Wie Sie erfolgreich ein Angebot schreiben!

Lohnt sich ein Angebotsschreiben – oder auch Kaufangebot genannt – wirklich für jeden Unternehmer und jeden Auftrag? Schließlich ist die Angebotserstellung mit viel Mühe und Zeit verbunden. Nimmt der Kunde das Angebot letzten Endes nicht an, ist der investierte Aufwand umsonst gewesen.

Je nachdem, wie aufwendig das individuelle Angebot ausfallen soll, lohnt sich ein schriftliches Angebot also in manchen Fällen eher weniger. Bei kleineren Aufträgen ist eine E-Mail ebenfalls ausreichend und bindend. Allerdings bietet ein Angebotsschreiben mehrere Vorteile:

• Ein sorgfältig ausgearbeitetes Angebot sorgt für weniger Missverstände. Beide Parteien sind konkret darüber informiert, in welchem Ausmaß ein Auftrag stattfinden soll.
• Kommt es im Laufe der Ausführung zu Differenzen über die zu erbringende Leistung, kann einfach nachverfolgt werden, was zwischen Parteien ausgemacht worden ist. Sie haben also einen detaillierten Nachweis und dadurch eine Absicherung.
• Bereiten Sie Ihr Angebotsschreiben entsprechend auf, stärken Sie zudem die Kundenbindung. Der Kunde verlässt sich auf Sie, wenn Sie Zuverlässigkeit signalisieren.

An sich sind Sie nicht verpflichtet, ein Angebot zu schreiben. Zwar ist die Schriftform weit verbreitet – aber auch formlose Angebote, wie beispielsweise per E-Mail, sind gängig und gültig. Legen Sie als Anbieter ein Angebot, egal über welche Wege, dann ist dieses aber verbindlich: Wenn der Interessent es annimmt, sind Sie beauftragt, diesen Auftrag in dem Umfang zu erfüllen, der kalkuliert und festgelegt wurde.

Es gibt allerdings auch unverbindliche Angebote – diese müssen deutlich als solche hervorgehoben werden. Ihr Angebot schränken Sie durch Freizeichnungsklauseln ein, beispielsweise indem ...

• ... Sie ihr Angebot explizit als „unverbindlich“ auszeichnen, damit es geändert oder zurückgenommen werden kann,
• ... Sie auf „freibleibende Preise“ hinweisen, um zu markieren, dass sich diese noch ändern können,
• ... Sie „solange der Vorrat reicht“ angeben, um die Menge als unverbindlich auszuzeichnen.

Außerdem können Sie Ihr Angebot zeitlich begrenzen. Es ist lohnenswert, eine bestimmte Angebotsfrist zu setzen – Herstellerpreise können sich nämlich häufig ändern, wodurch Sie Verluste machen könnten.

2) Betriebskosten berechnen

Wenn Sie einen Auftrag annehmen, müssen Sie auch die Betriebskosten miteinbeziehen, um alle Kosten decken zu können. Das sind beispielsweise Personalkosten beziehungsweise der Stundensatz Ihrer Mitarbeiter, Mietkosten, Energiekosten oder auch Verwaltungskosten wie Versicherungen und Steuern.

Um die Betriebskosten für einen Auftrag zu berechnen, addieren Sie die Summe für das gesamte Jahr und teilen Sie sie durch die für den Auftrag zu leistenden Arbeitsstunden. In der Regel können Sie in der Rechnung eine Marge von 30 Prozent für die Betriebskosten ansetzen, damit Sie nicht nur die Kosten decken, sondern auch einen Gewinn machen.

3) Vergangene Kosten analysieren

Vergangene Projekte können Ihnen als Hilfestellung bei der Berechnung Ihrer Kosten helfen: Welche Kosten haben Sie für frühere Aufträge berechnet und wie hoch waren die tatsächlichen Kosten? Wenn Sie Ihre vorkalkulierten Kosten nicht eingehalten haben, sollten Sie höhere Kosten einplanen.

4) Rabatte berücksichtigen

Haben Sie Ihre Kosten kalkuliert, können Sie für größere Aufträge auch Rabatte anbieten. Dafür lohnt es sich, Preise für Materialien etwas höher anzusetzen – und dann eine größere Summe als Rabatt abzuziehen. Für Kunden ergibt sich dadurch ein attraktiveres Angebot.

