, bundesweit spannende Ausschreibungen und gewerbliche Hochbauprojekte ausfindig zu machen und übersichtlich aufzubereiten.
Für Kunden bedeutet das: Was früher viel Manpower erfordert hat, lässt sich nun mit wenigen Klicks erledigen. Kontaktieren Sie uns gerne, um mehr zu erfahren.
Abschließender Hinweis
Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird bei Personenbezeichnungen und personenbezogenen Hauptwörtern auf dieser Website die männliche Form verwendet. Entsprechende Begriffe gelten im Sinne der Gleichbehandlung grundsätzlich für alle Geschlechter. Die verkürzte Sprachform hat nur redaktionelle Gründe und beinhaltet keine Wertung.
