Leistungsbeschreibung

Eine Leistungsbeschreibung ist eine schriftliche, eindeutige und widerspruchsfreie Beschreibung von Produkten und Dienstleistungen, die im Rahmen eines Projektes erbracht werden sollen. Sie stellt die Grundlage für die Vereinbarung zwischen dem Auftraggeber und dem Auftragnehmer für die anschließende Realisierung dar.

In erster Linie soll die Leistungsbeschreibung den Ausschreibungsgegenstand näher umschreiben. Auf diese Weise dient sie dem Bieter als Grundlage für die Angebotskalkulation. Zudem stellt sie die Vergleichbarkeit der eingegangenen Angebote sicher und hilft dem Auftraggeber somit, das beste Angebot zu ermitteln

Das Bundesvergabegestz 2018 (BVergG) legt fest, dass in der Leistungsbeschreibung und der Aufgabenstellung alle Umstände anzuführen sind, die für die Ausführung der Leistung und damit für die Erstellung des Angebots von Bedeutung sind. Das umfasst etwa örtliche und zeitliche Umstände oder besondere Anforderungen hinsichtlich der Art und Weise der Leistungserbringung. Aber auch besondere Erschwernisse oder Erleichterungen sind zu benennen. Kurz und knapp: Eine Leistungsbeschreibung muss präzise, vollständig und transparent ausgestaltet sein. Zudem muss die Leistung neutral und diskriminierungsfrei beschrieben werden. Das bedeutet, dass eine Leistungsbeschreibung weder zu einer Bevorzugung noch zu einer Benachteiligung einzelner Bieter führen darf. Stattdessen soll sie einen fairen Wettbewerb ermöglichen.

Was bedeutet Produktneutralität und gibt es Ausnahmen bei der Produktneutralität in der Leistungsbeschreibung?

Zu der Diskriminierungsfreiheit der Leistungsbeschreibung gehört auch die sogenannte Produkteneutralität. Das bedeutet, dass keine bestimmten Produkte oder Produzenten namentlich genannt werden dürfen. Es gibt jedoch zwei Ausnahmen, wann eine produktspezifische Ausschreibung zulässig ist:

• Wenn dies durch den Auftragsgegenstand gerechtfertigt ist oder
• Der Auftragsgegenstand anders nicht hinreichend genau beschrieben werden kann. In diesem Fall muss das Leitprodukt aber mit dem Zusatz “oder gleichwertig” versehen werden und Kriterien der Gleichwertigkeit benannt werden.

Durch den Auftragsgegenstand gerechtfertigt ist eine Produktnennung zum Beispiel, wenn dadurch eine einheitliche technische Ausstattung erreicht wird. Eine Ausnahme ist aber nicht gestattet, wenn sich ein Produkt im Rahmen einer Markterkundung beispielsweise als besonders vorteilhaft herausgestellt hat.

Wann wird die Leistungsbeschreibung erstellt?

Die Erstellung der Leistungsbeschreibung gehört zu den ersten Aufgaben, die im Rahmen einer öffentlichen Ausschreibung erfüllt werden müssen, da sie Teil der Ausschreibungsunterlagen sind, die mit der Veröffentlichung der Ausschreibung öffentlich zugänglich gemacht und von den Bietenden als Kalkulationsgrundlage genutzt werden.

Wer erstellt die Leistungsbeschreibung?

Mit der Leistungsbeschreibung kommuniziert der Auftraggeber seine Anforderungen an das Leistungsziel an den Auftragnehmer. Entsprechend erstellt der Auftraggeber die Leistungsbeschreibung.

Was gehört alles in eine Leistungsbeschreibung?

Was genau in einer Leistungsbeschreibung steht und wie detailliert eine Leistungsbeschreibung sein muss, hängt davon ab, ob sich ein Auftraggeber für eine funktionale oder eine konstruktive Leistungsbeschreibung entscheidet. Was der Unterschied ist, wird im nächsten Abschnitt erklärt. Grundsätzlich gilt aber, dass eine Leistungsbeschreibung Aufschluss über das Leistungsziel mit allen nötigen Spezifikationen geben muss, sein diese technischer, gestalterischer oder funktionaler Natur. Wenn erforderlich, muss die Leistungsbeschreibung durch Pläne, Zeichnungen, Modelle, Proben, Muster und ähnliches ergänzt werden. Unter den Anforderungen, die in einer Leistungsbeschreibung benannt werden, kann auch stehen, dass Gütezeichen, Testberichte und Zertifizierungen verlangt sind

Je nach Markt- und Fachkenntnis des öffentlichen Auftraggebers kann dieser seine Ausschreibungen und damit seine Leistungsbeschreibung unterschiedlich gestalten. Dabei unterscheidet man zwischen einer konstruktiven und einer funktionalen Leistungsbeschreibung.

Konstruktive Leistungsbeschreibung – oder: Leistungsbeschreibung mit Leistungsverzeichnis

Bei einer konstruktiven Leistungsbeschreibung definiert der Auftraggeber eindeutig, vollständig und neutral Art und Umfang der zu vergebenen Leistung und gibt an, mit welchen konkreten Einzelleistungen das Leistungsziel erreicht werden soll. Bei einer konstruktiven Leistungsbeschreibung sind umfangreiche Leistungen typischerweise in einem Leistungsverzeichnis aufzugliedern. Genauere Informationen zum Zweck, Inhalt und der Erstellung eines Leistungsverzeichnisses finden Sie in unserem Glossarartikel zum LV.

