Bewerbungsfrist

Bewerbungsfristen werden gesetzt, um Positionen pünktlich zu einem bestimmten Zeitpunkt zu besetzen bzw. Aufträge zur rechtzeitigen Fertigstellung möglichst frühzeitig zu vergeben. So werden Fristen nicht nur im Personalwesen zur Besetzung von Stellen genutzt, sondern gleichermaßen in Institutionen öffentlicher Hand. Obwohl Firmen nicht dazu angehalten sind, alle fristgerecht eingegangenen Bewerbungen durchzusehen und zu berücksichtigen, verpflichten sich die meisten Unternehmen freiwillig dazu. Bewerbungsfristen helfen daher dabei, die Anzahl an Bewerbungen zu reduzieren. Insbesondere bei attraktiven Ausschreibungen, bei denen sich hunderte von Unternehmen bewerben, kann ausschreibenden Unternehmen somit jede Menge Arbeit abgenommen werden. Zu spät eingehende Bewerbungen müssen und dürfen in öffentlichen Verfahren nicht mehr berücksichtigt werden.

Bewerbungsfristen können ebenfalls genutzt werden, um die Qualifikation von Bewerbern zu testen. Ist ein Bewerber nicht in der Lage, die Frist einzuhalten und bewirbt sich zu spät, kann ein Auftraggeber direkt sehen, dass es zukünftig Probleme mit der Zuverlässigkeit geben könnte.

Während die Angabe einer Bewerbungsfrist bei privaten Ausschreibungen auf freiwilliger Basis erfolgt, ist sie bei der Ausschreibung von Aufträgen aus öffentlicher Hand gesetzlich vorgeschrieben. In zweistufigen Vergabeverfahren gibt es zwei Fristen, die für Bewerber gelten. Zunächst bekunden Unternehmen ihr Interesse an einem Auftrag, indem sie eine vollständige Bewerbung bis zum Ablauf der Teilnahmeantragsfrist einreichen. Es ist dabei zu beachten, dass alle geforderten Qualifikationen und Dokumenten in der Bewerbung enthalten sein müssen, damit diese bei der Auswahl berücksichtigt werden dürfen. Welche Voraussetzungen erfüllt und welche Dokumente vorgelegt werden müssen, erfahren Bewerber bei Bekanntmachung oder auf Nachfrage vom Auftraggeber. Gemäß EU-Vergaberecht dürfen nur die Bewerbungen angenommen werden, die vollständige Bewerbungsunterlagen einreichen. In Vergabeverfahren ist die Bewerbungsfrist fix und muss von Bewerbern eingehalten werden. Sie beträgt je nach Vergabeverfahren mindestens

Wird ein öffentlicher Auftrag in einem einstufigen Vergabeverfahren vergeben, gilt die Angebotsfrist als Bewerbungsfrist. Bis zu dem festgelegten Zeitpunkt müssen Bewerber ihr Angebot vollständig einreichen.

Eine Bewerbungsfrist im öffentlichen Sektor kann unter bestimmten Umständen verlängert werden. Es dürfen jedoch keine Ausnahmen für bestimmte Bewerber gemacht oder Kulanz bei verspäteten Einreichungen gewährt werden.

Ist ein Unternehmen permanent auf der Suche nach weiterem Personal, ist von der Angabe einer Bewerbungsfrist abzuraten. Diese suggeriert fälschlicherweise, dass das Unternehmen ausschließlich bis zur gesetzten Frist und nicht noch darüber hinaus sucht. Ausschreibungen, die dauerhaft offen sind, sollten anstelle einer Bewerbungsfrist den Zusatz zur Annahme von Initiativbewerbungen formuliert werden.

Nicht selten sehen sich Unternehmen dazu gezwungen, eine Verlängerung der Bewerbungsfrist oder gar eine Neuausschreibung vorzunehmen, da sie noch keinen passenden Bewerber gefunden haben. Auftraggeber haben in diesem Fall problemlos die Möglichkeit, die Ausschreibung unbegrenzt häufig zu veröffentlich. Auch hier ist die Angabe einer Bewerbungsfrist nicht zu empfehlen. Stattdessen sollte klar auf die Dringlichkeit des Gesuchs hingewiesen werden.

