Warum KMU an öffentlichen Ausschreibungen teilnehmen sollten

Die Antwort ist ein klares Ja. Kleine und mittlere Unternehmen (KMU) können nicht nur an öffentlichen Ausschreibungen teilnehmen, es gibt sogar zahlreiche Regelungen, die dafür sorgen sollen, dass die Teilnahme für KMU einfacher wird. Sowohl bei der nationalen Vergabe von Aufträgen innerhalb Österreichs als auch bei europaweiten Vergabeverfahren wird die wichtige Rolle von KMU für Wirtschaft und Entwicklung anerkannt.

Für die Vergabe auf nationaler Ebene ist insbesondere das Bundesvergabegesetz 2018 (BVergG 2018) von Relevanz. Im § 20 Abs. 8 BVergG 2018 findet sich ausdrücklich eine Bestimmung zu Gunsten von KMU: „Die Konzeption und Durchführung eines Vergabeverfahrens soll nach Möglichkeit so erfolgen, dass kleine und mittlere Unternehmen am Vergabeverfahren teilnehmen können“. Auch bei nicht-offenen und Verhandlungsverfahren ohne Bekanntmachung sind laut § 122 Abs. 2 BVergG 2018 “nach Möglichkeit insbesondere kleine und mittlere Unternehmen zu berücksichtigen” und “die aufgeforderten Unternehmen sind so häufig wie möglich zu wechseln”.

Um Vergabeverfahren für KMU zugänglich zu machen, werden beispielsweise größere Beschaffungen in Lose aufgeteilt. Satt eines großen Auftrags gibt es dann Teil- oder Fachlose, die beispielsweise die Arbeiten nach Gewerken aufteilen. Wenn öffentliche Auftraggeber das Beschaffungsobjekt nicht in Lose aufteilen, müssen sie dies rechtfertigen können. Zudem kann das Gebot, die öffentliche Vergabe nachhaltiger zu gestalten, dafür sorgen, dass KMU diese besser erfüllen können, da sie naturgemäß eher kurze Anfahrtswege haben und auf robuste und regionale Lieferketten setzen.

Auch bei den Eignungskriterien gibt es Anforderungen: Das Diskriminierungsverbot verlangt, dass diese grundsätzlich von Unternehmen jeder Größer erfüllbar sein müssen, da ihr Fehlen von vorneherein zum Ausschluss eines Bieters führt. Können sie nur von größeren Unternehmen erfüllt werden, bedarf dies einer sachlichen Rechtfertigung. Auch die Zuschlagskriterien dürfen nicht auf ein bestimmtes Produkt zugeschnitten werden, dass unter Umständen sogar nur für einzelne Unternehmen zugänglich ist. Wenn ein spezifisches Produkt genannt wird, muss der Zusatz “oder gleichwertig” aufgenommen werden.

Auch auf EU-Ebene wird die Wichtigkeit von KMU für eine klimaneutrale, ressourceneffiziente und agile digitale Wirtschaft gesehen. Die 25 Millionen kleinen und mittleren Unternehmen bilden das Rückgrat der EU-Wirtschaft, weshalb die Beteiligung von KMU an der Vergabe öffentlicher Aufträge auch oberhalb der Schwellenwerte gestärkt werden soll. Um das zu erreichen hat die EU-Kommission insbesondere vier Lösungsansätze:

• die Ausweitung der losweisen Vergabe,
• die strategische und innovationsfördernde Vergabe,
• die Digitalisierung von Vergabeverfahren und
• die Überlassung der Rechte des geistigen Eigentums an die KMU, damit sie diese vermarkten können.

Darüber hinaus werden Auftraggeber, die sich besonders an KMU-freundliche Beschaffungspraktiken halten und mit internationalen Handelspartnern zusammenarbeiten, mit einem Gütesiegel ausgezeichnet, was einen weiteren Reiz für öffentliche Auftraggeber darstellt, gezielt kleine und mittlere Unternehmen in ihre Beschaffungstätigkeiten einzubeziehen.

Bei Großaufträgen können KMU die wirtschaftlichen und technischen Leistungsanforderungen in der Regel nicht erfüllen. Allerdings werden bei Bietergemeinschaften die technischen Fähigkeiten und wirtschaftlichen Kapazitäten aller Bieter summiert, sodass auch Gemeinschaften, die aus mehreren KMU bestehen, die Möglichkeit einer erfolgreichen Teilnahme haben.

Auf EU-Ebene ist die elektronische Vergabe bereits Pflicht und auch auf nationaler Ebene wird sie durch verschiedene Anreize forciert. Das ist gut für KMU, denn die e-Vergabe erleichtert es diesen, an den Vergabeverfahren teilzunehmen. Die Verfahren sind weniger fehleranfällig, da man digital durch die Angebotsabgabe geleitet wird. Das sorgt auch für nennenswerte Kosten- und Zeitersparnisse, die vor allem für KMU einen großen Vorteil darstellen.

Seit 2018 können Bieter ihre Eignung in der ersten Stufe statt über Nachweise auch über eine sogenannte Eigenerklärung bestätigen. Das erleichtert KMU die Teilnahme, weil sie die zeitintensive Beschaffung von Nachweisen erst angehen müssen, wenn es realistisch ist, dass sie den Zuschlag erhalten.

Wer sich fragt, wie eine Ausschreibung zu bearbeiten ist, sollte sich die Ausschreibungsunterlagen einmal so ansehen, als seien sie eine Bedienungsanleitung – denn im Grunde sind sie genau das. Die Unterlagen genau durchzulesen und exakt das zu tun, was darin beschrieben steht, ist in den meisten Fällen ausreichend, um ein formell und inhaltlich hochwertiges Angebot abzugeben. Aber wie bei einem neuen Kleiderschrank gilt auch hier: Unaufmerksamkeit und der Gedanke “Jaja, ich weiß schon wie das geht.” sorgen für kleine Fehler, die schnell zu einem Scheitern des ganzen Projekts führen können. Wer also gründlich arbeitet kann sich einen teuren Vergabeexperten oder gar einen betreuenden Rechtsanwalt sparen.

Öffentliche Aufträge bieten für Unternehmen große Sicherheit und Entwicklungschancen. Das sollte sich kein Unternehmen entgehen lassen, unabhängig von der Größe. Versuchen Sie es also! Nehmen sie einmal an einer Ausschreibung teil, denn selbst wenn sie den Zuschlag nicht erhalten, profitieren sie beim nächsten Mal von der Erfahrung und sind nicht mehr der unbekannte Neuling.

Natürlich ist es am Anfang überfordernd, passende Ausschreibungen zu recherchieren, alle Informationen zusammenzutragen und ein angemessenes Angebot abzugeben. Aber zum einen, wird es Ihnen mit der Zeit immer leichter fallen und zum anderen, gibt es verschiedene Servicedienstleister wie DOCUmedia AT, die sie bei der Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen unterstützen. Wenn Sie sich also dazu entschieden haben, in Zukunft mehr auf öffentliche Aufträge zu setzen, informieren wir Sie gerne über unser umfangreiches Serviceangebot.