Fristen im Vergaberecht: Ein Überblick

Bei offenen Verfahren mit vorheriger Bekanntmachung und bei Verhandlungsverfahren mit Bekanntmachung müssen sich Unternehmen um die Teilnahme am Vergabeverfahren bewerben, bevor sie ein Angebot einreichen können. Dazu müssen sie einen Teilnahmeantrag stellen – und das vor Ablauf der Teilnahmeantragsfrist. Auf Grundlage der Teilnahmeanträge wählen die Auftraggeber diejenigen Unternehmen aus, die zu einer Angebotslegung aufgefordert werden.

Die Teilnahmeantragsfrist beginnt im Oberschwellenbereich mit dem Tag der Absendung der Bekanntmachung an das Amt für Veröffentlichung. Ist die Bekanntmachung bereits durch eine Vorinformation erfolgt, beginnt die Frist an dem Tag der Absendung zur Aufforderung zur Interessensbestätigung. Den Interessierten müssen mindestens 30 Tage zur Verfügung gestellt werden. Im Unterschwellenbereich beginnt die Frist mit der erstmaligen Verfügbarkeit der Bekanntmachung und läuft mindestens 14 Tage lang.

Der Zeitraum, in dem das Angebot beim Auftraggeber eingehen muss, endet mit Ablauf der Angebotsfrist. Im Oberschwellenbereich beginnt diese mit dem Tag der Absendung der Bekanntmachung an das Amt für Veröffentlichungen und muss mindestens 30 Tage umfassen. Bei zweistufigen Verfahren beginnt sie mit dem Tag der Absendung der Aufforderung zur Angebotsabgabe. Wenn zentrale öffentliche Auftraggeber (Bundesministerien, Bundeskanzleramt, BBG, AIT und BRZ) den Auftrag vergeben, müssen mindestens 25 Tage bis Ablauf der Angebotsfrist vergehen. Alle anderen können die Frist mit den ausgewählten Bewerbern vereinbaren. Tun sie dies nicht, muss die Frist mindestens zehn Tage betragen.

Bei offenen Verfahren im Unterschwellenbereich beginnt sie mit der erstmaligen Verfügbarkeit der Bekanntmachung und umfasst mindestens 20 Tage, bei zweistufigen Verfahren mindestens zehn Tage. Der Auftraggeber im dynamischen Beschaffungssystem kann jedoch einvernehmlich eine kürzere Frist festlegen.

Die Nichtverwendung elektronischer Medien kann die Frist um fünf Tage verlängern. Wenn eine Vorinformation mindestens 35 Tage und höchstens 12 Monate vor der Auftragsbekanntmachung erfolgt oder dringende Gründe vorliegen kann sie hingegen verkürzt werden. In diesen Fällen kann die Angebotsfrist im offenen Verfahren auf 15 Tage und im nicht offenen Verfahren oder Verhandlungsverfahren auf 10 Tage verkürzt werden.

Wenn Teilnehmer eines Vergabeverfahrens den Auftraggeber zeitgerecht um zusätzliche Auskünfte ersuchen, muss der Auftraggeber diese unverzüglich, jedoch spätestens sechs Tage und bei beschleunigten Verfahren spätestens vier Tage vor Ablauf der Angebotsfrist beziehungsweise Teilnahmefrist allen Teilnehmern zur Verfügung stellen.

Wenn ein Unternehmer unvollständige oder fehlerhafte Unterlagen übermittelt hat, bekommt er vom Auftraggeber die Möglichkeit, diese zu verbessern, zu erläutern oder nachzusenden. Dazu muss er eine angemessene Frist einräumen. Meistens wird bereits in den Ausschreibungsunterlagen festgelegt, welche Frist in solchen Fällen einzuhalten ist. Bei derart mangelhaften Unterlagen, dass diese zum Ausschluss des Bieters führen, muss der Auftraggeber das Unternehmen nicht zur Nachreichung auffordern.

