Öffentliche Aufträge: Pflichtinhalte und ihr Nutzen für Auftragnehmer
Wir haben uns an anderer Stelle bereits genau mit dem Bundesvergabegesetz beschäftigt. Es ist eine Art Lexikon für öffentliche Ausschreibungen, die Auftraggeber und auch die Auftragnehmer. Geregelt sind zum Beispiel Art und Weise der Ausschreibung, Schwellenwerte und Fristen. In diesem Blogbeitrag wollen wir uns mit einem besonderen Aspekt beschäftigen: Welche Informationen MÜSSEN öffentliche Ausschreibungen beinhalten? Und wie können sich teilnehmende Unternehmen diese Informationen zunutze machen?
Bereits bei Frage eins wird es etwas kompliziert – oder auch nicht, denn die Liste der Pflichtangaben in einer öffentlichen Ausschreibung ist ebenso lang wie nachvollziehbar. Der Einfachheit halber unterteilen wir sie in drei Themenbereiche:
Das Wichtige zu den Pflichtinhalten von öffentlichen Aufträgen in Kürze
- Öffentliche Ausschreibungen müssen Pflichtangaben liefern, darunter Basisinformationen wie der Auftraggeber, der Auftragsgegenstand, sowie die eindeutige und neutrale Leistungsbeschreibung.
- Ein Kernelement ist der geschätzte Auftragswert, der über die Unterscheidung zwischen unter- und oberschwelligen Projekten entscheidet und festlegt, ob eine EU-weite Ausschreibung nötig ist.
- Bieterinformationen wie Eignungs- und Zuschlagskriterien müssen vorab festgelegt werden, insbesondere ob das Billigst- oder Bestbieterprinzip zur Anwendung kommt.
1. Basisinformationen
Klarerweise muss aus einer öffentlichen Ausschreibung hervorgehen, wer der Auftraggeber ist. Klassische Auftraggeber sind Gebietskörperschaften wie Bund, Länder und Gemeinden, aber auch Einrichtungen des öffentlichen Rechts, zum Beispiel eine Pensionsversicherungsanstalt. Darüber hinaus können Sektorenauftraggeber (Gas-, Wasser oder Stromversorger, Post, Flughafenbetreiber usw.) und sonstige Auftraggeber, beispielsweise Baukonzessionäre, öffentliche Ausschreibungen vornehmen.
Weitere Basisinformationen sind der Auftragsgegenstand und die zu erbringenden Leistungen, Auskunfts- und Angebotsfrist sowie Informationen für die Einreichung von Angeboten (schriftlich oder elektronisch, Kontaktdaten usw.). Die Leistungsbeschreibung gewährleistet die Vergleichbarkeit von Angeboten. Sie sollte eindeutig, vollständig und neutral formuliert sein. Nötigenfalls sind auch technische Spezifikationen beizufügen, etwa in Form von Plänen, Mustern oder Modellen.
2. Auftrags- und Schwellenwert
Ein Kernelement jeder öffentlichen Ausschreibung ist der geschätzte Auftragswert. Bei der sogenannten Losvergabe, wenn ein Gesamtauftrag in einzelne Gewerke (Lose) aufgeteilt ist, handelt es sich um den Gesamtwert dieser Teiltätigkeiten. Neben der Bauleistung an sich sind auch erforderliche Waren und Dienstleistungen einzubeziehen, die der öffentliche Auftraggeber zur Verfügung stellt.
Der Auftragswert ermöglich die Unterscheidung zwischen unter- und oberschwelligen Projekten. Der Schwellenwert bei Bauaufträgen beträgt ab dem 1. Jänner 2026 5.404.000 Euro. Oberhalb dieses Betrags muss die Ausschreibung EU-weit erfolgen. Auch sind bestimmte Verfahrensarten – nicht jede Vergabe erfolgt im offenen Verfahren – nur im niederschwelligen Bereich erlaubt.
3. Bieterinformationen
Wichtig für einen potenziellen Auftragnehmer sind neben Ausschreibungsgegenstand, Auftragswert und Fristen vor allem Unterlagen und Nachweise, die bei der Angebotslegung beizubringen sind. Nicht zuletzt geht es dabei darum, zu prüfen, ob eine Firma für die Ausführung eines Auftrags geeignet ist. Der Auftraggeber ist verpflichtet, Eignungs- und auch Zuschlagskriterien festzulegen. Insbesondere muss angegeben werden, ob die Vergabe aufgrund des niedrigsten Preises oder des Preis-Leistungs-Verhältnisses erfolgt.
Unklare oder unvollständige Ausschreibungen
Sollte sich im Vergabeverfahren herausstellen, dass zum Beispiel die Leistungsbeschreibung unklar oder unvollständig ist, kann die ausschreibende Stelle die Ausschreibung berichtigen. Eine solche Berichtigung ist während der Angebotsfrist möglich, allerdings nur, wenn sich der Inhalt dadurch nicht wesentlich ändert. Schlimmstenfalls muss der Auftraggeber die öffentliche Ausschreibung widerrufen und den gesamten Prozess neu starten. In jedem Fall ist das nötig, wenn das Fehlen oder die unzureichende Gewichtung von Zuschlagskriterien die Ermittlung des Bestbieters unmöglich macht.
Der Nutzen für den Bieter
Das oberste Prinzip für einen Bieter in einer öffentlichen Ausschreibung ist: genau lesen! Ein unvollständiges Angebot, in dem zum Beispiel geforderte Nachweise fehlen, kann bereits ein Ausschlussgrund sein. Genauigkeit ist auch bei der Angebotslegung Trumpf, denn falsche Angaben oder Rechenfehler sind No-gos. Bei Unklarheiten sollte man das Recht nutzen, beim Auftraggeber nachzufragen (offizieller Begriff: Bieteranfrage).
Darüber hinaus lassen sich aus der Ausschreibung oft Schlüsse ziehen, was dem öffentlichen Auftraggeber wichtig ist und wie man bei der Angebotslegung punkten kann. Die Formulierung der Leistungsbeschreibung ist ein Indiz, die Reihung der Zuschlagskriterien ein anderes. Immer überzeugen kann man mit Innovationen und Nachhaltigkeit, beide Qualitäten sollte aus dem Angebot deutlich hervorgehen.
Das große Potenzial öffentlicher Aufträge
Ein wichtiger Aspekt ist außerdem die Leistungsbeschreibung. Jeder teilnehmende Betrieb muss sich gut überlegen, ob er die geforderte Leistung erbringen kann, denn anders als im privaten Bereich ist ein Angebot verbindlich. Das erfordert auch eine Risikoeinschätzung: Kann ich meine Leistung selbst dann vertragskonform erbringen, wenn es Probleme bei der Materiallieferung gibt oder Arbeitskräfte ausfallen?
Im Zweifel gehen speziell Klein- und Mittelbetriebe oft Kooperationen mit anderen Firmen ein. Denn der „Kuchen“ ist groß genug für alle. Jedes Jahr werden in Österreich deutlich über 25.000 öffentliche Aufträge vergeben, das Gesamtvolumen beträgt rund 60 Milliarden Euro. Wer sich bewirbt, hat also gute Chancen auf eine beträchtliche Umsatzsteigerung.
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