Dynamisches Beschaffungssystem

Beim Dynamischen Beschaffungssystem handelt es sich um ein vollelektronisches Vergabeverfahren im Vergaberecht. International wird diese Form der Vergabe auch als Dynamic Purchasing System – oder kurz DPS – bezeichnet. Dabei muss die gesamte Kommunikation gemäß den Anforderungen des § 161 BvergG 2018, von der Einrichtung des Systems bis zur Auftragsvergabe, elektronisch durchgeführt werden. Die Nutzung der Papierform ist unzulässig. Bei anderen Vergabeverfahren besteht diese Pflicht lediglich, wenn die Vergabe oberhalb der Schwellenwerte stattfindet, das DBS muss jedoch auch im Unterschwellenbereich elektronisch stattfinden.

Zur besseren Differenzierung der Vergabeverfahren werden Dynamische Beschaffungssysteme, anhand von sachlichen Merkmalen, in drei Produktkategorien untergliedert.

• Waren
• Bauleistungen
• Dienstleistungen

Das Verfahren eignet sich dabei besonders für die Beschaffung sogenannter “off-the-shelf-Produkte" - oder anders ausgedrückt für die Beschaffung von Standardleistungen. Darunter versteht man Leistungen, bei denen die allgemein auf dem Markt verfügbaren Merkmale, den Anforderungen des Auftraggebers entsprechen. Die Produkte werden also bereits am Markt angeboten, wie es zum Beispiel bei Massenverbrauchsgütern der Fall ist. Der Auftraggeber muss den Gegenstand sowie den Umfang der Leistung in den Ausschreibungsunterlagen beschreiben. Da es sich um marktübliche Leistungen handelt, reicht eine allgemeine Definition derer jedoch aus.

Das Dynamische Beschaffungssystem beginnt mit der öffentlichen Aufforderung zur Abgabe von Teilnahmeanträgen an eine unbeschränkte Anzahl von Unternehmen. Der Auftraggeber muss allen Teilnehmenden dabei einen kostenlosen, direkten, uneingeschränkten und vollständig elektronischen Zugang zu den Ausschreibungsunterlagen sowie anderen relevanten Dokumenten, während der gesamten Laufzeit, gewährleisten. Für die Teilnahme oder die Nutzung der Unterlagen dürfen den Bietenden jedoch keine Kosten angerechnet werden (§ 161 Abs. 6 BVergG 2018). Nach dem Eingang des Teilnahmeantrags, prüft der Auftraggeber innerhalb von zehn Arbeitstagen, anhand zuvor festgelegter Kriterien, ob das Unternehmen die Eignungsanforderungen erfüllt. Sollte dafür eine Prüfung zusätzlicher Unterlagen notwendig sein, kann diese Frist auf 15 Tage verlängert werden. Durch den offenen Charakter des DBS können Unternehmen während der gesamten Laufzeit Teilnahmeanträge abgeben und sich somit bewerben.

Im Anschluss erfolgt eine gesonderte Aufforderung zur Abgabe von Angeboten in den bedarfsbezogenen Miniwettbewerben. Das bedeutet, dass während der Laufzeit eines DBS mehrere kleine Einzelaufträge vergeben werden können, die bei allen Unternehmen im Teilnehmerpool angefragt werden. Nachdem alle Angebote für die jeweilige Leistung abgegeben wurden, wird diese am Ende des Beschaffungsprozesses, von einem ausgewählten Auftragnehmer bezogen.

Beispiel eines Dynamischen Beschaffungssystems

Zum besseren Verständnis des Beschaffungsprozesses hier ein Beispiel aus der Praxis. Eine IT-Firma vergibt Aufträge im Rahmen eines dynamischen Beschaffungssystems mit einer Laufzeit von fünf Jahren und teilt dieses dafür in fünf Kategorien.

1. Analyse, Planung und Konzeptionierung,
2. Softwareanforderungs -und Testmanagement,
3. Softwarerealisierung
4. Pflege, Wartung, Betrieb und Support von IT-Verfahren und
5. IT-Projektmanagement

Das bedeutet, alle interessierten Unternehmen können sich für dieses Beschaffungssystem bewerben und individuell entscheiden, für welchen der Aufträge sie ein Angebot abgeben wollen, sofern sie die Eignungskriterien erfüllen.

Für die Durchführung eines DBS gibt es im Vergaberecht ein paar Besonderheiten, die beachtet werden müssen. Eine grundlegende Voraussetzung für das Beschaffungsverfahren ist, dass zuvor ein nicht offenes Verfahren mit vorheriger Bekanntmachung und ohne Zuschlagserteilung stattgefunden hat. Darüber hinaus handelt es sich beim DBS um einen fortlaufenden Wettbewerb. Wenn also ein Unternehmen aufgrund von Insolvenz oder Ähnlichem ausfällt, können andere Teilnehmer unmittelbar nachrücken.

Eine weitere Besonderheit des Dynamischen Beschaffungssystem ist die Zahl der Teilnehmer. Das DBS ist während der Gültigkeitsdauer für alle Unternehmen offen, das heißt, alle geeigneten Unternehmen sind zur Teilnahme an dem System zugelassen und können währenddessen jederzeit einen Teilnahmeantrag stellen. Grundsätzlich soll der Beschaffungsprozess jedoch rasch durchgeführt werden, um schnell einen passenden Bieter für die einzelnen Ausschreibungen zu finden. Der Auftraggeber kann das System auf unbestimmte oder bestimmte Zeit einrichten, der Auftragswert bemisst sich daraufhin nach allen Einzelaufträgen, die innerhalb dieser Laufzeit vergeben werden. Aus diesem Grund handelt es sich meist um Vergaben im Oberschwellenbereich.