Vergabeverfahren

Für die Vergabe von Aufträgen öffentlicher Auftraggeber an Unternehmen sind sogenannte Vergabeverfahren erforderlich. Diese Verfahren finden dann Anwendung, wenn bestimmte Kriterien für eine Direktvergabe von Bau-, Liefer- und Dienstleistungsaufträgen nicht mehr erfüllt werden können. Auftraggeber können selbst entscheiden, welche Verfahrensart sie für die Vergabe des Auftrags verwenden möchten:

• Offenes Verfahren
• nicht offenes Verfahren
• Verhandlungsverfahren

Unter bestimmte Kriterien können alternativ folgende Verfahrensarten gewählt werden:

• wettbewerblicher Dialog
• Innovationspartnerschaft
• Besonderer Dienstleistungsauftrag
• dynamisches Beschaffungssystem

Vereinzelt sind auch private Auftraggeber zur Vergabe per Vergabeverfahren angehalten. Sogenannte Sektorenauftraggeber, die beispielsweise für die allgemeine Versorgung mit Wasser, Energie oder Verkehr zuständig sind oder andere AG, die beispielsweise zu einem bestimmten Anteil subventioniert werden, sind laut Bundesvergabegesetz an Vergabeverfahren gebunden.

Öffentliche Auftraggeber sind bei der Vergabe von Aufträgen von Bauaufträgen, Lieferung- und Dienstleistungen an das österreichische bzw. europäische Vergaberecht gebunden. Demnach können sie ab einem bestimmten Auftragswert nicht frei entscheiden, an wen der Auftrag vergeben wird, sondern müssen ein formales Vergabeverfahren beachten.

Ausnahme: Die Direktvergabe

Eine direkte Vergabe eines Auftrags an ein Unternehmen ist nur dann zulässig, wenn der geschätzte Auftragswert die aktuelle Oberschwellengrenze nicht übersteigt. Erfolgt eine vorherige Bekanntmachung erhöht sich die Grenze für Bauaufträge auf und für Liefer- und Dienstleistungsaufträge. Ein formales Vergabeverfahren ist in diesen Fällen nicht von Nöten.

Es gibt diverse Gründe, die regulierte Verfahren für die Vergabe von Aufträgen rechtfertigen. Die Bindung an Vergabeverfahren gilt dabei sowohl für Aufträge innerhalb Österreichs, also etwa in Amstetten oder Baden, als auch EU-weit. Ab wann ein AG einen Auftrag nicht nur national, sondern europaweit ausschreiben muss, ist im jeweiligen Schwellenwert festgehalten.

Rationale für Vergabeverfahren

Das übergeordnete Ziel von Vergabeverfahren ist es, einen Auftrag an das Unternehmen zu vergeben, das für den Auftraggeber aus wirtschaftlicher Sicht am günstigsten ist. So soll gewährleistet werden, das mit den zur Verfügung stehenden finanziellen Mitteln sparsam umgegangen wird und Korruption und Vetternwirtschaft vermieden wird. Die formale Strukturierung des Vergabeprozesses trägt dazu erheblich bei.

Berücksichtigung kleiner und mittlerer Unternehmen (KMU)

Gemäß § 20 Abs. 8 BVerG sind öffentliche Auftraggeber dazu angehalten, das Vergabeverfahren nach Möglichkeit so zu gestalten, dass auch kleine und mittelständische Unternehmen daran teilnehmen können. So muss ein Auftrag nicht vollständig von einem einzigen Unternehmen übernommen werden. Stattdessen können Teilleistungen an mehrere Unternehmen vergeben werden, etwa aufgeteilt nach den Gewerken. Ein Bauvorhaben besteht dann aus mehreren sogenannten Losen und Trockenbauarbeiten, Gerüstbauarbeiten oder Holzbauarbeiten werden von KMU übernommen, die in diesem Gebiet spezialisiert sind. Sollte ein Auftraggeber seine Eignungskriterien so festlegen, dass ausschließlich große Unternehmen mitbieten können, ist eine sachliche Rechtfertigung dafür erforderlich. Das Ziel der Vergabe von Losen ist es, die Diskriminierung von KMU auszuschließen und den Wettbewerb zwischen den Bietern zu verstärken.

Schwierigkeiten der Teillosbildung

Die Umsetzung der Teillose ist jedoch in der Praxis oftmals mit Schwierigkeiten verbunden, insbesondere dann, wenn die einzelnen Lose nicht optimal aufeinander abgestimmt sind. Bei der Bestimmung der Anzahl und Werte der zu vergebenen Lose müssen Auftraggeber den Schwellenwert beachten, um eine ungewollte Kategorisierung in den Oberschwellenbereich zu vermeiden.

