Wettbewerblicher Dialog
Der wettbewerbliche Dialog ist ein spezielles Vergabeverfahren, bei dem öffentliche Auftraggeber mit ausgewählten Bietern in einer strukturierten Dialogphase gemeinsam passende Lösungen für komplexe Aufträge entwickeln und erst danach verbindliche Angebote einholen.
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Was ist ein wettbewerblicher Dialog?
Der wettbewerbliche Dialog ist ein besonderes Vergabeverfahren, das vor allem bei komplexen öffentlichen Aufträgen eingesetzt wird. Er eignet sich vor allem dann, wenn der Auftraggeber seinen Bedarf und seine Ziele zwar klar benennen kann, aber noch keine eindeutige Vorstellung davon hat, wie dieser optimal erfüllt werden kann.
Im Rahmen des wettbewerblichen Dialogs arbeitet der Auftraggeber gemeinsam mit ausgewählten Bietern an der Entwicklung geeigneter Lösungsansätze. Ziel ist es, Lösungen zu finden, die den definierten Bedarf bestmöglich abdecken, bevor verbindliche Angebote abgegeben werden.
Der wettbewerbliche Dialog wird im österreichischen Vergaberecht insbesondere dann gewählt, wenn weder das offene noch das nicht offene Verfahren geeignet ist. Dies ist beispielsweise bei Projekten der Fall, die aufgrund ihres Umfangs, ihrer technischen Anforderungen oder der notwendigen Innovationsleistung besonders anspruchsvoll sind.
Was ist der Unterschied zwischen einem Verhandlungsverfahren und einem wettbewerblichen Dialog?
Beide Verfahren dienen der Vergabe öffentlicher Aufträge, unterscheiden sich jedoch in der Herangehensweise. Kurz gesagt: Der Unterschied liegt darin, dass beim Verhandlungsverfahren die Vergabe bereits auf der Grundlage vorliegender Angebote verhandelt wird, während der wettbewerbliche Dialog dazu dient, mit den Bietern Lösungen und Konzepte für einen komplexen Auftrag zu entwickeln, bevor finale Angebote eingereicht werden.
Die wesentlichen Unterschiede lassen sich somit nicht nur in der grundlegenden Zielsetzung erkennen, sondern auch in den einzelnen Phasen des Verfahrens. Eine strukturierte Übersicht bietet die folgende Tabelle:
Verhandlungsverfahren | Wettbewerblicher Dialog | |
|---|---|---|
Ziel | Bestes Angebot für klar definierte Anforderungen | Gemeinsam geeignete Lösung erarbeiten, Anforderungen können noch angepasst werden |
Vorgehensweise | Angebote einholen und gegebenenfalls verhandeln | Dialog mit Teilnehmern über Lösungen, Anpassung der Anforderungen möglich |
Innovationsgrad | Eher gering, bestehende Lösungen werden optimiert | Hoch, neue oder kreative Ansätze können entwickelt werden |
Einsatzbereich | Wenn Anforderungen klar und Lösungen bekannt sind | Wenn Anforderungen komplex oder die optimale Lösung noch unklar ist |
Bedingungen für die Wahl des wettbewerblichen Dialogs
Die allgemeinen Voraussetzungen für die Wahl des wettbewerblichen Dialogs sind in § 34 des Bundesvergabegesetzes (BVergG 2018) festgelegt. Bevor ein Auftraggeber dieses Verfahren wählt, muss mindestens eine der folgenden gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sein:
- Keine passenden Standardlösungen verfügbar
Wenn die Anforderungen des Auftraggebers nicht einfach durch bereits vorhandene Lösungen abgedeckt werden können, sondern Anpassungen notwendig sind.
- Innovative oder konzeptionelle Lösungen erforderlich
Wenn der Auftrag neue, kreative oder komplexe Konzepte verlangt.
- Hohe Komplexität oder besondere Rahmenbedingungen
Wenn Art, Komplexität, rechtliche oder finanzielle Bedingungen oder damit verbundene Risiken es unmöglich machen, den Auftrag ohne vorherige Verhandlungen zu vergeben.
- Technische Spezifikationen nicht ausreichend definierbar
Wenn der Auftraggeber die technischen Anforderungen nicht genau genug im Voraus beschreiben kann, etwa weil keine geeigneten Normen oder Referenzgrößen bestehen.
- Scheitern eines offenen oder nicht offenen Verfahrens
Wenn ein offenes oder nicht offenes Verfahren keine geeigneten Angebote gebracht hat, darf der Auftraggeber ein Verhandlungsverfahren ohne neue Bekanntmachung durchführen. Die Voraussetzung dafür sind, dass die Bedingungen unverändert bleiben und nur die bereits als geeignet beurteilten Bieter werden einbezogen.
Wie ist der Ablauf eines wettbewerblichen Dialogs?
Der wettbewerbliche Dialog verläuft in drei Phasen: Zunächst veröffentlicht der Auftraggeber eine Ausschreibung mit seinen grundlegenden Anforderungen und wählt geeignete Teilnehmer aus. In der anschließenden Dialogphase werden gemeinsam Lösungsmöglichkeiten entwickelt und verfeinert, bevor die verbleibenden Bieter auf Basis der ausgewählten Lösungen verbindliche Angebote abgeben, aus denen nach den Zuschlagskriterien das wirtschaftlich günstigste ausgewählt wird.