5) Angebotspreis festlegen

Haben Sie Ihre Kosten berechnet, können Sie letzten Endes den gesamten Angebotspreis berechnen.

• Multiplizieren Sie den ermittelten Stundensatz (inklusive des berechneten Gewinns) mit den benötigten Arbeitsstunden.
• Addieren Sie einen Zuschlag zu Ihren berechneten Materialkosten. Bei Kleinmaterial, also Materialien unter 20 Euro, ist dieser häufig bei 100 Prozent. Ansonsten liegt der Zuschlag üblicherweise bei 30 Prozent. Hersteller bieten oft Preislisten mit den empfohlenen Verkaufspreisen an.
• Berücksichtigen Sie Preise der Konkurrenz. Wenn Ihre Wettbewerber bessere Preise anbieten, wird es schwierig, sich bei den Kunden durchzusetzen. Lassen sich Material- und Lohnkosten nicht senken, machen Sie sich eine Übersicht über Ihre Fixkosten: Vielleicht lässt sich bei Miete oder Versicherungen einsparen oder Zeitpläne anpassen, sodass Stunden eingespart werden können.

Wenn Sie ein Angebot legen, dann besteht dieses häufig aus bis zu drei Teilen: dem Begleitschreiben zum Angebot selbst, dem eigentlichen Angebot mit allen Pflichtangaben sowie Ihren Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB).

Das Angebot selbst ist natürlich der wichtigste Bestandteil. Aber ein professionell aufgesetztes Begleitschreiben kann Sie von Ihrer Konkurrenz abheben und für Ihre Professionalität sprechen. Das Gesamtpaket sollte detailliert und übersichtlich sein, damit sich Ihr potenzieller Kunde einen genauen Überblick über Ihr Angebot verschaffen kann.

Angebotsvorlagen oder Muster helfen bei der Zusammenstellung des Angebots. Gleichzeitig treffen Sie vermehrt auf ähnliche Leistungen, je länger Sie im Geschäft sind und je öfter Sie für bestimmte Aufträge weiterempfohlen werden. Dann lassen sich Abläufe vereinfachen, indem man selbsterstellte Vorlagen von früheren Angeboten nutzt.

Inhalte, die Sie in Ihr Angebot aufnehmen sollten

✓ Verpflichtende Inhalte

Egal ob Sie ein ausführliches Angebot aufsetzen oder nicht, einige Angaben sind verpflichtend, um Ihr Angebot rechtssicher und vollständig zu machen:

• Ihre vollständige Firmenanschrift
• Informationen über den Empfänger, wie der Name und die Anschrift
• Datum, an dem Sie Ihr Angebot losschicken
• Betreff, der den Begriff „Angebot“ aufnimmt
• Einleitung, der man den Bezug entnehmen kann, entsprechend eigenem Stil und der Branche
• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Zahlungsbedingungen, inklusive Zahlungsart und Datum des gewünschten Zahlungseingangs
• Gültigkeit des Angebots, falls kein unbefristetes Angebot
• Hinweis auf die AGB, die gesondert angehängt werden
• Ihr Angebotsgegenstand

✓ Angebotsgegenstand und Kosten

Auch die vollständige Beschreibung Ihres Angebots ist verpflichtend. Dazu gehören präzise Angaben zu Ihrem Produkt oder Dienstleistung wie beispielsweise die Menge, der Preis und die Dauer.