Innerhalb der Zuschlagsfrist müssen Auftraggeber den Zuschlag erteilen. Sie beginnt mit Ablauf der Angebotsfrist und dauert maximal fünf Monate, in Ausnahmefällen sieben Monate. Wenn in der Ausschreibung keine Zuschlagsfrist angegeben ist, beträgt sie einen Monat. Grundsätzlich soll diese möglichst kurzgehalten werden, da bis zur Zuschlagserteilung die Bindefrist läuft, was bedeutet, dass Bieter an ihr Angebot gebunden sind und dieses nicht zurückziehen können. Es gibt jedoch zwei Fälle, in denen die Zuschlagsfrist verlängert werden kann:

• Auf Ersuchen der Auftraggeberseite kann ein Bieter die Bindungswirkung seines Angebots erstrecken.
• Auf Ersuchen des Bieters kann der Auftraggeber diesen aus der Bindung seines Angebots entlassen, aber nur, wenn dieses Angebot nicht für eine Zuschlagserteilung in Betracht kommt.

Nachdem mitgeteilt wurde, welchem Bieter der Zuschlag erteilt werden soll, beginnt die Stillhaltefrist. Diese beträgt bei eVergaben 10 Tage, ansonsten 15 Tage. In dieser Zeit darf der Auftraggeber den Zuschlag nicht erteilen, damit ein unterlegener Bieter die Zuschlagsentscheidung durch ein Vergabekontrollgericht prüfen lassen kann, bevor ein Vertrag abgeschlossen wird.

Die Fristsetzung liegt im Aufgabebereich der Auftraggeber. Doch diese sind, wie wir gesehen haben, nicht vollkommen frei. Sie müssen sich an Mindestfristen der EU oder des österreichischen Vergaberechts halten. Und auch Bieter sind nicht machtlos. Bezweifeln sie etwa die Rechtmäßigkeit einer Vergabe und reichen rechtzeitig einen Nachprüfungsantrag ein, müssen gewisse Fristen verlängert werden. Auch für Bieterfragen kann zwar eine Frist von der Auftraggeberseite genannt werden, doch sie sind auch danach dazu verpflichtet, eingegangene Fragen zu beantworten. Die Frist ist in diesem Falle also eher eine Bitte als eine Verpflichtung, sollte wenn möglich aber eingehalten werden, um einen reibungslosen Ablauf des Vergabeverfahrens zu ermöglichen.

Wenn bestimmte Kriterien erfüllt sind, können diese Fristen verändert werden. Bei Aufträgen, die besonders dringend vergeben werden sollen, kann beispielsweise die Teilnahmefrist auf 15 Tage verkürzt werden. In manchen Fällen, etwa bei einer Berichtigung der Ausschreibungsunterlagen, muss zudem die Angebotsfrist verlängert werden.

Die Frist beginnt um 00:00 Uhr des Tages, an dem sie zu laufen beginnt. Wenn für den Beginn der Frist aber eine Handlung oder ein Ereignis ausschlaggebend ist, dann wird der Tag, auf den dieses Ereignis oder diese Handlung fällt, nicht mitgerechnet. Bei der Ermittlung des Zeitpunktes, an dem die Frist endet, werden alle Werktage gezählt - also alle Tage außer Samstage, Sonntage und gesetzliche Feiertage. Eine nach Tagen bemessene Frist endet mit Ablauf der letzten Stunde des letzten Tages. Das fristauflösende Ereignis, etwa der Tag des Ablaufs der Angebotsfrist, wird nicht mitgerechnet.

Fristen im Vergabeverfahren sind bindend, das bedeutet, dass Bieter, die eine Frist verpassen (insbesondere die Angebotsfrist), zwingend vom Vergabeverfahren ausgeschlossen werden müssen.

Wer beginnt, sich mit dem Vergaberecht auseinanderzusetzen, ist oft überfordert. Unzählige Regeln, die je nach Art der Leistung und Auftragswert anders vergeben werden und dann gibt es auch noch für alles mögliche Fristen, die auch ständig variieren. Es ist verständlich, dass Sie das erst einmal abschreckt – aber lassen Sie sich nicht entmutigen! Egal ob Sie im Fenster- und Türenbau arbeiten oder Elektroarbeiten ausführen, öffentliche Ausschreibungen bieten für alle Unternehmen in Österreich großen Potential. Mit ein wenig Geduld und Übung können Sie sich da reinarbeiten und Sie sind auch nicht allein. In unserer Ausschreibungsdatenbank, dem Xplorer, finden Sie ohne viel Aufhebens die wichtigsten Informationen zu interessanten Ausschreibungen und Projekten. So erfahren Sie auch, mit wem Sie sich bei Fragen an die Auftraggeberseite in Verbindung setzen können.