Der detaillierte Ablauf des Verfahrens, wie die Dialogphase und die Aufforderung zur Angebotsabgabe, ist in §§ 115 bis 117 BVergG geregelt. Im Folgenden wird der Ablauf des wettbewerblichen Dialogs detaillierter dargestellt, wobei die einzelnen Phasen Ausschreibung, Dialogphase sowie Angebots- und Zuschlagsphase näher erläutert werden.
1. Ausschreibung
Der Prozess beginnt mit der Bekanntmachung des wettbewerblichen Dialogs. Darin legt der Auftraggeber seine grundsätzlichen Bedürfnisse und Anforderungen offen und veröffentlicht wichtige Rahmenbedingungen des Verfahrens, wie zum Beispiel:
- die vorgesehene Mindest- und gegebenenfalls Höchstzahl an Teilnehmern,
- die Eignungs- und Auswahlkriterien für Bewerber,
- ob der Dialog in mehreren Phasen ablaufen und die Zahl der Lösungen reduziert werden soll,
- einen groben Zeitplan,
- die Zuschlagskriterien,
- sowie die Information, ob Prämien oder Entschädigungen für die Teilnahme vorgesehen sind.
Auf Grundlage dieser Vorgaben wählt der Auftraggeber jene Unternehmen aus, die zur Teilnahme am Dialog eingeladen werden.
2. Dialogphase
In dieser Kernphase erörtert der Auftraggeber gemeinsam mit den ausgewählten Teilnehmern mögliche Lösungen. Ziel ist es, diejenige(n) Variante(n) herauszuarbeiten, die seine Anforderungen am besten erfüllt. Dabei gilt:
- Gleichbehandlung: Alle Teilnehmer müssen fair behandelt werden. Vertrauliche Informationen dürfen nur mit ausdrücklicher Zustimmung weitergegeben werden.
- Schrittweise Verfeinerung: Der Dialog kann in mehreren Runden stattfinden. Nach und nach können Lösungen aussortiert werden, wenn sie nicht mehr den Zuschlagskriterien entsprechen.
- Transparenz: Auf Anfrage müssen die verbliebenen Teilnehmer laufend über den Stand des Verfahrens informiert werden. Dies hat spätestens 15 Tage nach Eingang des Ersuchens zu erfolgen.
- Abschluss der Phase: Der Dialog läuft so lange, bis eine oder mehrere passende Lösungen gefunden wurden. In der Schlussphase muss dabei aber noch eine ausreichende Zahl an Lösungen vorhanden sein, damit echter Wettbewerb gewährleistet bleibt. Sobald eine oder mehrere geeignete Lösungen identifiziert wurden, beendet der Auftraggeber den Dialog und teilt die wesentlichen Eckpunkte der ausgewählten Lösung(en) mit.
Die Besonderheit des wettbewerblichen Dialogs liegt darin, dass der Auftraggeber seine ursprünglichen Anforderungen während der Gespräche anpassen darf. Dies darf allerdings nur in einem engen, für alle Teilnehmer transparent nachvollziehbaren Rahmen geschehen. So wird ein Abgleich zwischen den Bedürfnissen der öffentlichen Hand und den Möglichkeiten des Marktes ermöglicht.
3. Angebotsphase und Zuschlag
Nach dem Dialog werden die verbliebenen Teilnehmer aufgefordert, auf Basis der erarbeiteten Lösungen verbindliche Angebote abzugeben.
- Diese Angebote müssen alle erforderlichen Elemente zur Umsetzung des Projekts enthalten.
- Auf Nachfrage darf der Auftraggeber Klarstellungen oder Präzisierungen verlangen, allerdings nur, solange dadurch die wesentlichen Bestandteile nicht verändert werden und der Wettbewerb nicht verfälscht wird.
- Den Zuschlag erhält schließlich das Angebot, das nach den festgelegten Zuschlagskriterien technisch und wirtschaftlich am günstigsten ist.
Angebotsfrist beim wettbewerblichen Dialog
Anders als bei anderen Vergabeverfahren wie beispielsweise dem offenen Verfahren gibt es im wettbewerblichen Dialog keine gesetzlich festgelegte Mindestdauer der Angebotsfrist. Der Auftraggeber muss die Frist jedoch angemessen festlegen, sodass die Bieter ausreichend Zeit haben, ihre detaillierten Angebote basierend auf den Dialogergebnissen auszuarbeiten.
Praxisbeispiel für einen wettbewerblichen Dialog
Der wettbewerbliche Dialog kommt insbesondere bei komplexen oder innovativen Beschaffungen zum Einsatz. Ein Beispiel für die Anwendung des wettbewerblichen Dialogs in der Stadtplanung ist das Projekt „Bregenz Mitte“, bei dem der Dialog im Jahr 2022 startete. Dabei arbeiteten die öffentliche Hand, Planer, Entwickler und Experten gemeinsam an der Konzeption städtebaulicher und freiräumlicher Projekte. Ziel war es, die Kernzone von Bregenz Richtung See zu erweitern und zusätzlichen Wohn- und Lebensraum für 4.000 bis 6.000 Menschen zu schaffen. Die städtebauliche Vertiefung wurde im Rahmen eines dreiphasigen wettbewerblichen Dialogs durchgeführt, um gemeinsam praktikable und zukunftsfähige Lösungen zu entwickeln.
