Vergabevermerk
Ein Vergabevermerk ist eine schriftliche Dokumentation über einen vergebenen Auftrag, eine abgeschlossene Rahmenvereinbarung oder ein eingerichtetes dynamisches Beschaffungssystem, die ein Auftraggeber anzulegen hat.
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Inhaltsverzeichnis
Definition: Was ist ein Vergabevermerk?
Im Rahmen von Vergaben haben öffentliche Auftraggeber einen Vergabevermerk anzulegen – eine schriftliche Dokumentation über die Vorgänge und Tatsachen eines Auftrages, einer Rahmenvereinbarung oder eines dynamischen Beschaffungssystems.
Ein Vergabevermerk ist im Oberschwellenbereich verpflichtend. Auf Anfrage ist der Auftraggeber dazu verpflichtet, diesen an den Bundesminister für Verfassung, Reformen, Deregulierung und Justiz zuzusenden.
Im Unterschwellenbereich ist ein Vergabevermerk nicht erforderlich, sofern wichtige Angaben der Vergabedokumentation „ohne großen Aufwand“ entnommen werden können (§ 147 Abs. 5 BVergG) oder wenn es sich um Einzelaufträge in Rahmenvereinbarungen handelt (§ 147 Abs. 2 BVergG).
Ein formeller Vergabevermerk im Sinne von § 147 BVergG bei Direktvergaben ist nicht zwingend. Dennoch besteht nach § 46 BVergG eine Dokumentationspflicht: Demnach müssen eingeholte Angebote und auch unverbindliche Preisangebote dokumentiert werden. Bei der Vergabe müssen Gegenstand und Wert vermerkt werden sowie der Name des Auftragnehmers und gegebenenfalls die Prüfung der Preisangemessenheit.
Was muss ein Vergabevermerk umfassen?
Im Vergabevermerk dokumentiert werden müssen alle relevanten Beteiligten des Vergabeverfahrens, mögliche Interessenkonflikte und Begründungen zur Art des Vergabeverfahrens und Kommunikationswege.
Nach § 147 Abs. 1 BVergG 2018 muss ein Vergabevermerk demnach folgende Inhalte enthalten:
- Namen und Anschrift des Auftraggebers
- Gegenstand und Wert des Auftrages, der Rahmenvereinbarung oder des dynamischen Beschaffungssystems
- Namen der Bieter, die …
... berücksichtigt worden sind und die Gründe für die Auswahl
... ausgeschlossen worden sind und die Gründe dafür, wieso sie für den Auftrag nicht infrage kommen
... ausgeschieden sind und die Gründe für den Ausschuss
... den Auftrag erhalten haben und die Gründe für die Auswahl - Eine Begründung für die Auswahl der Vergabeart, wenn es sich um ein Verhandlungsverfahren, einen wettbewerblichen Dialog oder ein nicht offenes Verfahren ohne vorherige Bekanntmachung handelt
- Gegebenenfalls eine Begründung, wieso auf eine Vergabe, eine Rahmenvereinbarung oder ein dynamisches Beschaffungssystem verzichtet worden ist
- Eine Begründung dafür, wieso andere als elektronische Kommunikationsmittel zur Einreichung von Angeboten genutzt worden sind
- Angaben zu möglichen Interessenkonflikten und getroffene Maßnahmen, um diesen entgegenzuwirken
- Angaben zu Unternehmen, die an der Vorbereitung des Vergabeverfahrens beteiligt waren, und getroffene Maßnahmen, um eine Verzerrung des Wettbewerbs zu verhindern
Zum Beispiel müssen öffentliche Auftraggeber im Vergabevermerk auch begründen, wenn der geforderte Nachweis des Mindestjahresumsatzes das Zweifache des geschätzten Auftragswertes überschreitet.
