Ein Leitfaden zur Angebotsabgabe – erfolgreich auf Ausschreibungen bewerben!

Bevor Sie ein geeignetes Angebot abgeben können, müssen Sie natürlich auch interessante Ausschreibungen finden. Aber wo werden diese veröffentlicht?

In Österreich werden öffentliche Ausschreibungen grundsätzlich gebündelt im Auftragnehmerkataster Österreich (ANKÖ) veröffentlicht - dort können Sie sich also über Ausschreibungen für Elektroarbeiten, Aufträge für Türenbau, in Bregenz oder Klagenfurt informieren. Die Ausschreibungsdatenbank regelt eine transparente, effiziente und rechtssichere Vergabe von Leistungen. Unternehmen können dort täglich etwa 2.500 neue Bekanntmachungen samt Ausschreibungsunterlagen und Informationen zu Auftraggebern einsehen. Auch wir bei DOCUmedia sammeln neue und interessante Ausschreibungen in unserer Datenbank und bieten Ihnen darüber hinaus zusätzlichen Service im Rahmen von Vergabeverfahren. Bei uns können Sie individuelle Filter zu Ihrer Region oder Branche anlegen und sich automatisch benachrichtigen lassen, wenn es relevante Projekte gibt. Mit CPV-Codes oder konkreten Suchbegriffen können Sie jedoch auch gezielt nach bestimmten Aufträgen suchen, um sich anschließend mithilfe unserer Tipps und Tricks zu bewerben.

Wenn Sie interessante Ausschreibungen in der Datenbank gefunden haben, stellt sich nun die Frage: Wie gehen Sie weiter vor, um sich optimal auf die Angebotsabgabe vorzubereiten?

Dafür ist es besonders wichtig, die Ausschreibungsunterlagen sorgfältig zu lesen. Diese enthalten alle notwendigen Informationen, um ein passendes Angebot erstellen zu können, darunter:

• die Leistungsbeschreibung,
• der Ablauf des Vergabeverfahrens,
• die Verfahrensbedingungen,
• das Vertragsdokument,
• die Formblätter.

Alle Anforderungen, die in den Ausschreibungsunterlagen genannt werden, müssen von den Bietenden bei der Bewerbung eingehalten werden. Häufig kommt es vor, dass potenzielle Auftragnehmer Details übersehen und folglich kein konformes Angebot abgeben. Um das zu vermeiden und die eigene Zuschlagschance zu erhöhen, sollten daher alle Unterlagen gelesen und die Kriterien vorab geprüft werden. Anhand dieser Schritte können Sie bereits entscheiden, ob Sie für die Ausschreibung geeignet sind. Stellen Sie sich also die Fragen: Können Sie alle Mindestanforderungen erfüllen? Reichen Ihre Kapazitäten aus, um die Leistung zu erbringen und können Sie alle Liefertermine und Fristen einhalten?

Bei der Durchsicht der Ausschreibungsunterlagen können Unklarheiten auf Seite der Bietenden aufkommen. In diesem Fall ist es ratsam die Bieterfragen unverzüglich an den Auftraggeber zu stellen und sich die erforderlichen Informationen einzuholen. Stellen Sie lieber eine Frage zu viel, als aufgrund unnötiger Fehler in der Bewerbung vom Verfahren ausgeschlossen zu werden. Wichtig ist, das Problem beziehungsweise die Frage klar und deutlich zu formulieren, um Zeit zu sparen und vermeidbare Rückfragen zu umgehen. Die Auftraggeber sind dazu verpflichtet, die Bieterfragen zu beantworten und ergänzende Informationen an alle Bietenden gleichermaßen weiterzuleiten.

Sind alle grundlegenden Fragen geklärt, können Bietende auf dieser Basis nun ein konformes Angebot für die jeweilige Ausschreibung erstellen. Aber was gehört eigentlich alles darein? Die folgenden Punkte sollten in jedem Angebot enthalten sein, um alle wesentlichen Anforderungen zu erfüllen:

• Name und Geschäftssitz des Bietenden
• alle Preise inklusive der Aufgliederung
• Teilleistungen, die an Subunternehmen weitergegeben werden sollen
• Alternativangebote
• falls erforderlich, ein Vadium als Sicherheit bei einem möglichen Rücktritt des Bieters vom Angebot
• ggf. eine Poststelle für den Empfang
• alle geforderten Unterlagen
• sonstige Erläuterungen

Hinweis: Nachweise zur Bietereignung rechtzeitig beschaffen

Unternehmen müssen für die Angebotserstellung häufig auch Nachweise erbringen, die ihre Eignung zur Ausführung der geforderten Leistung belegen. Das können zum Beispiel Strafregisterauszüge, Firmenbuchauszüge, Auszüge aus dem Gewerberegister oder Auskünfte zur Liquidität beziehungsweise Bonität Ihres Unternehmens sein. Dabei ist es wichtig, dass Sie diese Nachweise zeitnah beschaffen und zudem sicherstellen, dass diese aktuell sind, um ein vollständiges Angebot abgeben zu können. Stellen Sie sich also vor der Angebotsabgabe die Frage: Können Sie alle Anforderungen zur Leistungserbringung erfüllen und haben Sie die notwendigen Eignungsnachweise dafür beschafft? Erst, wenn Sie alle Eignungsanforderungen erfüllen und die zugehörigen Nachweise beschaffen konnten, ist Ihr Angebot bereit zur Abgabe!

