Verhandlungsverfahren

Bei offenen oder nicht offenen Verfahren gilt ein striktes Verhandlungsverbot. Unter bestimmten Voraussetzungen ist es allerdings sinnvoll, wenn Auftraggeber und interessierte Unternehmen Verhandlungen führen können, bevor diese ein bindendes Angebot abgeben. Bei einem Verhandlungsverfahren kann über fast den gesamten Auftragsinhalt verhandelt werden, sowohl über die zu erbringende Leistung als auch über den Preis. Um dem Gleichbehandlungsgebot beziehungsweise dem Diskriminierungsverbot gerecht zu werden, gibt es aber selbstverständlich auch Grenzen. Eine Maßnahme ist zum Beispiel, dass Verhandlungsverfahren in der Regel mit vorheriger Bekanntmachung stattfinden, sodass alle Unternehmen einen Teilnahmeantrag stellen können. In Ausnahmefällen gibt es auch Verhandlungsverfahren ohne vorherige Bekanntmachung.

Bei einem Verhandlungsverfahren mit Bekanntmachung wird eine unbeschränkte Anzahl von Unternehmen öffentlich zur Abgabe von Teilnahmeanträgen aufgefordert. Unter den Unternehmen, die Anträge eingereicht haben, wird anhand zuvor festgelegter Kriterien ausgewählt, welche Bewerber zur Angebotsabgabe aufgefordert werden. Danach kann über den gesamten Auftragsinhalt verhandelt werden.

1. Veröffentlichung der Auftragsbekanntmachung: Diese muss die Ausschreibungsunterlagen samt vollständiger Leistungsbeschreibung und Zuschlagskriterien beinhalten. Es müssen Mindestanforderungen für das Angebot festgelegt werden, die nicht verhandelbar sind und die bei Nicht-Erfüllen zum Ausscheiden des Angebots führen. Besonders zu beachten sind zudem die Fristen für die Abgabe der Teilnahmeanträge beziehungsweise des Angebots.
2. Abgabe und Prüfung der Teilnahmeanträge: Nachdem die Teilnahmeeinträge beim Auftraggeber eingegangen sind, werden diese mit Bezug auf die Eignungskriterien hin überprüft. Bei einer Beschränkung der Zahl der Bieter erfolgt die Auswahl auf Basis zuvor festgelegter Auswahlkriterien. Die Bieter sind darüber in Kenntnis zu setzen, ob sie zur Angebotsabgabe aufgefordert sind. Die Angebotsfrist muss die gesetzlichen Mindestfristen erfüllen.
3. Angebotsabgabe und -öffnung: Bieter haben kein Recht an der Angebotsöffnung von Verhandlungsverfahren teilzunehmen. Ungültige Angebote werden außerdem ausgeschieden.
4. Verhandlungen: Mit den übrigen Bietern werden nun Verhandlungen vorgenommen. Der Auftraggeber hat allerdings auch die Möglichkeit, Verhandlungen, durch Festlegung in den Ausschreibungsbedingungen, gänzlich entfallen zu lassen. Wurde dies nicht getan, muss mindestens eine Verhandlungsrunde durchgeführt werden. Dabei darf über alles außer die Mindest- und Zuschlagskriterien verhandelt werden.
5. Abgabe des Letztangebots: Innerhalb von 15 Tagen müssen alle Bietenden über den Verlauf und Fortschritt der Verhandlungen informiert werden. Nach Abschluss der Verhandlungen ist den verbliebenen Bietern eine einheitliche Frist für die Abgabe eines Letztangebots zu geben. Dieses ist nicht mehr verhandelbar und bildet die Grundlage für die Zuschlagserteilung.

Bei einem Verhandlungsverfahren ohne vorherige Bekanntmachung wird eine beschränkte Anzahl geeigneter Unternehmen zur Angebotsabgabe aufgefordert. Auch hierbei kann über den gesamten Auftragsinhalt verhandelt werden.

Im Unterschwellenbereich und im Sektorenbereich ist das Verhandlungsverfahren mit vorheriger Bekanntmachung frei wählbar. Oberhalb der Schwellenwerte muss ein Grund vorliegen, der zur Inanspruchnahme dieser Verfahrensart legitimiert. Diese Gründe sind allerdings so weit gefasst, dass fast alle Leistungen so beschaffen werden können. Eine Ausnahme bilden beispielsweise Standardprodukte. Zu den Gründen, die die Wahl des Verhandlungsverfahrens im Oberschwellenbereich legitimieren, gehören:

• Der Auftraggeber hat spezielle Bedürfnisse, etwa weil er nicht in der Lage ist, zu beurteilen, welche Lösungen der Markt zu bieten hat.
• Der Auftrag bedingt Verhandlungen, beispielsweise um das beste Preis-Leistungsverhältnis zu erzielen.
• Es werden konzeptionelle oder innovative Lösungen benötigt, etwa weil der Leistungsgegenstand sowohl Bau- als auch Dienstleistungen beinhaltet.
• Ein offenes oder nicht offenes Verfahren ist nicht möglich, da der Auftragsgegenstand nicht ausreichend technisch spezifiziert werden kann.
• Ein vorangegangenes offenes oder nicht offenes Verfahren ohne Bekanntmachung war erfolglos.

Das Verhandlungsverfahren ohne vorherige Bekanntmachung ist nur in Ausnahmefällen zulässig. Diese können etwa sein:

• Erfolglosigkeit eines vorangegangenen offenen oder nicht offenen Verfahrens mit Bekanntmachung,
• Vorliegen von technischen Gründen oder Ausschließlichkeitsrechten,
• Einzigartigkeit einer künstlerischen Leistung,
• dringende und zwingende Gründe außerhalb der Sphäre des Auftraggebers (dieser Anwendungsfall kommt nur selten zum Tragen, etwa bei Naturkatastrophen),
• neue oder zusätzliche Leistungen, die in der Wiederholung gleichartiger Leistungen bestehen (auch hier ist der Tatbestand eng gefasst, diese Möglichkeit muss beispielsweise bereits in der vorangegangenen Ausschreibung vorgesehen gewesen sein).

Es müssen mindestens drei Unternehmen eingeladen werden, sofern nicht nur ein Unternehmen in Frage kommt, etwa aufgrund von Ausschließlichkeitsrechten.

Wichtig ist dabei aber, dass die Grenzen der zulässigen Verhandlung zu beachten sind. Das betrifft insbesondere die vom Auftraggeber zu Beginn festgelegten Mindestanforderungen, welche nicht verhandelbar sind.