Von der Ausschreibung bis zur Vergabe: Welche Regeln gelten?
Jedes Jahr werden in Österreich öffentliche Aufträge im Gesamtwert von – aktueller Stand – 67 Milliarden Euro ausgeschrieben. Das sind etwa 18 Prozent des Bruttoinlandsprodukts. Öffentliche Ausschreibungen sind somit ein bedeutender Wirtschaftsfaktor. Umso wichtiger ist, dass es im gesamten Vergabeverfahren klare Regeln gibt. Und umso erstaunlicher ist, dass das öffentliche Beschaffungswesen erst seit 1994 gesetzlich geregelt ist. Mittlerweile gilt das Bundesvergabegesetz 2018, das in unserem Blog schon mehrfach angesprochen wurde. Es regelt Pflichten und Rechte von Auftraggebern und Ausschreibungsteilnehmern in allen Phasen des Vergabeprozesses.
Das Wichtigste zu Ausschreibung und Vergabe in Kürze
- Die erste Phase ist die Ausschreibung, in der der Auftraggeber Pflichtinhalte wie Leistungsbeschreibung, Fristen und das voraussichtliche Auftragsvolumen transparent bekannt geben muss.
- In der Phase der Angebotsabgabe muss der Bieter größtmögliche Sorgfalt walten lassen, da fehlende Unterlagen oder Fehler zum Ausscheiden führen können; die Vergabestelle muss jeden Ausschluss genau dokumentieren.
- Die finale Zuschlagserteilung erfolgt nach dem Billigst- oder Bestbieterprinzip und muss dokumentiert werden; unterlegene Bieter können Entscheidungen beim Verwaltungsgericht anfechten, oft verbunden mit dem Antrag auf eine einstweilige Verfügung.
SCHRITT 0: DIE INFORMATIONSBESCHAFFUNG
Noch außerhalb des rechtlichen Rahmens liegt die Informationsbeschaffung, von uns daher als „Schritt 0“ bezeichnet. Denn logischerweise: Als Baufirma kann ich mich nur um Bauprojekte bemühen, von denen ich weiß. Die Eigenrecherche bindet zeitliche und administrative Ressourcen, die viele Unternehmen nicht aufbringen können. Alternativ gibt es DOCUmedia, den führenden Informationsdienstleister für die Baubranche, der öffentliche und auch gewerbliche Ausschreibungen in ganz Österreich übersichtlich und mit praktischen Suchfiltern aufbereitet. Kunden von DOCUmedia haben einen klaren Wettbewerbsvorteil, denn sie können sich voll auf die Punkte 1 bis 3 konzentrieren.
SCHRITT 1: DIE AUSSCHREIBUNG
Zunächst sind die Auftraggeber am Zug. Neben öffentlichen Körperschaften (Bund, Länder usw.) können dies auch sogenannte Sektorenauftraggeber, zum Beispiel Postdienste oder Wasserversorger, sein. Und sonstige Einrichtungen, die Aufgaben im allgemeinen Interesse wahrnehmen, darunter Krankenhäuser oder Kindergärten.
Womit wir schon beim ersten wichtigen Punkt wären: Es muss aus der Ausschreibung klar hervorgehen, von welcher Körperschaft sie stammt. Weitere Pflichtinhalte sind der Auftragsgegenstand, die Leistungsbeschreibung (nötigenfalls mit technischen Spezifikationen), Auskunfts- und Angebotsfristen sowie die erforderliche Form der Angebotslegung. Nicht zu vergessen das voraussichtliche Auftragsvolumen, denn davon hängt es ab, ob sich eine Ausschreibung auf Österreich beschränken kann oder EU-weit erfolgen muss. Der Schwellenwert für Bauaufträge beträgt ab dem 01. Jänner 2026 5.404.000 Euro.
SCHRITT 2: DIE ANGEBOTSABGABE
Ist die Ausschreibung vollständig und eindeutig, sind nun die potenziellen Auftragnehmer am Zug. Für sie ist das Angebot das zentrale Dokument. Es muss fristgerecht, in der vorgeschriebenen Form und mit den gewünschten Unterlagen abgegeben werden. Wie bei der Ausschreibung gibt es notwendige Informationen, in diesem Fall beispielsweise Firmenbezeichnung, Geschäftssitz und Preis.
Wie für den Angebotsleger bei der Ausschreibung ist für den Bieter nun Sorgfalt oberstes Gebot. Denn fehlende Angaben, Unterlagen oder auch Rechenfehler können zum Ausscheiden eines Angebots aus dem Vergabeverfahren führen. Umgekehrt muss der Ausschluss-Vorgang von der Vergabe-Stelle genau dokumentiert werden, weil diese Maßnahme oft Einsprüche nach sich zieht.
SCHRITT 3: DIE ZUSCHLAGSERTEILUNG
Bereits in der Ausschreibung muss die ausschreibende Stelle bekanntmachen, welches Prinzip im Zuschlagsverfahren angewandt wird. Die Auftragsvergabe kann aufgrund des niedrigsten Preises (Billigstbieterprinzip) oder des technisch und wirtschaftlich besten Angebots (Bestbieterprinzip) erfolgen. Wichtig ist, den Entscheidungsprozess und die Entscheidungsgründe zu dokumentieren, und die im Vergabeverfahren verbliebenen Bieter unverzüglich und nachweislich über die Zuschlagserteilung zu informieren.
Das Verfahren ist damit aber nicht notwendigerweise abgeschlossen, denn natürlich können Ausschreibungsteilnehmer Entscheidungen anfechten. Die zuständigen Kontrollbehörden sind – je nach ausschreibendem Organ – das Bundesverwaltungsgericht bzw. die Landesverwaltungsgerichte. Ein Einspruch ist im Normalfall mit einem Antrag auf eine einstweilige Verfügung verbunden. Denn nur dadurch wird das Vergabeverfahren unterbrochen; ein Antrag auf Nachprüfung allein hat keine aufschiebende Wirkung.
Gegen die letztinstanzlichen Entscheidungen kann man keine ordentlichen Rechtsmittel mehr einlegen, sich aber auf dem Beschwerdeweg an den Verwaltungs- bzw. Verfassungsgerichtshof wenden. Man sieht also, die Sache ist genauso kompliziert wie das Bundesvergabegesetz. Auch dieser Blogbeitrag ist daher nicht mit einer juristischen Beratung gleichzusetzen und erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Wir wollten trotzdem einen groben Überblick über Rechte und Pflichten entlang des gesamten Vergabeverfahrens geben – immer noch besser als 236 Seiten Juristen-Deutsch, so dick ist das BVerG nämlich.
Abschließender Hinweis
Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird bei Personenbezeichnungen und personenbezogenen Hauptwörtern auf dieser Website die männliche Form verwendet. Entsprechende Begriffe gelten im Sinne der Gleichbehandlung grundsätzlich für alle Geschlechter. Die verkürzte Sprachform hat nur redaktionelle Gründe und beinhaltet keine Wertung.
