Bieterfragen

Bieter können beziehungsweise müssen bei Unklarheiten in den Ausschreibungsunterlagen durch eine Bieterfrage Aufklärung verlangen. Dies ist wichtig, um einen fairen Wettbewerb zu gewährleisten. Der Auftraggeber der öffentlichen Ausschreibung ist dazu verpflichtet, diese Frage innerhalb einer bestimmten Frist zu beantworten.

Bis wann müssen Bieterfragen gestellt werden?

Die Bieter haben beim Stellen ihrer Bieterfragen keine gesonderte Frist zu beachten. Es ist egal, wie kurz vor Ablauf der Angebotsfrist die Frage beim Auftraggeber eintrudelt: Sie muss beantwortet werden. Zu kurzfristig gestellte Fragen können unter Umständen aber nicht mehr bei der Angebotserstellung berücksichtigt werden – sowohl von der fragenden Partei als auch bei anderen Bietenden. Deswegen sollten Bieterfragen immer so früh wie möglich gestellt werden.

Bis wann müssen Bieterfragen beantwortet werden?

Der öffentliche Auftraggeber muss eine Bieterfrage unverzüglich beantworten, spätestens aber sechs Tage, beziehungsweise bei einem beschleunigten Verfahren spätestens vier Tage vor Ablauf der Angebotsfrist. In der Regel müssen Bieterfragen und ihre Beantwortung in anonymisierter Form allen Teilnehmenden am Vergabeverfahren zur Verfügung gestellt werden. Ist die Antwort auf die Bieterfrage bereits in den Ausschreibungsunterlagen enthalten, reicht als Antwort ein Hinweis auf die entsprechende Stelle.

Wurde das Ersuch zeitgerecht gestellt, aber die Auskunft nicht fristgerecht gegeben, muss die Angebotsfrist verlängert werden. Wurde eine Bieterfrage kürzer als sechs Tage vor Ablauf der Angebotsfrist gestellt, muss diese unverzüglich beantwortet werden. Eine Verlängerung der Angebotsfrist ist in diesem Fall aber nicht nötig.

Anlässe für Bieterfragen sind zum Beispiel:

• Unklare Formulierung
• Offensichtliche Fehler in den Ausschreibungsunterlagen
• Widersprüche in den Ausschreibungsunterlagen
• Verdacht auf wettbewerbsverzerrende Kriterien

Für Bieterfragen gibt es keine bestimmten Formerfordernisse von Seiten des Vergaberechts. Allerdings wird in den Ausschreibungsunterlagen oft eine bestimmte Form verlangt, an die sich Bieter halten sollten.

Bieterfragen sind ein wichtiges Instrument, um einen fairen Wettbewerb zu ermöglichen. Die zusätzlichen Informationen oder Korrekturen ermöglichen es den Bietenden, bessere Angebote zu erstellen. Unter Umständen ermöglichen sie es auch mehr Bietenden, Angebote abzugeben beziehungsweise dass das Angebot nicht ausgeschlossen werden muss.

Bietende können durch die Bieterfragen den Forderungen der Auftraggeberseite näherkommen. Zudem ermöglichen sie auch den Auftraggebern die Möglichkeit, Unklarheiten zu beseitigen, bevor die Bieterseite ein Nachprüfungsverfahren in die Wege leitet, was mit deutlich mehr Aufwand und Verzögerungen verbunden ist. Bieterfragen ermöglichen es also, die Vergabe rechtssicherer zu gestalten.

In der Praxis kommt es im Zusammenhang mit Bieterfragen oft zu drei Problemen. Zum einen wird das Recht, Bieterfragen zu stellen, selten genutzt. Das liegt vermutlich daran, dass viele Bieter sich nicht schon vor der Angebotsabgabe mit dem Auftraggeber anlegen beziehungsweise diesen verärgern wollen. Des Weiteren antworten Auftraggeber oft (zu) spät, sodass Bieter die Auskunft nicht mehr bei der Angebotsbearbeitung berücksichtigen können. Das passiert aber vor allem, wenn die Bieterfrage erst kurz vor knapp eingeht. Das ist zwar rechtlich kein Problem, führt aber zu Schwierigkeiten in der Praxis, weshalb Bietende ihre Fragen immer so früh wie möglich stellen sollten. Zudem werden Fragen, die in den Augen der Auftraggeber nicht relevant sind, nur für den Fragenden beantwortet und nicht allen Bietern zur Verfügung gestellt. In der Regel werden Bieterfragen aber zu Sachen gestellt, über die mehrere Bietende gestolpert sind und die Auftraggeberseite hat nur eine sehr andere Wahrnehmung des Sachverhalts als die Bieterseite. Es empfiehlt sich also, auch bei Fragen, die unwichtig erscheinen mögen, die Fragen und Antworten allen Bietenden zur Verfügung zu stellen.