Teilnahme an Ausschreibungen: Wie Sie durchstarten können!
Öffentliche Ausschreibungen werden von staatlichen Einrichtungen wie Städten und Ämtern ausgeschrieben. Betriebe jeder Größe können sich hier in einem offiziellen Verfahren für Projekte bewerben. Aber wie kann man sich erfolgreich von der Konkurrenz abheben, um am Ende das Auftragsrennen zu machen?
Alles Wichtige zur Teilnahme an Ausschreibungen in Kürze
- Jedes Unternehmen kann sich bewerben, muss aber die geforderten Kriterien zur Leistungsfähigkeit, Zuverlässigkeit und Befugnis erfüllen.
- Wichtige Quellen sind das Unternehmensservice Portal (USP), TED (für EU-weite Vergaben) und spezialisierte Auftragsdatenbanken.
- Der häufigste Ausschlussgrund sind Formalfehler wie fehlende Dokumente, nicht eingehaltene Fristen oder fehlende Signaturen.
- Angebot muss fristgerecht und vollständig eingereicht werden; die Alleinstellungsmerkmale (USPs) der eigenen Leistung sind klar herauszuarbeiten.
- Erfolg wird durch das Beobachten der Konkurrenz, die gezielte Auswahl passender Projekte und gegebenenfalls die Bildung von Bietergemeinschaften gesteigert.
- Die Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen ist kostenlos; die Nutzung von Datenbanken zur Informationsgewinnung kann kostenpflichtig sein, bietet aber einen Vorteil.
Die Teilnahme an Ausschreibungen gilt für viele Unternehmen als eine sichere Einnahmequelle. Wer sich Projekte der öffentlichen Hand sichert, gewinnt einen zuverlässigen Auftraggeber und profitiert von einem transparenten Vergabeverfahren. Der Weg zum Zuschlag erscheint für viele zu komplex – schließlich erfordert es eine genaue Auseinandersetzung mit Vergabeverfahren, wenn man an Ausschreibungen teilnehmen will.
Lassen Sie sich davon aber nicht abschrecken! Wir erklären Ihnen, wie Sie sich an Ausschreibungsverfahren beteiligen können. Lesen Sie hier, wie sich erfolgreich an einer Ausschreibung teilnehmen, und erhalten Sie Tipps, wie Sie Ihre Erfolgschancen steigern!
Inhaltsverzeichnis
- Wer kann sich auf öffentliche Ausschreibungen bewerben?
- Wie finde ich Ausschreibungen?
- Vergabeprozess Schritt-für-Schritt: Wie nehme ich an einer Ausschreibung teil?
- Weitere Tipps für die richtige Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen
- Fazit: Lohnt sich die Teilnahme an Ausschreibungen?
- Häufige Fragen zur Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen
Wer kann sich auf öffentliche Ausschreibungen bewerben?
An öffentlichen Ausschreibungen teilzunehmen, ist jedem Unternehmen möglich – sofern es den Anforderungen der jeweiligen Ausschreibung entspricht. Schließlich sollen Vergaben nur an „befugte, leistungsfähige und zuverlässige Unternehmen zu angemessenen Preisen“ (§ 20 BVergG 2018) erfolgen.
Die Zuschlagskriterien sind für jede Ausschreibung unterschiedlich. Denn Auftraggeber bestimmen selbst, welche Kriterien sie für die gewünschte Leistung fordern. In der Regel wird die Leistungsfähigkeit durch folgende Kriterien bestimmt:
- Finanzielle und wirtschaftliche Nachweise, beispielsweise Bilanzzahlen der letzten Jahre oder Bonitätsauskünfte
- Technische Nachweise, wie Auskunft über Mitarbeitende und frühere Referenzprojekte
Für Newcomer, die sich noch nie an öffentlichen Vergabeverfahren beteiligt haben, bildet dies oft eine Hürde. Vor allem, wenn man keine ähnlichen Projekte nachweisen kann oder noch nicht seit drei Jahren am Markt ist, gestaltet sich eine Teilnahme schwieriger.
Im Prinzip darf sich aber jedes Unternehmen auf öffentliche Ausschreibungen bewerben – selbst kleine Unternehmen können von Aufträgen profitieren.
Wie finde ich Ausschreibungen?
Öffentliche Ausschreibungen finden Sie beispielsweise beim Unternehmensservice Portal oder auch Plattformen Ihrer jeweiligen Stadt oder Region. EU-weite Ausschreibungen im Oberschwellenbereich werden auf TED (Tenders Electronic Daily) veröffentlicht, der Online-Vergabeplattform der Europäischen Union.
Auftragsdatenbanken wie DOCUmedia bieten die aktuellsten Ausschreibungen auch gebündelt und aufbereitet in einer einzigen Datenbank. Über den DOCUmedia Xplorer lassen sich Ausschreibungen und Aufträge über individuelle Suchprofile nach Branche und Region sortieren – erhalten Sie so alles auf einen Blick, von Kontaktdaten der Baubeteiligten bis hin zu Baustadien und ausgeschriebenen Gewerken.