• Umfang beziehungsweise Menge: Sie müssen konkrete Aussagen zur Menge oder Umfang Ihrer Leistung machen, damit klar ist, was Sie konkret anbieten.
• Preis: Auf Basis Ihrer Kostenkalkulationen führen Sie die Preise für jede aufgelistete Leistung auf. Bei Vertragsschluss sind diese Preise verbindlich – es sei denn, sie haben eine Freistellungsklausel hinzugefügt.
• Zusatzkosten: Fallen zusätzliche Kosten, beispielsweise durch Porto oder Verpackungsmaterialien, an, müssen sie als Positionen genannt werden.
• Rabatte: Führen Sie Rabatte oder Skonti gesondert an, um Kunden ein besonders attraktives Angebot zu unterbreiten.
• Gesamtbetrag: Die Preise der einzelnen Positionen fassen Sie anschließend zusammen. Auch den gesamten Steuerbetrag müssen Sie anführen.
• Lohnkosten: Wenn Sie Lohnkosten in Pauschalpreise mit einberechnen, machen Sie eine Angabe zum Lohnstundensatz – 20 Prozent beziehungsweise einen Betrag von bis zu 6.000 Euro können sich Ihre Kunden von der Steuer absetzen.

✓ Optionale Inhalte

Weitere Inhalte sind zwar freiwillig, verleihen Ihrem Angebot allerdings Klarheit und Professionalität.

• Ansprechpartner: An wen können sich Ihre potenziellen Kunden wenden, wenn sie noch weitere Fragen haben?
• Hinweise zur Mehrarbeit: Für unerwartet anfallende Arbeiten, die nicht im Angebot angeführt werden, müssen Sie als Unternehmen aufkommen. Bauen Sie daher eine Klausel zu unverschuldet auftretender Mehrarbeit ein, mit der Sie sich absichern. So können diese Arbeiten beispielsweise mit einem bestimmten Preis pro Stunde berechnet werden.
• Persönliche Kundennummer: Bieten Sie individuelle Kundennummern oder Angebotsnummern an, damit Schriftverkehr vereinfacht wird.
• Abschluss mit Grußformel und Unterschrift: Lassen Sie Ihr Angebot persönlicher wirken, indem Sie es unterschreiben. Ohne Unterschrift ist Ihr Angebot trotzdem gültig und bindend.

Inhalte, die Sie nicht in Ihr Angebot aufnehmen sollten

Sie wollen zwar ein detailliertes Angebot verfassen, allerdings sollten Sie auf konkrete Angaben zu Materialherstellern und Artikelnummern verzichten. Verraten Sie zu viel, ist es für Interessenten ein Einfaches, sich ein Gegenangebot bei Ihrer Konkurrenz einzuholen.

Was Sie stattdessen machen können: Fassen Sie Materialien und Arbeitszeit zu Leistungspositionen zusammen und bieten Sie dafür einen Pauschalpreis an.

Als Kleinunternehmer gelten Sie gemäß § 6 UStG, wenn Sie einen Gesamtumsatz von 55.000 Euro weder im Vorjahr noch im laufenden Jahr überschritten haben.

Ein Angebot zu schreiben, unterscheidet sich für Kleinunternehmen grundsätzlich nicht vor der Vorgehensweise anderer Betriebe. Ein wichtiger Unterschied liegt aber in der Rechnungsausstellung. Da Sie als Kleinunternehmer von der Umsatzsteuer befreit sind, ...

• ... müssen Sie keine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer angeben (UID-Nummer),
• ... dürfen Sie in den Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen,
• ... und sollten einen Hinweis auf Steuerfreiheit anbringen, wie beispielsweise „Umsatzsteuerfrei aufgrund der Kleinunternehmerregelung nach § 6 Abs. 1 Ziff. 27 UStG“.

Sie schreiben ein Angebot als Handwerker oder verfassen ein Angebot für Subunternehmer – unabhängig von Ihrer Branche oder angebotenen Leistung wirkt ein ansprechend präsentiertes Angebot gut auf Ihre potenziellen Kunden und wirft ein positives Licht auf Ihr Unternehmen. Passen Sie besonders gut darauf auf, dass Sie Ihr Angebot richtig kalkulieren. Denn was weitaus unprofessioneller wirkt als ein kurzes Angebot, ist ein Angebot, welches Sie aufgrund von Fehlern zurückziehen müssen – oder im schlimmsten Fall widerrufen, falls Ihr Kunde es schon angenommen hat. Vergewissern Sie sich, ob alles nachvollziehbar und korrekt aufgelistet ist, ob das Angebot eine übersichtliche Struktur hat und ob Sie auf die Wünsche Ihres Kunden eingegangen sind. Damit sind Sie auf der sicheren Seite!