Ausschreibungsunterlagen

Im Vergaberecht sind Auftraggeber dazu verpflichtet, im Rahmen einer Ausschreibung die zugehörigen Ausschreibungsunterlagen für potentielle Bieter zur Verfügung zu stellen. Sie beinhalten alle relevanten Informationen und Dokumente, die für die Erstellung eines Angebotes erforderlich sind. Sowohl der Auftraggeber als auch die bietenden Unternehmen sind an die Inhalte der Ausschreibungsunterlagen gebunden. Dabei unterscheidet man im Vergaberecht zwischen dem Ober- und Unterschwellenbereich. Abhängig davon, ob der Auftragswert die EU-Schwellenwerte überschreitet, werden Aufträge europaweit oder national ausgeschrieben. Diese Differenzierung wirkt sich auch auf die Veröffentlichung und die Inhalte der Ausschreibungsunterlagen nach dem Bundesvergabegesetz 2018 (BVergG 2018) aus.

Der Auftraggeber erklärt in den Ausschreibungsunterlagen aus kaufmännischer, technischer und rechtlicher Sicht, welche Leistungen er beschaffen möchte und wie die entsprechenden Konditionen lauten. Dabei nennt er jegliche Bedingungen zur Ausführung der Leistungen sowie den Ablauf des Verfahrens inklusive der damit verbundenen Regelungen. Die genauen Anforderungen an Ausschreibungsunterlagen variieren je nach Verfahrensart, folgende Inhalte sind jedoch nach § 91 BVergG 2018 mindestens enthalten:

• Informationen zum Auftraggeber beziehungsweise zur vergebenden Stelle.
• Aufforderung zur Angebotsabgabe in Form eines Anschreibens an die Bewerber.
• Vertragsunterlagen inklusive Leistungsbeschreibung und Vertragsbedingungen.
• Informationen zur Art der Vergabe (Ober- oder Unterschwellenbereich, Zuschlagsprinzip).
• Bewerbungsbedingungen, wie erforderliche Nachweise, Zuschlagskriterien und weitere Regeln der Vergabeart.
• Gegebenenfalls Formblätter zur Angebotserstellung.

Ausschreibungsunterlagen im Baubereich

Ausschreibungsunterlagen im Bau enthalten zusätzlich Informationen zu besonderen Vertragsaspekten oder -bedingungen. Das können Listen mit relevanten Anlagen oder möglichen Gleitklauseln, wie die Lohn- oder Stoffpreisgleitklausel sein. Darüber hinaus enthalten die Ausschreibungsunterlagen häufig auch eine detaillierte Beschreibung der Baumaßnahmen. Dazu zählen auch Angaben zur Preisermittlung oder wichtige Einheitspreise, die zur Beschreibung der Bauleistung notwendig sind. Dadurch soll vermieden werden, dass es zu Widersprüchen oder Unklarheiten kommt, die den Vergabeprozess erschweren können.

Mithilfe der Ausschreibungsunterlagen gibt die auftraggebende Stelle den potenziellen Bietern die Möglichkeit, sich ein objektives Bild über den Auftraggeber und die ausgeschriebene Leistung zu machen. Auf Basis dieser Informationen und Dokumente können die Unternehmen entscheiden, ob sie für den Auftrag geeignet sind und daraufhin ein Angebot erstellen. Anhand der Ausschreibungsunterlagen können die Bieter außerdem prüfen, ob alle Dokumente und Angaben vollständig sind.

Eine wesentliche Bedingung, die im Rahmen der Erstellung von Ausschreibungsunterlagen eine Rolle spielt, ist der Grundsatz zur Gleichbehandlung. Die Leistung muss vollständig, neutral und verständlich beschrieben werden. Außerdem muss die Vergleichbarkeit der eingegangenen Angebote gewährleistet werden, indem alle Preise unmittelbar und risikofrei von den potentiellen Bietern ermittelt werden können. Darüber hinaus dürfen keine Markennamen, Patente oder Typen- beziehungsweise Herkunftsbezeichnungen genannt werden, außer eine genaue Beschreibung des Leistungsgegenstandes ist auf andere Weise nicht möglich. Ebenso sind Vertragsstrafen für Fristüberschreitungen oder Ähnliches nur in besonderen Ausnahmefällen und unter Angabe konkreter Grenzwerte anzugeben. Das kann beispielsweise der Fall sein, wenn durch den Vertragsbruch erhebliche Nachteile für den Auftraggeber entstehen.