Ziel der konstruktiven Leistungsbeschreibung ist es, dass die zu beschaffende Leistung so präzise und vollständig benannt wird, dass das Leistungsverzeichnis, ergänzt durch andere Bestandteile, die im Angebot enthalten sind, unmittelbar Inhalt des Vertrags werden kann. Die Planung, wie die Leistung ausgeführt werden soll, obliegt also dem Auftraggeber. Stellt sich während der Ausführung heraus, dass mit der veranschlagten Menge oder den veranschlagten Materialien das gewünschte Ziel nicht erreicht werden kann, trägt der Auftraggeber das Planungsrisiko.

Funktionale Leistungsbeschreibung – oder: Leistungsbeschreibung mit Leistungsprogramm

Bei der funktionalen Leistungsbeschreibung nennt der Auftraggeber hingegen nur das zu erreichende Ziel und die Rahmenbedingungen. Wie die für das Ziel erforderlichen Leistungen aussehen, konkretisiert er aber nicht. So haben Bieter die Möglichkeit, mit ihrer Markt- und Fachkenntnis zu glänzen und innovative Lösungen anzubieten.

Das Leistungsziel muss anhand technischer Spezifikationen hinreichend genau und neutral beschrieben werden, sodass die für die Angebotserstellung maßgebenden Bedingungen und Umstände erkennbar sind. Den Bietern muss also eine klare Vorstellung über den Auftragsgegenstand vermittelt werden. Wie bei einer konstruktiven Leistungsbeschreibung ein Leistungsverzeichnis benötigt wird, wird bei der funktionalen Leistungsbeschreibung ein Leistungsprogramm angehängt.

Im Leistungsprogramm werden Angaben zur Funktion, zum Zweck und zu weiteren Rahmenbedingungen eines Bauvorhabens benannt. Durch die Benennung des Zwecks der fertigen Leistung sowie technischer, wirtschaftlicher, gestalterischer und funktionsbedingter Anforderungen wird eine Vergleichbarkeit der Angebote sichergestellt. Da die Auftragnehmer auch Planungsleistungen zu erbringen haben, tragen sie entsprechend das Planungsrisiko, da sie ein vollständiges und funktionstüchtiges Werk um das vereinbarte Entgelt schulden.

In der Praxis kommt es in der Regel zu Mischformen aus funktionaler und konstruktiver Leistungsbeschreibung, den sogenannten teilfunktionalen Leistungsbeschreibungen. Das liegt daran, dass insbesondere bei komplexeren Bauausschreibungen bestimmte Planungsleistungen verlangt und gleichzeitig aber auch bestimmte Mengen und Materialien vorgegeben werden.

Standardisierte Leistungsbeschreibungen dienen als Grundlage für die Erstellung von Leistungsbeschreibungen. Es gibt verschiedene Herausgeber von Standardisierten Leistungsbeschreibungen, etwa das Bundesministerium für Arbeit und Wirtschaft (BMAW). Über die Seite des BMAW können beispielsweise die Standardisierte Leistungsbeschreibung Hochbau und die Standardisierte Leistungsbeschreibung Haustechnik kostenlos heruntergeladen werden. Diese werden auch regelmäßig aktualisiert. Es gibt auch ÖNORMEN bezüglich der Leistungsbeschreibung. Diese Vorlagen für Leistungsbeschreibungen können eine große Hilfe bei der Erstellung von Leistungsbeschreibungen sein und sollten auch genutzt werden.

Eine weitere Hilfe bei der Erstellung einer Leistungsbeschreibung können verschiedene Software sein. Diese legen Ihren Schwerpunkt in der Regel auf die Erstellung des Leistungsverzeichnisses als Teil der Leistungsbeschreibung und sind bei der Erstellung funktionaler Leistungsbeschreibungen entsprechend oft nur bedingt hilfreich. Da es zahlreiche Software mit sehr unterschiedlichen Schwerpunkten und für jede Branche gibt, ist eine Vorstellung der einzelnen Angebote hier nicht zielführend. Wie bei jeder Software sind bei der Wahl der richtigen Anwendung zur Erstellung der Leistungsbeschreibung insbesondere die Rechtssicherheit und der Datenschutz zu beachten.

Fehler in der Leistungsbeschreibung kommen immer wieder vor. Oft sind sie einfach auszuräumen, sie können unter Umständen aber auch wirtschaftlich enorme Ausmaße annehmen und Gerichte für Jahre beschäftigen. Bei kleineren Fehlern oder Unklarheiten können Bieter mithilfe von Bieterfragen Klärung verlangen. Ist eine Klärung so nicht möglich oder der Auftraggeber räumt Unklarheiten und Fehler nicht ausreichend aus, haben Bieter die Möglichkeit eine Rüge zu formulieren und im Anschluss sogar ein Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer anzustreben.

Fällt ein Fehler oder eine Unzulänglichkeit in der Leistungsbeschreibung erst nach Vertragsschluss auf, kann dies zu langwierigen Nachtragsauseinandersetzungen führen. Das bedeutet, dass geklärt werden muss, ob eine bestimmte Leistung vom geschuldeten Leistungs- und damit korrespondierenden Vergütungssoll umfasst ist.