Haben Sie Ihr Angebot erstellt und alle Angaben noch einmal gründlich überprüft, ist es nun Zeit für die Angebotsabgabe. Dabei ist es wichtig, nicht überstürzt zu handeln, sondern auf die Fristen des jeweiligen Verfahrens zu achten. Alle Angebote von Bietenden müssen bis zum Ablauf der Angebotsfrist vollständig bei der Vergabestelle eingereicht werden. Bis zum Ablauf dieser Frist können Sie Ihr Angebot verändern oder auch zurückziehen, danach sind Sie im Rahmen der Bindefrist und bis zum Ablauf der Zuschlagsfrist jedoch an das Angebot gebunden. Sollten Sie sich dafür entscheiden, von ihrem Angebot zurückzutreten, müssen Sie dies dem Auftraggeber unverzüglich mitteilen. Verspätet eingegangene Angebote werden automatisch vom Vergabeverfahren ausgeschlossen. Unser Ratgeberartikel zu Fristen im Vergaberecht führt im Einzelnen auf, wie lang die verschiedenen Fristen jeweils sind. In der Regel hängen diese von Faktoren wie der Verfahrensart, der Dringlichkeit, dem Auftragswert oder der Nutzung elektronischer Medien ab. Alle Angebote werden schließlich bis zu dem Zeitpunkt der Öffnung durch die Vergabestelle unter Verschluss gehalten.

Wie können Angebote abgegeben werden?

Angebote können sowohl in elektronischer Form als auch in Papierform abgegeben werden. Welches Verfahren jeweils angewendet wird oder erforderlich ist, wird in den Ausschreibungsunterlagen eindeutig geregelt. In den folgenden Fällen sind Auftraggeber jedoch dazu verpflichtet, nur elektronische Angebote anzunehmen:

• bei Verfahren im Oberschwellenbereich,
• bei einem Auftrag oder einer Rahmenvereinbarung einer zentralen Beschaffungsstelle,
• bei elektronischen Auktionen,
• bei einem dynamischen Beschaffungssystem und
• bei Verwendung eines elektronischen Kataloges.

Die e-Vergabe im Oberschwellenbereich ist seit 2018 verpflichtend geworden. Zentrale Beschaffungsstellen müssen ihre Vergabeverfahren bereits seit 2017 elektronisch durchführen. Das bedeutet eine durchgängige elektronische Kommunikation bei Bau-, Liefer- und Dienstleistungen zwischen Bietenden und Auftraggebern. Ein elektronischer Austausch mit der Vergabestelle ist jedoch nur möglich, wenn Sie zuvor im e-Vergabe-System registriert ist. Angebote, die nicht elektronisch abgegeben werden, dürfen in den betroffenen Vergabeverfahren nicht berücksichtigt werden. Daher ist es wichtig, dass Sie die Bestimmungen zur Angebotsabgabe kennen und die richtige Form einhalten. Aber auch im Unterschwellenbereich wird mittlerweile häufig die digitale Angebotsabgabe angewendet, da dies in der Regel effizienter und unkomplizierter abläuft als die Vergabe in Papierform. In einigen Ausnahmefällen können jedoch auch Verfahren, die grundsätzlich als e-Vergabe durchgeführt werden müssen, von der Papierform Gebrauch machen, wenn zum Beispiel eine physische Abgabe von Modellen oder Ähnlichem erforderlich ist.

Alle Bietenden dürfen bei der elektronischen Angebotsabgabe beliebig viele Dateien hochladen, die in der Summe ein zusammenhängendes Angebot darstellen. Die Dateianhänge können später unter Umständen im Öffnungsprotokoll angezeigt werden. Achten Sie daher darauf, neutrale Dateinamen zu verwenden.