Vergabeprozess Schritt-für-Schritt: Wie nehme ich an einer Ausschreibung teil?
Bei einer öffentlichen Ausschreibung reichen Sie als Unternehmen Ihr Angebot ein – dies wird vom Auftraggeber überprüft, bevor das beste Angebot den Zuschlag erhält.
Haben Sie eine passende Ausschreibung gefunden, ist der erste Schritt, sich die Ausschreibungsunterlagen herunterzuladen und sie sorgfältig zu überprüfen. In diesen werden …
- der Auftragsgegenstand gelistet,
- Anforderungen beschrieben und
- der Ablauf des Vergabeverfahrens erläutert.
Ebenfalls erhalten Sie alle notwendigen Formblätter.
Nehmen Sie sich Zeit, Ausschreibungsunterlagen genau zu lesen und alle Anforderungen wahrzunehmen. So verringert sich das Risiko, aufgrund eines Formalfehlers ausgeschlossen zu werden. Häufige Ausschlussgründe sind:
- das Fehlen geforderter Dokumente und Nachweise
- das Nichteinhalten von Fristen im Vergaberecht
- das Fehlen von (elektronischen) Signaturen
Durch Bieterfragen bei Unklarheiten lassen sich solche Fehler vermeiden. Machen Sie sich ebenfalls Gedanken dazu, ob Sie allen Anforderungen entsprechen und ob Ihre Kapazitäten für die Leistung ausreichen.
Als Nächstes erstellen Sie ein fristgerechtes und den Kriterien entsprechendes Angebot. Es enthält unter anderem ...
- Ihren Namen und Ihren Geschäftssitz,
- den Preis des Angebots sowie die Aufgliederung der Kosten und
- alle geforderten Unterlagen, wie beispielsweise Nachweise der Eignung.
Eine optisch ansprechende Angebotslegung kann zudem weitere Pluspunkte bringen: durch einen logischen Aufbau, klar erkennbaren Fakten und Details der Leistungsbeschreibung. Gerade bei einer engen Entscheidung ist das vielleicht der ausschlaggebende Punkt.
Sammeln Sie jegliche Rezensionen, Dokumente und Belege als Argumente für Ihr Leistungsangebot. Ob Qualität, Kostenersparnis, Rentabilität oder Nachhaltigkeit – alles Positive muss betont werden. Arbeiten Sie Ihre Vorzüge gegenüber der Konkurrenz, also die eigenen USPs, klar heraus.
Bei offenen Vergaben haben Sie 30 Tage von der Veröffentlichung der Ausschreibung bis zum Ende der Angebotsfrist. Mit dem Ablauf der Frist dürfen Sie weder ein Angebot nachreichen noch Ihr Angebot zurückziehen oder ändern.
Bei digitaler Angebotsabgabe ist es ratsam, sich frühzeitig mit dem jeweiligen System zu befassen, um kurzfristige technische Probleme zu vermeiden. Das heißt: rechtzeitig registrieren, die Bedienung und die Benutzeroberfläche austesten und etwaige Problem mit Netzwerk, Software und Co. identifizieren und beheben.
Erfahren Sie alle Details zur korrekten Einsendung von Angeboten in unserem Leitfaden zur Angebotsabgabe!
Weitere Tipps für die richtige Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen
Die fehlerfreie Angebotsabgabe ist bereits der wichtigste Schritt in Richtung Zuschlag. Doch wie nutzt man die Teilnahme an Ausschreibungen mehr zu seinem Vorteil? So gestalten Sie den Ausschreibungsprozess noch vielversprechender:
Tipp 1: Beobachten Sie Ihre Konkurrenz
Damit Ihr Angebot heraussticht, müssen Sie zuerst in Erfahrung bringen, was für einen Mehrwert Sie und Ihre Leistung oder Ihr Produkt bieten. Werfen Sie dafür einen Blick auf Ihre Konkurrenz:
- Welche Preise bieten andere Unternehmen in Ihrer Branche an?
- Wie unterscheidet sich Ihr Produkt oder Ihre Leistung von anderen?
- Lohnt es sich, bei genau dieser Ausschreibung mitzumachen?
Verfolgen Sie laufend neue Ausschreibungen und wer den Zuschlag erhält. So bekommen Sie ein Gefühl dafür, welche Art von Leistung welche Voraussetzungen zu erfüllen hat. Im DOCUmedia Xplorer erfahren Sie beispielsweise auch, welche Unternehmen zu welchen Preisen den Zuschlag erhalten haben.
Tipp 2: Haben Sie die passenden Angebote im Blick
Planen Sie genaustens durch, welche Ausschreibungen sich für Sie am meisten lohnen, um das meiste aus ihnen zu schöpfen. Behalten Sie deswegen immer die aktuellsten Projekte Ihrer Branche im Auge und überlegen Sie sich:
- In welcher Region wollen Sie tätig sein? Wollen Sie mit den Aufträgen, die Sie erfüllen, Ihre Reichweite erweitern?