Für Bewerber ist die Bewerbungsfrist, die vom Auftraggeber individuell festgelegt wird, rechtlich verbindlich und nicht einklagbar. Abhängig von der Art des Postens haben Ausschreibende jedoch die Möglichkeit, Bewerbungen anzunehmen, die auch noch nach Verstreichen der Frist eintreffen. Um Missverständnisse und Beschwerden zu vermeiden, ist ein klarer und verständlicher Wortlaut der Definition der Bewerbungsfrist unabdingbar. Daher sollten sich Bewerber im Vorfeld über die exakte Uhrzeit, zu der die Bewerbung vorliegen muss, informieren und der gewählte Bewerbungsweg beachtet werden. Während der Eingang von Bewerbungen über ein Bewerbungssystem sowie der Eingang per E-Mail genau terminiert und somit gut nachvollziehbar ist, sieht es bei der Bewerbung auf dem Postweg anders aus. Denn im Regelfall gilt als Frist das tatsächliche Eintreffen der Bewerbung und nicht das Datum des Poststempels. Auch wenn wichtige Dokumente wie Bewerbungen per Expressversand verschickt werden können, kann nicht garantiert werden, dass sie pünktlich beim Empfänger eintrifft. Bei Bewerbungen per Postversand sollten Bewerber daher alle Dokumente rechtzeitig vor Deadline abschicken, um ein rechtzeitiges Eintreffen sicherzustellen. Denn nicht immer kann von einer Kulanz des einstellenden bzw. suchenden Unternehmens ausgegangen werden.

Für große Missverständnisse sorgt nicht selten die exakte Formulierung der Bewerbungsfrist. So kommt es gerade dann zu Fehlinterpretationen, wenn als Frist die Uhrzeit 0 Uhr bzw. 24 Uhr angegeben wird. Ist für eine Ausschreibung als Frist der 01.07.2023 24 Uhr gesetzt, so muss die Bewerbung üblicherweise spätestens bis zum 02.07.2023 eingegangen sein. Wird hingegen als Frist der 01.07.2023 0 Uhr angegeben, kann auch das Enden der Frist am Tagesende des 30.06.2023 verstanden werden. Um diese Problematik zu vermeiden, kann eine exakte Datierung wie 01.07. 23:59 Uhr verwendet werden. Sowohl für Bewerber als auch HR-Abteilung ist es damit eindeutig, dass Bewerbungen am 02.07. nicht mehr angenommen werden.

Handelt es sich um einen international ausgeschriebenen Auftrag ist die Angabe der jeweiligen Zeitzone zu empfehlen. In ganz Österreich gilt die Mittel-Europäische Zeit (CET). Gerade dann, wenn es sich um digitale Bewerbungen handelt, sollte die Bewerbungsfrist so exakt wie möglich formuliert werden. Programme, über die Bewerbungen eingereicht werden können, erkennen in der Regel nicht, aus welcher Zeitzone die hochgeladenen Dokumente stammen. Auch sollte die Uhrzeit im 12-Stunden-System angegeben werden. So wird mit der Angabe von AM bzw. PM eine Verwechslung von Vormittag und Abend vermieden.

Grundsätzlich erwarten Auftraggeber von Bewerbern, dass diese alle geforderten Nachweise und Dokumente den Bewerbungsunterlagen beifügen. Unvollständige Bewerbungen müssen nicht berücksichtigt werden. Gelegentlich erweist sich jedoch ein Bewerber als der optimale Kandidat für eine Stelle, der versäumt hat das geforderte Zeugnis beizulegen. In diesem Fall liegt es im Ermessen des Auftraggebers, ob er nach wie vor an dem Kandidaten interessiert ist. Er kann dem Bewerber ein Nachreichen des Dokuments ermöglichen. So haben Unternehmen jederzeit die Freiheit, Kriterien und Bedingungen auch nach Ablauf der Bewerbungsfrist zu ihren Gunsten bzw. denen bestimmter Bewerber zu ändern. In diesem Fall müssen die geänderten Anforderungen jedoch auf alle Bewerber übertragen und kommuniziert werden. Gerade im Bereich der Personalsuche in Privatunternehmen ist dieses Vorgehen nicht unüblich. Sucht ein Unternehmen für eine Stelle einen neuen Mitarbeiter, der über einen bestimmten Abschluss (beispielsweise Master) verfügen soll, kann dieser auch Bewerbungen von Bewerbern mit niedrigerem Abschluss (beispielsweise Bachelor) annehmen. Ob sich ein Bewerber, der nicht alle Kriterien erfüllt, als geeigneter Kandidat für eine Stelle eignet, entscheidet das Unternehmen selbst.