Die Anforderungen an die Veröffentlichung von Ausschreibungsunterlagen hängen von der jeweiligen Form des Verfahrens ab. Handelt es sich um ein Vergabeverfahren mit vorheriger Bekanntmachung, so müssen die Ausschreibungsunterlagen elektronisch, kostenlos, uneingeschränkt, vollständig und auf direktem Weg zur Verfügung gestellt werden. Dafür wird in der Bekanntmachung oder der Aufforderung zur Interessensbestätigung ein passender Internet-Link eingefügt. Die Ausschreibungsunterlagen müssen dort bis zum Ablauf der Angebotsfrist verfügbar sein.

Bei Vergabeverfahren ohne vorherige Bekanntmachung werden die Ausschreibungsunterlagen den aufgeforderten Unternehmen gemäß § 90 BVergG 2018 direkt elektronisch zugesendet, sofern dadurch der Schutz der Vertraulichkeit nicht gefährdet wird.

In beiden Fällen ist eine nicht-elektronische Übermittlung nur möglich, wenn die Vergabe im Unterschwellenbereich stattfindet oder eine physische Zusendung zwingend notwendig ist.

Die Ausschreibungsunterlagen können bei Vorliegen wichtiger Gründe in einzelnen Teilen durch den Auftraggeber geändert werden. Die Bieter müssen dem Auftraggeber nach § 125 Abs. 6 BVergG 2018 unverzüglich mitteilen, wenn sie der Meinung sind, dass eine Berichtigung erforderlich ist und dadurch die Angebotserstellung erheblich beeinflusst wird. Eine Berichtigung ist jedoch nur dann möglich, wenn dadurch kleine Fehler oder Ungenauigkeiten korrigiert oder einzelne Positionen beziehungsweise Leistungen geringfügig ergänzt werden. Es darf zu keiner wesentlichen Änderung der Vertragsdaten oder der Inhalte kommen. Im Falle einer grundlegenden Änderung wird das Verfahren von der entsprechenden Vergabestelle aufgehoben. Alle Änderungen müssen den Bietenden gleichermaßen übermittelt werden.

Bieter haben die Möglichkeit, die Ausschreibungsunterlagen nach BVergG 2018 anzufechten, wenn sie der Meinung sind, dass diese die Anforderungen nicht erfüllen. In diesem Fall kann die Person einen Nachprüfungsantrag beim zuständigen Verwaltungsgericht (Bundes- oder Landesverwaltungsgericht) einreichen. Grundsätzlich führt das jedoch nicht zu einer Unterbrechung des Vergabeverfahrens, weshalb zusätzlich die Einreichung einer einstweiligen Verfügung empfohlen wird. Nachprüfungsanträge können nach § 343 Abs. 1 und 3 BVergG im Unterschwellenbereich bis spätestens sieben Tage und im Oberschwellenbereich bis spätestens zehn Tage vor Ende der Angebotsfrist abgegeben und die Ausschreibung somit angefochten werden.

Bieter sollten anhand der Ausschreibungsunterlagen prüfen, ob alle notwendigen Informationen vollständig enthalten sind. Dabei ist es auch ratsam, die Unterlagen frühzeitig durchzusehen, um keine Fristen zu versäumen und mögliche Fehler rechtzeitig zu entdecken. Folgende Fragen können dabei berücksichtigt werden:

• Sind alle notwendigen Angaben enthalten, die zur Kostenermittlung notwendig sind?
• Sind die Angaben in der Leistungsbeschreibung und im Leistungsverzeichnis eindeutig?
• Kann die beschriebene Leistung auf diese Weise umgesetzt werden?
• Werden die Kriterien für den Zuschlag hinreichend beschrieben, dass die Angebotserstellung möglich ist?
• Werden Nachweise gefordert, die nicht mit dem Auftragsgegenstand zusammenhängen?