e-Vergabe
e-Vergabe beschreibt eine vollelektronische Abwicklung des Vergabeverfahrens, also von A(usschreibung) bis Z(uschlag).
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Definition e-Vergabe
e-Vergabe ist kurz für elektronische Vergabe. Bei einer elektronischen Vergabe wird das Vergabeverfahren unter Nutzung elektronischer Informations- und Kommunikationsmittel vollelektronisch abgewickelt.
Im Oberschwellenbereich
Seit Oktober 2018 sind öffentliche Auftraggeber verpflichtet, Vergabeverfahren oberhalb der Schwellenwerte elektronisch abzuwickeln. Das umfasst:
- Die Bekanntmachung,
- Die Verfügbarkeit von Ausschreibungsunterlagen und
- Jegliche Kommunikation zwischen Auftraggebern und Bietern in allen Phasen des Vergabeverfahrens, also zum Beispiel die Übermittlung von Teilnahmeanträgen und Angeboten, aber auch das Stellen und Beantworten von Bieterfragen.
Im Unterschwellenbereich
Im Unterschwellenbereich besteht keine Pflicht zur elektronischen Vergabe. Allerdings bringt sie auch hier einige Vorteile mit sich. Beispielsweise müssen Fristen im Vergaberecht in der Regel um zehn Tage verlängert werden, wenn nicht elektronisch vergeben wird, was den Beschaffungsprozess insgesamt in die Länge zieht.
Ablauf eines e-Vergabeverfahrens aus Bietersicht
Die Verlegung des Vergabeverfahrens in den digitalen Raum bedeutet auch einige Veränderungen des Ablaufs. Aus Bietersicht sieht der Ablauf eines e-Vergabeverfahrens wie folgt aus:
- Suche nach Ausschreibungen auf den Beschaffungsplattformen im Internet
- Registrierung für den Download der Unterlagen
- Angebotserstellung
- Stellen von Bieterfragen über die Plattform
- Angebotsabgabe über einen verschlüsselten und elektronisch signierten Upload auf dem entsprechenden Portal
- Das Angebot wird beim Eingang mit einem Zeitstempel versehen und die Signatur überprüft
- Nach Ablauf der Angebotsfrist kann der Auftraggeber die Angebote abrufen, prüfen und bewerten
Grundsätzlich beschleunigt die e-Vergabe den Ablauf des Vergabeverfahrens. Bieterfragen werden beispielsweise viel schneller übermittelt und können auf direktem Wege beantwortet werden. Zudem ist ein elektronisches Vergabeverfahren weniger fehleranfällig und von äußeren Umständen abhängig als die herkömmliche Auftragsvergabe. Verlorengegangene Unterlagen auf dem Postweg gehören beispielsweise der Vergangenheit an.
Um Ausschreibungen in im Internet zu suchen, bieten sich verschiedene Wege an. Das ANKÖ ist bei der eVergabe die erste Anlaufstelle. Über das Auftragsnehmerkataster Österreich müssen alle österreichischen Unternehmen Ausschreibungen, die elektronisch abgewickelt werden sollen, teilen. Auf diesem Portal finden sich die neuen Projekte und Eignungsnachweise können unkompliziert übersendet werden. Wer umfangreichere Informationen zu den Ausschreibungen erhalten möchte und auch von zusätzlichen Servicedienstleistungen wie Schulungen profitieren will, sollte darüber hinaus eine kommerzielle Auftragsdatenbank wie den Xplorer von DOCUmedia AT in Anspruch nehmen.
Technische Voraussetzungen
Die Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen, also auch an e-Vergabeverfahren, ist kostenlos. Dennoch gibt es einige Soft- und Hardware, die Sie benötigen, um an einer e-Vergabe teilzunehmen. Dazu gehören vor allem:
- Eine leistungsfähige Internetverbindung (für den Störungsfall verfügen Sie idealerweise sogar über mehr als eine funktionierende Internetverbindung),
- Ein PC oder ein Notebook mit Internetzugang,
- Aktuelle Betriebssysteme und Software, die mit dem Portal kompatibel ist (Im Zweifelsfall kann dies vorab mit den Portalbetreibern besprochen und getestet werden) und
- Eine qualifizierte elektronische Signatur.
Grundsätzlich können Angebote als ÖNORM-Datenträger oder Excel-Datei hochgeladen oder direkt im Portal geteilt werden. Wenn Sie das erste Mal mit einem Portal arbeiten, empfiehlt es sich, zunächst einen Testaccount zu erstellen und den Umgang mit diesem zu testen. Insbesondere die Funktionsweise der elektronischen Signatur sowie der Upload von (umfangreichen) Dateien kann so erprobt werden.
Was bringt die e-Vergabe?
Wie bereits erwähnt, kann eine Auftragsvergabe durch die e-Vergabe beschleunigt werden, ist weniger fehleranfällig und tendenziell ist es einfacher, an der Vergabe teilzunehmen. Zudem sorgt die e-Vergabe für mehr Transparenz, senkt die Transaktions- und Prozesskosten für Auftraggeber sowie Auftragnehmer und kann zur Verbesserung der Beschaffungsergebnisse beitragen.
Wichtiger Hinweis
Es kann immer zu einer Überlastung des Portals kommen oder das Internet bei Ihnen fällt einmal aus. Auch andere technische Probleme können die Angebotsabgabe erschweren oder zeitweise verhindern. Deswegen sollten Sie die Unterlagen niemals erst im letzten Moment hochladen, sondern immer etwas Puffer einplanen.
