Offenes Verfahren

Das offene Verfahren im österreichischen Bundesvergabegesetz ist im § 279 des Bundesvergabegesetzes 2018 (BVergG 2018) geregelt.
Es ist eine Methode der öffentlichen Ausschreibung, bei der alle interessierten Anbieter gleichzeitig und ohne vorherige Auswahl zur Abgabe eines Angebots aufgefordert werden. Dieses Verfahren ist charakterisiert durch seine Transparenz und Offenheit, wodurch es einen freien und fairen Wettbewerb unter den Anbietern ermöglicht. Es wird häufig von öffentlichen Einrichtungen genutzt, um Aufträge für Bauvorhaben, Lieferungen oder Dienstleistungen zu vergeben. Im Rahmen des offenen Verfahrens werden alle Ausschreibungsbedingungen und Anforderungen öffentlich bekannt gemacht, sodass jeder qualifizierte Anbieter die Chance hat, sein Angebot einzureichen. Dies fördert die Wettbewerbsgleichheit und trägt dazu bei, die bestmöglichen Angebote zu erhalten.

Das einstufige Vergabeverfahren

Das offene Verfahren ist ein einstufiges Verfahren. Eine Vorauswahl unter den Angeboten findet nicht statt. Obwohl die Eignungsprüfung und die Bewertung der Angebote rechtlich in zwei separate Schritte unterteilt sind, werden diese im offenen Verfahren zeitgleich durchgeführt.

Im Gegensatz dazu ist das nicht offene Verfahren mit Bekanntmachung ein zweistufiges Verfahren: Zuerst werden Unternehmen zur Abgabe von Teilnahmeanträgen aufgefordert, dann zur Abgabe von Geboten.

Das BVergG 2018 sieht folgende Verfahrensarten für die Vergabe von öffentlichen Aufträgen vor:

• Offenes Verfahren
• Nicht offenes Verfahren mit/ohne Bekanntmachung
• Verhandlungsverfahren mit/ohne Bekanntmachung

Unter besonderen Bedingungen kommen die folgenden Verfahren zur Anwendung:

• Rahmenvereinbarung
• Dynamisches Beschaffungssystem
• Wettbewerblicher Dialog
• Direktvergabe
• Direktvergabe mit vorheriger Bekanntmachung
• Innovationspartnerschaft
• Elektronische Auktion

Welches Verfahren Anwendung findet, wird maßgeblich durch den geschätzten Auftragswert bestimmt.

Wenn der Wert eines öffentlichen Auftrags die festgelegten EU-Schwellenwerte überschreitet, muss das Vergabeverfahren den EU-Vorschriften entsprechen. Diese Regeln sollen einen fairen Wettbewerb und eine transparente Vergabe über Ländergrenzen hinweg sicherstellen.

Liegt der Wert eines Auftrags unter den EU-Schwellenwerten, werden diese gemäß des BVergG 2018 national vergeben.

Gemäß § 33 BVergG 2018 sind das offene und das nicht offene Verfahren mit Bekanntmachung frei wählbar und immer zulässig, sowohl im Ober- als auch im Unterschwellenbereich. Daher können diese beiden, gleichgestellten Verfahren als Regelverfahren angesehen werden. Einen offiziellen Vorrang des offenen Verfahrens wurde jedoch im BVergG 2006 aufgegeben.

Offene Verfahren werden in den einschlägigen Publikationsmedien durch den Auftraggeber bekannt gemacht. Dazu zählen beispielsweise Printmedien wie das Amtsblatt der Stadt Wien, die Salzburger Landeszeitung sowie die amtliche Linzer Zeitung und die dazugehörigen elektronischen Publikationsmedien. Im Unterschwellenbereich genügt eine nationale Bekanntmachung, im Oberschwellenbereich ist die EU-weite Bekanntmachung verpflichtend.

In der Bekanntmachung muss der Gegenstand des Auftrags ausreichend dargestellt werden, damit Unternehmen beurteilen können, ob eine Teilnahme am Vergabeverfahren für sie möglich und zweckmäßig ist. Zudem muss in der Bekanntmachung festgelegt werden, an welchem Ort, bis zu welchem Zeitpunkt und unter welchen Bedingungen die Ausschreibungsunterlagen beim Auftraggeber angefordert werden können.

Beim offenen Verfahren wird gemäß § 31 Abs. 2 BVergG 2018 eine unbeschränkte Anzahl von Unternehmern öffentlich zur Abgabe von Angeboten aufgefordert. Jedes interessierte Unternehmen kann ein Angebot abgeben, gebietsmäßige Beschränkungen sind nicht zulässig.

Nach § 71 Abs. 1 BVergG beträgt die vom öffentlichen Auftraggeber festzusetzende Frist für den Eingang der Angebote mindestens 30 Tage. Die Angebotsfrist beginnt an dem Tag der Absendung der Bekanntmachung an das Amt für Veröffentlichungen.