In einem Vergabeverfahren gibt es mehrere Fristen, die von Auftraggeber- bzw. Teilnehmerseite einzuhalten sind. Abhängig davon, ob es sich um ein Vergabeverfahren im Ober- oder Unterschwellenbereich handelt, gelten unterschiedliche Fristen für die Teilnahmeantragstellung oder für den Eingang von Angeboten.

• Die Teilnahmeantragsfrist beschreibt die Frist, die Unternehmen haben, um nach Bekanntmachung einer Ausschreibung den Teilnahmeantrag an den AG zu übermitteln.
• Die Angebotsfrist beginnt mit der Bekanntmachung einer Vergabe und endet je nach Angebotswert nach mindestens 20 bzw. 30 Tagen. In dieser Zeit haben Unternehmen die Möglichkeit, ein Angebot für eine Ausschreibung zu unterbreiten und dieses zu korrigieren. Außerdem können Bieterfragen geklärt werden.
• Mit der Bindefrist wird der Zeitraum festgelegt, in der Bieter ihr Angebot aufrechterhalten müssen.
• Nach Verstreichen der Zuschlagfrist wird der Zuschlag vergeben.
• Die Stillhaltefrist gewährt allen Bietern die Möglichkeit, Einspruch gegen die Zuschlagsentscheidung zu erheben.

Die Dauer der Fristen hängen in erster Linie von der Verfahrensart ab. Unter bestimmten Voraussetzungen wie beispielsweise bei Dringlichkeit können Fristen verkürzt werden. Die Regelung zu allen Fristen sind im BVerG 2018 festgehalten.

Für die Vergabe öffentlicher Aufträge im Bauwesen stehen diverse Vergabeverfahren zur Auswahl.

Offenes Verfahren

Wird für die Vergabe eines Auftrags ein offenes Verfahren gewählt, kann eine unbeschränkte Anzahl von Unternehmen ein Angebot unterbreiten. Wird dabei der Oberschwellenbereich nicht überschritten werden die Aufträge auf nationaler Ebene als öffentliche Ausschreibungen bekanntgegeben.

Nicht-offenes Verfahren

Fällt die Wahl auf ein nicht offenes Verfahren wird die Teilnahme an der Angebotsabgabe eingeschränkt. Bei einem nicht offenen Verfahren ohne vorherige Bekanntmachung lädt der Auftraggeber mindestens drei Unternehmen dazu ein, ein Angebot abzugeben. Ein nicht-offenes Verfahren mit vorheriger Bekanntmachung erlaubt hingegen, dass sich eine unbegrenzte Anzahl von Unternehmen mit einem Teilnahmeantrag darauf bewirbt, ein Angebot abgeben zu dürfen. Alle ausgewählten Unternehmen werden dann in der zweiten Stufe vom Auftraggeber zur Abgabe eines Angebots aufgefordert.

Verhandlungsverfahren

Das Verhandlungsverfahren sieht es vor, dass Auftraggeber und Bieter die Vertragsbedingungen aushandeln, bevor der Zuschlag an ein oder mehrere Unternehmen erteilt wird. Auch hier unterscheidet man zwischen Verhandlungsverfahren mit und ohne vorheriger Bekanntmachung.

Wettbewerblicher Dialog

Ein wettbewerblicher Dialog kann nach einem Verhandlungsverfahren mit vorheriger Bekanntmachung stattfinden, um Bedarf und Leistungen konkret zu besprechen. Bieter können somit mehr Einfluss auf das Verhandlungsergebnis haben.

Innovationspartnerschaft

Dieses Vergabeverfahren kann nur angewendet werden, wenn es sich um innovative Bau- und Dienstleistungen sowie Ware handelt, deren Angebot auf dem Markt noch nicht vorhanden oder stark eingeschränkt ist.

Ein Vergabeverfahren gilt dann als abgeschlossen, wenn die Wartefrist abgelaufen ist und der Zuschlag offiziell erteilt wurde. Sollte aus bestimmten Gründen eine Aufhebung der Ausschreibung erforderlich sein, gilt auch dies als formale Beendigung des Vergabeverfahrens. Hierfür müssen öffentliche Auftraggeber jedoch einen sachlichen Grund vorweisen können, um nicht Schadensersatz leisten zu müssen.

Veröffentlichung des Zuschlags

Der öffentliche Auftraggeber muss spätestens 30 Tage nach Zuschlagserteilung die Vergabe eines Auftrags im Oberschwellenbereich innerhalb Österreichs und europaweit veröffentlichen (§ 62 Abs. 1 BVerG). Ausgenommen davon sind Aufträge, die mittels Rahmenvereinbarungen vergeben wurden und in den Unterschwellenbereich fallen.