- Mit welchen Auftraggebern wollen Sie zusammenarbeiten? Und kann sich daraus eine langfristige Zusammenarbeit entwickeln?
- Welche Beschaffungsvorhaben sind für die nächsten Monate geplant?
Tipp 3: Passen Sie Ihre Angebotsstrategie an
Sie haben eine Ausschreibung gefunden, die Sie interessiert, aber die Anforderungen sind zu spezifisch? Auch dann haben Sie Möglichkeiten, sich trotzdem zu bewerben!
Selbst wenn Sie nicht allen Kriterien nachkommen können, lohnt es sich ein professionelles und gut strukturiertes Angebot abzugeben. Dadurch machen Sie sich beim Auftraggeber sichtbar: Auch wenn es dieses Mal nicht für einen Zuschlag reicht, haben Sie dadurch Ihre Fähigkeiten und Erfahrungen bereits präsentiert.
Bewerben Sie sich dann auf einen Auftrag beim selben Auftraggeber, besteht die Chance, dass Sie bereits im Gedächtnis geblieben sind.
Es ist außerdem geschickt, Bietergemeinschaften einzugehen. So erstellt man ein Angebot, welches alle Anforderungen berücksichtigt. Da das Risiko der Auftragsübernahme auf mehreren Schultern liegt, ist man zudem attraktiver für den potenziellen Auftraggeber.
Fazit: Lohnt sich die Teilnahme an Ausschreibungen?
Die Teilnahme an Ausschreibungen lohnt sich auf jeden Fall – im Falle eines Zuschlags gewinnen Sie eine zuverlässige Einnahmequelle für ein lohnenswertes Projekt. Wer sich früh genug mit den infrage kommenden öffentlichen Ausschreibungen befasst, hat zudem Zeit und gute Chancen, seine Auftragsbewerbung zu strukturieren und sich gekonnt von der Konkurrenz abzuheben. Dadurch steigen die Chancen für eine erfolgreiche Teilnahme an Ausschreibungen.
Sie sind Neueinsteiger im Thema Ausschreibungen? Lassen Sie sich von unserem Expertise-Team beraten! Wir bei DOCUmedia kennen uns mit der Auftragsakquise aus und recherchieren nach den neusten Bauvorhaben, Aufträgen und Ausschreibungen – ganz für Ihren Erfolg.
Häufige Fragen zur Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen
Beim öffentlichen Ausschreibungsverfahren werden Unternehmen öffentlich aufgefordert, Angebote für eine bestimmte Leistung abzugeben. Unternehmen reichen ihre Angebote bis zu einer bestimmten Frist ein – danach dürfen diese nicht mehr zurückgezogen oder geändert werden. Sie werden vom Auftraggeber ausgewertet; das beste Angebot kriegt den Zuschlag und darf die Leistung erbringen.
Nach der Zuschlagsentscheidung sind Nachprüfungsverfahren möglich, wenn die Rechtmäßigkeit der Entscheidung angefochten wird.
Bei der Vergabe von Aufträgen gibt es verschiedene Vergabeverfahren:
- Offenes Verfahren
- Nicht offenes Verfahren
- Verhandlungsverfahren
Um welches es sich bei der Ausschreibung handelt, für die Sie sich bewerben wollen, entnehmen Sie der Ausschreibung.
Ein Angebot für eine öffentliche Ausschreibung können Sie bis zum Ablauf der Angebotsfrist abgeben. Diese finden Sie im Bekanntmachungstext sowie in den Vergabeunterlagen.
Bei offenen Verfahren startet die Angebotsfrist ab der erstmaligen Verfügbarkeit der Bekanntmachung und dauert in der Regel 30 Tage.
Vergabeunterlagen werden durch die Vergabestelle zum Download bereitgestellt. Dazu gehören unter anderem der Aufforderung zur Angebotsabgabe, der Leistungsbeschreibung und den Vertragsunterlagen.
Im DOCUmedia Xplorer finden Sie zu jeder Ausschreibung eine direkte Verknüpfung zu den Vergabeunterlagen.
Die Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen ist kostenlos. Ausschreibungsunterlagen müssen nach § 89 BVergG 2018 auch bei Vergaben mit vorheriger Bekanntmachung „kostenlos, direkt, uneingeschränkt und vollständig“ zur Verfügung gestellt werden.
Um sich einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen, eignen sich kostenpflichtige Auftragsdatenbanken wie DOCUmedia. Diese unterstützen Sie aktiv bei der Auftragsakquise – Informationen zu Vergabestellen und Baubeteiligten, Einsicht in Vergabemeldungen und Suche in Leistungsverzeichnissen nutzen Sie, um immer aktuell zu bleiben.
Abschließender Hinweis
Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird bei Personenbezeichnungen und personenbezogenen Hauptwörtern auf dieser Website die männliche Form verwendet. Entsprechende Begriffe gelten im Sinne der Gleichbehandlung grundsätzlich für alle Geschlechter. Die verkürzte Sprachform hat nur redaktionelle Gründe und beinhaltet keine Wertung.
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