Angebotsöffnung

Bis nach Ablauf der Angebotsfrist bleiben alle eingegangenen Angebote verschlossenen beziehungsweise bei einer elektronischen Angebotsabgabe verschlüsselt. Zu einem festgesetzten Termin werden diese dann geöffnet und auf ihre Vollständigkeit hin überprüft. Diese Angebotsöffnung soll die Einhaltung der Vergabegrundsätze sichern.

Eine Angebotsöffnung wird im Bereich der Bauleistungen auch Submission genannt. Die Niederschrift der Submission wird entsprechend als Submissionsergebnis bezeichnet. Dieser Begriff ist in Österreich allerdings nicht so verbreitet, wie es etwa in Deutschland der Fall ist.

Vor der Angebotsöffnung stehen die Angebote unter Verschluss, sodass sie für Unbefugte unzugänglich sind und vor der Manipulation sowie Einsichtnahme durch Dritte zwecks Preisvergleichs geschützt sind. Die einzige Bearbeitung der Angebote vor der Öffnung besteht darin, dass auf die verschlossenen Couverts beim Eintreffen Datum und Uhrzeit des Eingangs notiert werden. Diese Daten müssen auch in einem Angebotseingangsverzeichnis dokumentiert werden. Über die eingegangenen Angebote, insbesondere über die Bieter und die Anzahl der Angebote, darf der Auftraggeber keine Auskunft erteilen. Diese Geheimhaltungspflicht steht unter strafrechtlicher Sanktion.

Je nach Vergabeverfahren weichen die Vorgaben bei der Angebotsöffnung voneinander ab. Die weitreichendsten formalen Vorgaben bestehen bei offenen und nicht offenen Verfahren in Papierform.

Angebotsöffnung bei elektronischer Abwicklung

Durch die elektronische Abwicklung eines Vergabeverfahrens entfallen zahlreiche Formalvorgaben an die Angebotsöffnung, da eine deutlich höhere Manipulationssicherheit besteht.

Angebotsöffnung bei offenen und nicht offenen Verfahren

Im Fall von Papierangeboten sieht das BVergG bei offenen Verfahren und nicht offenen Verfahren eine kommissionelle und formalisierte Angebotsöffnung vor, um die Fairness und Transparenz im Wettbewerb zu sichern und die Manipulation der Angebote zu verhindern. Unmittelbar nach Ablauf der Angebotsfrist muss der Auftraggeber die eingegangenen Angebote durch eine Kommission öffnen, verlesen und in einem Angebotsöffnungsprotokoll dokumentieren lassen – Ein Verstoß kann zur Rechtswidrigkeit der Zuschlagserteilung führen. Ausgenommen von begründeten Ausnahmefällen muss die Öffnung an einem festgesetzten Ort und zu einer festgesetzten Zeit unmittelbar nach Ablauf der Angebotsfrist stattfinden. Hat der Auftraggeber einen Termin in den Ausschreibungsunterlagen festgelegt, muss er diesen einhalten, auch wenn er nicht unmittelbar nach Ablauf der Angebotsfrist liegt.

Die Öffnung erfolgt durch eine vom Auftraggeber eingesetzte Kommission, welche aus mindestens zwei sachkundigen Vertretern des Auftraggebers besteht. Grundsätzlich haben Bietende nach § 133 Abs. 4 BVergG die Möglichkeit, an der Angebotsöffnung teilzunehmen. Wenn keine Bieter an der Angebotsöffnung teilnehmen, hat der Auftraggeber einen dritten sachkundigen Vertreter für die Kommission beizuziehen. Bieter dürfen allerdings nur aus triftigen Gründen von der Öffnung ausgeschlossen werden. Wenn Bieter die Möglichkeit haben, an der Angebotsöffnung teilzunehmen, sollten sie dies auf jeden Fall auch tun. So erhalten sie Kenntnis davon, welche Mitbewerber, mit welchem Preis ein Angebot abgegeben haben. Zudem können Unklarheiten beim eigenen Angebot direkt richtiggestellt und gegebenenfalls auf Fehler in den Angeboten der Mitbewerber hingewiesen werden. Im Protokoll ist festzuhalten, wer bei der Angebotsöffnung anwesend ist. Die anwesenden Bietenden beziehungsweise ihre Vertreter sollten das Protokoll unbedingt unterzeichnen.

Angebotsöffnung bei Verfahren von Sektorenauftraggebern

Bei Vergabeverfahren von Sektorenauftraggebern ist generell keine formalisierte Angebotsöffnung vorgesehen.

Angebotsöffnung bei Verhandlungsverfahren

Beim offenen und nicht offenen Verfahren haben die Bieter Anspruch auf ein Protokoll über die Angebotsöffnung. Beim Verhandlungsverfahren hingegen ist das Ergebnis der Öffnung geheim zu halten, damit der Wettbewerb ungestört stattfinden kann.

Bestimmte Angebotsteile sind bei der Angebotsöffnung gemäß § 133 Abs. 5 BVergG vorzulesen. Dazu gehören:

• Name und Geschäftssitz des Bieters.
• Der Gesamtpreis oder Angebotspreis mit Angabe aller Nachlässe und Aufschläge, ebenso wie alle Teilgesamtpreise oder Teilangebotspreise sowie die Variantenangebotspreise.
• Wesentliche Erklärungen der Bieter.
• Alle weiteren im Hinblick auf andere Zuschlagskriterien als dem Preis relevante und in Zahlen ausgedrückte Bieterangaben, deren sofortige Verlesung möglich und zumutbar ist und in den Ausschreibungsunterlagen angekündigt wurde.
• Ausschnitte aus Bieterschreiben, wenn in diesen einzelne Einheits- oder Positionspreise sowie Gesamtpreis oder Angebotspreis geändert werden.

Andere Angaben dürfen den Bietern nicht mitgeteilt werden.

Während die Angebote in der Reihenfolge ihres Eingangs beim Auftraggeber geöffnet werden, müssen einige Eckdaten in einem Angebotsöffnungsprotokoll festgehalten werden. Der Inhalt der Niederschrift umfasst:

• Datum und Uhrzeit zu Beginn und Ende der Angebotsöffnung.
• Geschäftszahl, Gegenstand und Hinweis auf die Art des Vergabeverfahrens.
• Namen aller Anwesenden.
• Zwingend verlangte, aber nicht vorhandene Beilagen.
• Vermerke über offensichtliche Angebotsmängel.

Zusätzlich zum Protokoll müssen alle Teile eines Angebots so markiert werden, dass ein nachträgliches Auswechseln feststellbar ist. Die Niederschrift ist von allen Mitgliedern der Kommission zu unterzeichnen. Bietenden, die zur Teilnahme an der Angebotsöffnung berechtigt waren, ist auf Verlangen eine Kopie des Protokolls auszuhändigen.

Der Verwaltungsgerichtshof (VwGH) hat festgelegt, dass ein Angebot, dass nicht beziehungsweise fehlerhaft verlesen wurde, unter Umständen als nicht abgegeben gilt. Eine unterbliebene Verlesung der Preise stellt etwa einen schweren und unbehebbaren Mangel dar, weil eine Angebotsöffnung nicht wiederholbar ist und dabei gemachte Fehler nicht sanierungsfähig sind. Es darf also kein Zuschlag auf diese Angebote erteilt werden. Dies gilt aber nicht für alle Fehler bei der Verlesung der Angebote, sodass im Einzelfall entschieden werden muss. Aus diesem Grund ist es für Bietende unter anderem wichtig, aktiv an der Angebotsöffnung teilzunehmen.