Damit Sie erfolgreich an den ausgewählten Vergabeverfahren teilnehmen, ist es wichtig, dass Sie die wesentlichen Regelungen kennen und einhalten. So vermeiden Sie unnötige Fehler, die gegebenenfalls zum Ausschluss führen könnten. Dazu gehört insbesondere die Beachtung der Grundsätze des Vergaberechts: Transparenz, Gleichberechtigung, Nichtdiskriminierung und Wettbewerb. Diese beeinflussen einen Großteil der Kriterien bei der Angebotsabgabe und müssen während des gesamten Verfahrens gewährleistet werden. Mithilfe verschiedener Vorschriften im Vergaberecht soll dies unterstützt werden. Dazu zählen zum Beispiel:

1. Antworten auf Bieterfragen werden allen Bietenden gleichermaßen mitgeteilt
2. Verschlüsselung der Angebote elektronisch oder im Umschlag
3. (elektronische) Unterschrift durch die Bietenden
4. einheitliche Angebotsfrist
5. Pflicht zur Dokumentation der Angebotsöffnung

Außerdem dürfen Sie grundsätzlich nur ein Hauptangebot pro Ausschreibung abgeben. In Ausnahmefällen kann es gestattet sein, mehrere Angebote einzureichen, sofern sich diese inhaltlich und qualitativ unterscheiden. Die Abgabe eines Angebotes mit demselben Inhalt, zu einem anderen Preis ist jedoch nicht möglich. Darüber hinaus wird die Abgabe von Angeboten im Vergaberecht nicht vergütet. Lediglich in bestimmten Sonderfällen, wenn besondere Arbeiten wie die Erstellung komplexer Modelle verlangt werden, kann eine Vergütung gezahlt werden. Diese gilt dann für jeden Bieter, der ein konformes Angebot abgibt.

Elektronische Signatur bei Angeboten

In der Regel wird bei der elektronischen Angebotsabgabe auch eine elektronische Signatur benötigt. Damit können die erforderlichen Dokumente beziehungsweise Unterlagen unterschrieben und Ihr Unternehmen authentifiziert werden. In Österreich ist eine elektronische Signatur mit einer handschriftlichen Signatur gleichzusetzen. Bei elektronischen Angeboten in Textform ist keine elektronische Signatur notwendig. Diese Alternative ist eine lesbare und unterschriftlose Erklärung des Bietenden zur Angebotsabgabe auf einem dauerhaften Datenträger, die den Namen des Erklärenden sowie des Unternehmens enthält und maschinell ausgefüllt wird.

Es kann durchaus vorkommen, dass Ihnen nach Abgabe des Angebotes ein inhaltlicher Fehler oder ein Irrtum auffällt. Grundsätzlich kann das Angebot nach Ablauf der Angebotsfrist jedoch nicht mehr verändert und nicht mehr zurückgezogen werden. Sollten sich also beispielsweise Fehler bei den Preisangaben eingeschlichen haben, sind diese in der Regel verbindlich. Das kann für Ihr Unternehmen schwerwiegende Folgen haben, wenn Sie den Zuschlag erhalten und durch den Fehler zum Beispiel in wirtschaftliche Engpässe geraten. Bei Nichterfüllung des Auftrages kann außerdem Schadensersatz verlangt werden. Einen möglichen Ausweg stellt jedoch die Anfechtung wegen Irrtums dar. Dies ist möglich, wenn eine fehlerhafte Angabe im Leistungsverzeichnis auf einem Übertragungsfehler bei der Übertragung der Preisangaben beruht (Erklärungsirrtum). Sollten Sie sich bei der Angebotserstellung jedoch lediglich verrechnet haben (Kalkulationsirrtum), kann das Angebot nicht angefochten werden. Aus diesem Grund ist es wichtig, das Angebot vor der Abgabe gründlich zu überprüfen, um solche Komplikationen zu vermeiden.

Sie wissen nun, welche Anforderungen mit Angeboten im Vergaberecht zusammenhängen und wie sie sich vorbereiten sowie anschließend geeignete Angebote erstellen können. Achten Sie vor allem auf die Vollständigkeit des Angebots. Überprüfen Sie lieber alles einmal zu viel, als im Nachhinein festzustellen, dass eine Unterschrift fehlt oder der Nachweis nicht mehr aktuell ist. Kleine Fehler werden schnell übersehen, lassen sich jedoch auch einfach vermeiden. Fragen Sie, wenn nötig, nach und überlegen Sie genau, auf welche Ausschreibung Sie sich bewerben möchten. DOCUmedia bietet Ihnen neben einer umfassenden Ausschreibungsdatenbank auch zusätzlichen Service mit Schulungen zu Vergaberechtsthemen oder einem persönlichen Kundenbetreuer. So können Sie individuelle Probleme oder Fragen besprechen und Ihre Erfolgswahrscheinlichkeiten für neue Aufträge steigern - Sei es für Maurerarbeiten oder den Gerüstbau, wir unterstützen Sie auf dem Weg zu mehr Umsatz. Profitieren Sie von unseren Tipps und Tricks zur bestmöglichen Angebotserstellung im Vergaberecht!