Verlängerung der Frist
Die festgesetzte Angebotsfrist ist um fünf Tage zu verlängern, falls die Ausschreibungsunterlagen nicht gemäß § 89 Abs. 1 elektronisch zur Verfügung gestellt werden. Wenn Angebote nur erstellt werden können, nachdem eine Ortsbesichtigung durchgeführt oder zusätzliche Unterlagen zu den Ausschreibungsunterlagen eingesehen wurden, muss die Angebotsfrist entsprechend verlängert werden. Diese Verlängerung soll sicherstellen, dass alle beteiligten Unternehmen ausreichend Zeit haben, alle notwendigen Informationen für die Erstellung eines Angebots zu erhalten.

Verkürzung der Frist
Wenn ein öffentlicher Auftraggeber zwischen 35 Tagen und maximal 12 Monaten vor dem Versenden einer Bekanntmachung schon eine Vorinformation veröffentlicht hat, die alle zu diesem Zeitpunkt verfügbaren Details enthält, kann er die Fristen für Angebote verkürzen. Im offenen Verfahren kann die Frist auf 15 Tage verkürzt werden.

Wenn der öffentliche Auftraggeber die Dringlichkeit der Vergabe hinreichend begründen und deshalb die üblichen Fristen nicht einhalten kann, darf er kürzere Fristen festlegen. Im offenen Verfahren kann die Frist für Angebote in diesem Fall ebenfalls auf 15 Tage verkürzt werden.

Die eingegangenen Angebote sind unmittelbar nach Ablauf der Angebotsfrist zu öffnen und zu prüfen. Bis zu diesem Zeitpunkt sind die Anzahl und die Namen der Bieter geheim zu halten. Die Öffnung geschieht durch eine Kommission, die aus mindestens zwei fachkundigen Vertretern des Auftraggebers besteht. Dabei sind sowohl der festgesetzte Ort als auch die festgesetzte Zeit einzuhalten. Die Bieter dürfen grundsätzlich bei der Öffnung anwesend sein.

Die Angebotsprüfung erfolgt dann in drei Etappen:

1. Rechtzeitigkeit, Vollständigkeit, rechnerische Richtigkeit
2. Prüfung der Eignung des Anbieters (Zuverlässigkeit, Befugnis, Leistungsfähigkeit)
3. Prüfung der Angebote selbst

Es folgt die Zuschlagsentscheidung: Der Zuschlag wird dem technisch und wirtschaftlich Günstigsten oder dem Angebot mit dem niedrigsten Preis erteilt. Unter Einhaltung der gesetzlichen Stillhaltepflicht (je nach Art der Zustellung und Schwellenbereich fünfzehn, zehn oder sieben Tage) erfolgt im nächsten Schritt die Zuschlagserteilung, die die Annahme des Angebots des Bieters darstellt.

Verhandlungsverbot

Im offenen Verfahren gilt gemäß § 112 Abs. 3 BVergG 2018 ein striktes Verhandlungsverbot. Dieses Verbot gewährleistet die Gleichbehandlung aller Bieter. Gespräche zur Informationsgewinnung, wie zum Beispiel zur Klärung der wirtschaftlichen und technischen Leistungsfähigkeit, sind generell erlaubt, solange sie keine inhaltlichen Änderungen am Angebot bewirken.

Zuschlagsfrist bei offenen Verfahren

Die Zuschlagsfrist beginnt gemäß § 131 Abs. 1 mit dem Ablauf der Angebotsfrist. Sie umfasst die Zeitspanne, innerhalb der der Auftraggeber die Zuschlagserteilung anstrebt. Die Zuschlagsfrist ist kurz zu halten und darf maximal fünf, in Ausnahmefällen sieben Monate betragen. Ist in der Ausschreibung keine Zuschlagsfrist festgelegt, beträgt sie einen Monat.

In dieser Zeit ist der Bieter an sein Angebot gebunden.

Der Nachteil des offenen Verfahrens liegt im Verhandlungsverbot. Das offene Verfahren bietet keinerlei Spielraum für Anpassungen der Angebote nach der Einreichung, was in einigen Fällen zu weniger maßgeschneiderten Lösungen führen kann. Die Bieter haben müssen auf Anhieb ein passendes Gebot abgeben. Das kann mitunter zu einem aggressiven Preiswettbewerb führen, bei dem Unternehmen ihre Angebote zu niedrig ansetzen: Die Qualität und Nachhaltigkeit des Projekts werden beeinträchtigt. Insbesondere bei Aufgaben, die routinemäßig ausgeführt werden sollen, etwa Gerüstbauarbeiten oder einer Vielzahl an Elektroarbeiten, ist das Verfahren dennoch das zweckdienlichste.